レンタルオフィスとは?定義・メリットとデメリットの解説

2019年07月02日
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起業する際にレンタルオフィスを利用するとよいという考え方は比較的広まっており、レンタルオフィスというものの認知は広まっていると言えます。しかしレンタルオフィスとはどういうものなのかということになるとおおよそのイメージは付くものの、厳密にどういうものなのかということを明確に答えられる方は、一般にはなかなかいないのではないかなと思います。ここではレンタルオフィスの定義、他のオフィス形態との違い、メリット・デメリットなどを解説していきたいと思います。

レンタルオフィスの定義

まずはレンタルオフィスの定義について解説していきたいと思います。

レンタルオフィスは専有できる個室がある

レンタルオフィスの定義で一番最初に挙げられるのは、自分だけが使用できる専用の個室が与えられるという点でしょう。契約することで他の人が使用できない専有できるスペースを確保できるという点がレンタルオフィスの大きな特徴です。自分専用のスペースですので、PCや書類等はすべて置いておくことができ、施錠してしまえばそのまま帰ることができます。

1名用から数十名用とサイズは様々

レンタルオフィスのサイズは、千差万別で1名用のものから数十名用のものまで様々です。

会議室等のその他の部分は共有になる

例えば会議室などのスペースは他の契約者と共有して使用することになります。それほど頻繁に利用しないものは共有で利用することでコストを下げることができます。

法人登記や住所を利用することが可能

レンタルオフィスはほとんどの場合、法人登記や住所の利用が可能です。つまりレンタルオフィスを借りることによってその場所に自分の会社を立ち上げたり、個人事業主の住所として利用ができるということになります。

まとめると

上記をまとめるとレンタルオフィスは個別の専用スペースを借りながら、必要に応じて会議室等の共用スペースを利用するというオフィス形態になります。

コワーキングスペース(シェアオフィス)、バーチャルオフィスとの違い・比較

レンタルオフィスの定義については上記で述べたとおりですが、コワーキングスペース(シェアオフィス)やバーチャルオフィスという言葉もあります。そしてそれらの定義もしっかり理解しておかないと自分のイメージしているサービスにたどり着けないかもしれないので注意が必要です。ここではコワーキングスペースとバーチャルオフィスについて解説いたします。(シェアオフィスについては当社では、コワーキングスペースとほぼ同様の意味を持っていると考えておりますので、コワーキングスペースをシェアオフィスと読み替えていただければと思います。)

コワーキングスペースとは?レンタルオフィスとの違い・比較

コワーキングスペースは共有のフリーアドレスのデスクで仕事をすることができるオフィスです。レンタルオフィスとの違いは、自分専用の部屋があるのがレンタルオフィスで共有のスペースしかないのがコワーキングスペースということになります。

利用料金については、レンタルオフィスは専有スペースを借りることになり、運営者が収益をあげるためには、借りるスペース分のコストを利益を含めてすべて負担する必要が出てくるので必然的に高くならざるを得ません。その一方でコワーキングスペースの場合は、空いているところを使うという考え方になるために、一定のスペースを複数の人で分担して費用を出すということになるため価格が低くなるわいです。

例えば1坪のスペースがあった場合、坪単価が20,000円で賃貸しているレンタルオフィスの場合、30,000円~40,000円という金額をつけないといけない一方で、コワーキングスペースの場合は、4名でそこを賄うと考えれば1名あたり10,000円という価格設定ができるということになります。

  レンタルオフィス コワーキングスペース
スペース 自分専用の個室 共有のフリーアドレスのデスク
利用人数 1名~数十人まで様々 1名ずつの契約になることが多い。
利用料金 数万円から数十万円の月額料金が設定されている。1室ごとの値段。 1時間あたり数百円のドロップイン利用や数万円の月額料金が設定されている。
共益費 別途請求されることが多い 利用料金に含まれていることが多い

バーチャルオフィスとは?レンタルオフィスとの違い・比較

バーチャルオフィスは基本的に仕事をするスペースを持っておらず、登記のためなどに住所を貸し出すというサービスです。会議室などは多くのバーチャルオフィスで設置されています。よって自分の作業スペースがあるレンタルオフィスで、バーチャルオフィスは作業スペースがないのがバーチャルオフィスということになります。

レンタルオフィスのメリット・デメリット

自分の専用デスクを確保できるレンタルオフィスですが、そのメリットとデメリットはどのようなものになるかを解説します。

レンタルオフィスのメリット

早く事業がスタートできる

自分で賃貸オフィスを借りて事業を行う場合は、物件を借りてその内装を整備して事業ができる状態にまでもっていかないといけません。その状態に持っていくまでに最低1ヶ月はかかるでしょうし、場合によっては数ヶ月かかる可能性があります。その一方でレンタルオフィスは机・いす・ネット回線・電話回線などビジネスに必要なインフラをすでに用意された状態で利用できますので、究極的には契約してすぐ事業を開始することができます。少しでも早く事業が開始できれば売上が上がる可能性が上がりますし、その分早くコストをカバーできるようになります。

