レンタルオフィスを契約する際のチェックポイント

2016年08月09日
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レンタルオフィスを決める際に何を考えるか?

レンタルオフィスを東京で探すとしましょう。

どんな点に意識をしてレンタルオフィスを契約しますか?

内装や雰囲気のいいところに深く考えずに決めてしまう人もいますし、そのような場所との出会いすらも一期一会と割り切って、楽しむような人達がいるのも事実ですが、オフィス業務が多い方の場合だと契約後はほぼレンタルオフィス内で過ごすことになるわけですからレンタルオフィスの空間というのは非常に大切です。

もちろん内装や雰囲気を重視することも欠かせないポイントではあるのですが、契約後、長く使用していくレンタルオフィスですから妥協なく実用的な面までしっかりと目を向けて快適なビジネスライフを送れるようなオフィスを選ぶことが重要である点は言うまでもありません。

ではレンタルオフィスを選ぶ際に必要になるポイントを述べてみたいと思います。

レンタルオフィスを実際に利用する際のシュミレーション

では、レンタルオフィスを探す時に内容や雰囲気といった問題とは別に、機能性にとにかくこだわって選択をする人をイメージしてみましょう。

例えば窓の大きさ、位置、柱の位置、扉の大きさ、といった具合に細部まで機能面をチェックしていきます。

この窓の開閉口はどの程度か、窓の位置、太陽光の入り込み方、柱の有無と行動の導線に対する阻害にならないか、扉の場所や開く方向などなど、とにかくこだわって難癖をつけながらそれらに文句のつけようがないレンタルオフィスを見つけたとします。

が、実際にこの人が利用を始めた後にどれほどまでに契約前にチェックをしたポイントが影響を及ぼすことがあるかという問題は、本人にもわからない場合も有ります。

これはこれまでレンタルオフィスをこれまでに使ったことがない場合などにも良く起こる問題で、実際に自分自身が利用している状態をシュミレーション出来ていないケースです。

その限られたスペースをどのように使うのか、実際に使っていく場合に何が問題になるのかが良くわからないため、窓や扉といった物理的に目に入る存在の可否ばかりを判断しているということです。
多くの問題は、実際に契約をしてしばらく使い始めてから気がつくことが多く、またこんなケースはこう、といった共通項があるわけではなくて、人それぞれ気になる点が異なるという前提を念頭に、しっかりとした利用シュミレーションを行うこと、また出来ることならば何度かレンタルオフィスに足を運んでシュミレーションを行うことが望ましいと言えます。

レンタルオフィスや建物全体を確認

機能面のほかにチェックしておきたい項目としてはレンタルオフィス全体の高級感です。

特別高級感を期待しない、または来客の予定がない場合にはこの項目は省略していただいても問題はないのですが、頻繁にクライアントとの打ち合わせがある方はレンタルオフィス全体のグレードにも目を向けておくといいでしょう。
例えば床のタイル、壁、カーペット、エントランスの雰囲気など、クライアントが実際に訪問する場所をイメージして高級感あふれる仕様になっているかどうかを抜かりなくチェックしておくと信用にも繋がるでしょう。
もちろんあまりにも程度が過ぎると逆にクライアントに変に思われてしまっても問題ですので、何事もほどほどが良いと思いますし、昨今でもそのような行きすぎた「高級感」を振りまく場所もあまりなくなったと思いますが、いずれにして建物全体が作り出す雰囲気というものも大切だという点は留意すべきポイントです。

また建物のエントランス内にある各階を彩る会社の表札などが作り上げる雰囲気も大きなインパクトを見る人に与えます。

もちろんこれは本人がコントロールできるものではないのであまり気にしすぎるのもよくありませんので注意してください。

レンタルオフィスにある完全個室型と不完全個室を確認

レンタルオフィスは完全なプライベート空間の中で業務に集中できることが特徴となっていますが、実はこのレンタルオフィスの中にも「完全個室」の形が一つ、また別の形に「不完全個室」という形があります。

後者は完全個室に対比させて不完全個室していますが、その表現方法からあまり良い印象は受けないかもしれませんが、存在に対する完全、または不完全という意味合いではなく隣り合うスペース間を隔てる壁に対してのオープンスペースの有無について「完全」「不完全」と使われる言葉と認識する必要があります。
今回はこの2つのオフィス形態の何がどう違うのかを分かり易く解説していきます。

レンタルオフィスの完全個室とは

レンタルオフィスにある完全個室と呼ばれるものは完全に隣との間が壁でシャットアウトされている状態を意味します。

これは隣接するスペースを縦に隔てている壁そのものが天井から床まである状態で、同時にそのスペースに足を踏み入れるためには鍵付きの扉がある状態を意味します。

エアコンやダクト空調なども完備されているケースもあり、快適なビジネスライフを過ごすことができるシステムとなっていますが、反対に一般的な賃貸オフィスと設備がほとんど変わらないとも言えるので、坪単価で考えると周辺地域と比較しても多少割高になるケースもあるほどです。

また完全個室ということでプライバシーの面でもほかの利用者に電話の話し声をある程度は遮断できたり、鍵付きのスペースですので、重要な書類なども含めてオフィスに残していくことも可能なレベルであるといえるでしょう。

プライバシーを完全に保てるレンタルオフィスを探されている方は完全個室を検討された方が安心して業務に打ち込めるでしょうが、先ほども申し上げた通り、レンタルオフィスという捉え方をするよりも通常では普及しにくい1人~3人が精いっぱいの賃貸物件と捉える方がより正確にその姿を捉えていると言えそうです。

サービス提供側の立場になって考えれば何となくイメージはわくと思いますが、例えば15坪のオフィスが15万で貸し出したい場合、これを1~3坪単位のスペースで区切り3万~9万などでレンタルスペースにした場合、実際には通路や備品などのスペースなどを勘案すると単純計算はできませんが、坪単価でも3倍近くの金額で貸し出せることになるわけです。

レンタルオフィスの不完全個室とは

一方で不完全個室の方ですが、こちらは天井に40cm前後の空間が開いているため完全に壁で隣との空間を遮断できないことが特徴となっており、また不完全個室を利用するメリットはやはり完全個室よりもお手軽な料金で利用できるという点に尽きると言えます。
不完全個室は天井が開いているため空調設備を共有する形で取り付けることができるので施設を運営する側は大幅にコストカットを実現することができます。これが結果として使用料金にも繋がってくるのですが、やはり完全に個室になっていないため隣の雑音や話し声も聞こえてくる可能性は否定できません。

また業務に関する打ち合わせを電話で行う場合には自然とその情報が隣に漏れてしまう恐れもありますから、プライバシーや雑音を気にされる方は不完全個室の利用は難しいかもしれません。

他方、ビジネスのスタート段階、あるいはまだまだ小さい段階においてそこまでの機密情報を本当に扱うことがあるのか?という点は、慎重に検討をすべきことになるかと思います。なぜなら同様のシチュエーションであれば、シェアオフィスやコワーキングスペースの利用すらもやはりNGということになります。

実際にはもう少しバリエーションは多く、完全個室と同様に鍵付きの扉で仕切られ周辺との隙間は天井側の数十センチと言う場合もあれば、例えば背中側が完全にオープンスペースになっているような、より広義の意味での複数の空間の共有をされているようなレンタルオフィスも存在します。

どのような形での利用であれ、全てのオフィス形態にはそれぞれにメリットとデメリットはありますから、まずは内覧にてオフィスの雰囲気をじっくりと確認し、自分自身のビジネスに合った形のオフィス形態を選ばれるのが一番だと言えるでしょう。

 

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