レンタルオフィスを正しく選ぶための注意点

レンタルオフィスを契約する前に確認しておきたい注意点

多くの小規模企業や週末起業家、フリーランスの方などに利用されているレンタルオフィス。

シェアオフィスやバーチャルオフィスと比較した際に個別専有スペースがあるために担保されるセキュリティやプライバシーの問題を考慮されているため人気があるサービスですが、意外なところにサービスの落とし穴があったりもします。

契約者個々が抱える拘りといったポイントについて内容の一般化が難しいためここでは契約後になって気が付いた公開するポイントなどをベースにしてお話をしたいと思います。

外観やオフィスの雰囲気だけに気をとられて契約してしまうと後々後悔してしまう可能性も十分にありますので、細部まで注意しながら観察することが失敗を未然に防ぐコツと言えます。

レンタルオフィスの騒音レベルの日によって異なる

レンタルオフィスを契約する際には必ず内覧というものを行うと思いますが、この内覧は可能であれば時間帯を変えて何度か訪れるようにしてみてください。

1度きりの内覧で契約を決めてしまうと実際にオフィスを利用するようになってから隣の物音が気になるようになったり防音対策がしっかりできていないことに気付いたりと、色々なトラブルが発生する恐れがあります。

内覧時はとても静かなオフィスだったのに実際に利用してみたら隣の声が筒抜けだった、という話もよくあります。

内覧は周囲の利用者が居る時間帯を狙い、1度きりではなく数回に分けてオフィスの雰囲気を確認するのがベストです。

一方で、一般的なレンタルオフィスの設置方法を考えれば、建物全体の防音設備などはしっかりしていたとしても、隣り合ったレンタルオフィスの専有スペース同士においてはどうしても防音ができない場合も当然のように発生します。

声の響き方や好き嫌いの別れる音等、人それぞれ異なるという前提に立って考え、何日かに分けて内覧をすることによって「自分自身にとって気になる（気になりすぎる）音かどうかを判断するように心がけましょう。

また騒音レベルそのものが定期的に発生するようなケースの場合でも、そのレンタルオフィスのその他の条件が気に入っている場合などにおいては、自分の仕事のスタイルを修正することによってそのような騒音から避けることができる場合もあるという点は留意すべきです。

これまでのように朝何時の出社で何時の退社というルールは、独立をした場合においては自分自身の中の決め事である場合も多く、独立をした場合にはそのような項目についても全て自分自身の裁量下にあるということを改めて認識する良い機会となる場合もあるでしょう。

打ち合わせスペースへの導線設計の確認

レンタルオフィスには打ち合わせスペースや会議室という専用のスペースを設けているところも少なくありませんが、事業成長の過程において来客の頻度も増加していくのが一般的でしょう。

一方で、バーチャルオフィスやシェアオフィス同様、レンタルオフィスは元来のビジネスモデルは場所貸しから始まっていますので、固有スペースや執務スペースの確保が最優先になっていて、打ち合わせスペースなどは二の次となってしまっている場所も多くあります。

訪問者がレンタルオフィスに来社してから、どのような形で受付対応がされ、どのような流れで打ち合わせスペースに誘導することになるのか。

窮屈な入り口ではないか、打ち合わせスペースに行く途中に違和感が生まれるような場所はないか、などなどをしっかりとチェックしておく必要がある点はいうまでもありません。

特に「窮屈な感じ」というのは、外観や内装の印象よりも強く記憶に残ることが多く、あまり良い印象を与えることはないという点は注意が必要です。

いかに住所が良い場所であっても、個人利用のケースだけを想定するのではなく、クライアント対応のシチュエーションを加味した選択を行うことができるかどうかは、その後の成功確率に影響を与えるインパクトがあります。

ビジネスの行動導線に合わせて計算されたオフィスは、少なくともお客様との打ち合わせに利用するスペースやそこまでの導線においては、お客様により良いイメージや雰囲気を感じ取ってもらうように作られるのが一般的です。

そのような観点において、自分自身が利用を検討しているレンタルオフィスの導線設計がどのようになっているかは十二分に吟味・検討をしたうえで最終判断をすることが望ましいといえます。

レンタルオフィスの契約前に、必ず上記の点に注意するように心がけましょう。

 

レンタルオフィスは東京の千代田区で【ナレッジソサエティ】