初期費用が安く抑えられる

上記の点と似ていますが、自分でオフィスを借りた場合は自分で内装工事を行わなくてはいけません。その場合、当然内装工事にかかる費用も自分で負担する必要があります。その費用は下手すると数百万という金額になる可能性もあります。その一方でレンタルオフィスの場合は、入会金や保証金が必要となるケースが多くありますが、その場合でも数百万という金額になることは一部の高級レンタルオフィスを大人数で使う場合以外はほぼありません。その分の費用を別なところに回せます。

許認可がとれる

コワーキングスペースやバーチャルオフィスと比べてレンタルオフィスの一番大きなメリットは、特定の業種においてコワーキングスペースやバーチャルオフィスだと取得できない許認可が取れるということです。税理士・人材紹介業・宅建業などの業種においてはほかの人が入れない自分専用のスペースを用意することが、許認可取得のためのひとつの条件になっています。コワーキングスペースやバーチャルオフィスの場合は前述の定義によれば自分専用のスペースがありませんのでこれらの業種での開業ができないということになります。

レンタルオフィスのデメリット

長期で利用すると割高になる

レンタルオフィスはビルのオーナーからテナントを借りて、そのテナントを区分けして利用者に貸し出すというケースが多くなります。その場合、レンタルオフィスの事業者はビルオーナーから借りた賃料以上の収益を上げないと利益が出せませんので、坪単価あたりの金額は自分で賃貸オフィスを借りた時より必然的に高くなります。その状態が続くと長い目で見たときには自分でオフィスを借りた方が安いということになってしまいます。

意外にいかないことが多い

特に一人で起業されるようなケースであてはまることが多いのですが、一人で企業を経営すると業種にもよりますが意外に自分のオフィスには足を運ばなくなります。つまり一人で活動するとなると営業活動は相手先に伺うことが多かったり、ちょっとした作業ですと自宅で済ませることもできます。営業先と次の営業先の空いた時間はカフェなどで仕事をするケースも多いので自分が借りたレンタルオフィスに行くことが少なります。行かないオフィスのために月何万円も支払っているという状態になる可能性は十分に起こりえるのです。

レンタルオフィスを選択する際のポイント

今までレンタルオフィスの定義、メリット・デメリットを見てきましたが、実際にレンタルオフィスを契約して使用しようとする場合にどのようなところをチェックするべきでしょうか?しっかりとチェックをして契約をしないとこんなはずじゃなかったということになりかねませんので気をつけましょう。

完全個室か?半個室か?

部屋のタイプをチェックしましょう。完全に外部と遮断されたプライベート個室のタイプと壁の上部が空いている半個室のタイプがあります。

完全個室タイプは外部と遮断されていますので周辺の音などを気にする必要がないというところが大きなメリットです。その一方で個別に空調や火災報知機などを設置しなくてはいけなくなるので、コストが割高になるというデメリットがあります。

半個室タイプは、壁の上部が空いていますので音の問題が付きまとってきます。特に近くの利用者が電話をガンガンかけるような人の場合はかなりストレスを抱えるようになりますので、事前のチェックは何度も行わないといけないでしょう。事前にチェックしたとしても後に入居した人がそのような場合は、自分が退去するしかなくなってしまうので悩ましい問題です。その一方で完全個室の場合とは異なり、空調を部屋ごとに設置する必要がないので価格は低くなる傾向にあります。ただし室温を自分でコントロールできないという新たなデメリットも発生します。

空調は?(時間外の空調費用)

上記であるように完全個室の場合は、ほとんどの場合で個別の空調が付いていますので快適に使えるかという面においては問題ないと思います。ただ、完全個室でもオフィス全体の空調を引いている場合は、温度の調節が全くできなくなりますので注意してください。逆に調節が可能な場合は暑がりの人や寒がりの人が、温度を上げろ下げろのリクエストを出しますのでオフィスの温度が、そういう人たちの好みに寄って行くので注意が必要です。半個室の場合も同じで、オフィス全体の空調で室温調整をしますので、どんな温度なのかをしっかりとチェックしておく必要があります。

また空調で一番注意しておかないといけないのは、夜に空調が切れるというレンタルオフィスがあるということです。たとえば24時間営業のレンタルオフィスでスタッフの人がいなくなる時間に合わせて空調が切れるという場合があります。その際、希望しても以降の空調が切れたままというケースもありますし、延長することができるが、その分料金が発生するというケースもあります。この料金が全体の空調にかかわってくるものなので結構割高なのがつらいところです。

共益費は?

共益費については、まず賃料に含まれているのか?それとも別でとられるのか?をしっかりチェックしておきましょう。賃料格安をうたっても共益費が別に請求されてしまい、合計するとそれほど安くないというケースもありますので、トータルでいくら支払う必要が出てくるのかをチェックする必要があります。

また先ほどから述べているように、空調関係の費用がどうなっているのかをしっかりチェックする必要があります。

営業時間は?スタッフはいるのか?

営業時間もチェックしたいところです。理想は自分が好きな時に入退室できる24時間営業が良いかもしれませんが、営業している分光熱費の費用は掛かってしまいますので、その分賃料や共益費に転嫁されてしまいます。またデメリットでも述べましたが、意外にレンタルオフィスに行かないということが多くありますので、本当に24時間でないといけないのかはよく考えた方がよいでしょう。

また営業時間とは別にスタッフがいるのか?いる場合は何時から何時までいるのか?ということのチェックも必要です。特に夜遅く女性一人がレンタルオフィスに残るという場合はセキュリティ体制がしっかりしているのかという点を気にする必要があります。

法人登記に費用がかかるか?

法人を設立する場合には法人登記をする必要がありますが、法人等をする場合は別途費用が必要なレンタルオフィスもあります。その場合はいくらいになるのか?賃料・共益費を合わせてトータルでいくら必要になるのかをしっかりと把握しましょう。

郵便物の取り扱いは?

郵便物の取り扱いもかなり重要です。郵便物の取り扱いは運営サイドからするとかなり手間がかかるので省きたい傾向にありますので、どこまで手の届くサービスを提供してくれるかチェックしてください。

「割り当てられた専用ポストに郵便局員が投函する」のタイプ

よくあるのがスタッフはおらず「割り当てられた専用ポストに郵便局員が投函する」というタイプのレンタルオフィスです。この場合、届いている郵便物は必ず自分でそのオフィスまで取りに行かないといけません。それほど用事がないのに郵便物を取りに行くためだけにオフィスに行かなくてはいけないというのはかなりの時間のロスになります。また何が届いているかがわかりませんので、そのチェックのためにオフィスに行かないといけないということになります。当然宅配便などのサインを必要とするものは受け取ることができません。

さらに実際にあったケースですと郵便ポストの空きがなく郵便物全般が受け取れないというものです。シェアオフィスなども提供しているレンタルオフィスですと、ポストが希望者で埋まってしまうという場合がありレンタルオフィスでそこに事務所を構えているにもかかわらず郵便物が受け取れないということもあるそうです。それではビジネス活動自体が停滞してしまいますので気を付けてください。

レンタルオフィスを利用するべき人

ではレンタルオフィスはどのような人が利用するべきでしょうか?

許認可を必要とする方

これはレンタルオフィスのメリットで述べましたが、税理士・人材紹介業・宅建業などの業種の方は、シェアオフィスやバーチャルオフィスでは開業自体が難しいので、自宅や賃貸オフィスを自分で借りる以外はレンタルオフィスを利用するしかありません。

スタートアップの方

スタートアップとは短期間で新しいサービス確立し、マーケットで広めるビジネスやその企業のことを言います。短期で規模を拡大していくので従業員の数も比例して速いスピードで増えていきます。そのスピードにあわせてフレキシブルにオフィスを拡大していけるのがレンタルオフィスです。従業員の数が増えて借りているレンタルオフィスが手狭になれば、空いている同じフロアのレンタルオフィスを新たに借りれば、うまくコストコントロールをしながら規模を拡大していくことができるのです。

コラボレーションによるプロジェクトでの利用

ある会社とある会社でコラボレーションによるプロジェクトを行う際にレンタルオフィスがよく活用されます。プロジェクトは一定の期間で終了することがほとんどですので、その際に場所も不要になります。その時に新たにオフィスを借りていると退去の費用が無駄にかかってしまいますので、レンタルオフィスを利用することで費用を抑えることができます。

個別の部屋が本当に必要かを考える

以上、様々な点からレンタルオフィスについて見てきましたが、起業をされる方にとっていま一度よく考えるべき点は、本当に個別の部屋が必要なのかという点です。個別の部屋を新たに借りるということはそれだけ固定費が膨らむということになりますので、利益を出すために損益分岐点が上がることになります。オフィス自体が利益を生み出すということはありませんので、オフィスは最小限のコストで賄うべきでしょう。そういう点ではレンタルオフィスという選択肢以外にもバーチャルオフィスやシェアオフィス・コワーキングスペースを利用することも検討していただければと思います。