コロナウィルス感染拡大に伴う弊社の対応について(入会希望の方もご一読ください。)

東京都千代田区のバーチャルオフィス・シェアオフィス
九段下駅から徒歩30秒 法人登記可能 格安セミナールーム

03-6272-5627

営業時間 8:00~22:00 / 郵便問合せ休止11:30頃~17:00頃
休業:祝日、年末年始(12月29日~1月3日)

    シェアオフィス・バーチャルオフィス@東京都千代田区|ナレッジソサエティ > バーチャルオフィス

ナレッジソサエティの評価

評価
ナレッジソサエティのシェアオフィス・バーチャルオフィスの評価は平均 4.3 点 (5点中)
80 件の評価、 80 件のgoogleの口コミがあります。(2020-5-1 現在)

Point 1

4,500円で使える
充実の基本サービス
バーチャルオフィス

法人登記

バーチャルオフィス選択のポイント!

法人登記・WEB・名刺などに使用した場合に相手に安心感を与える住所になっていますか?

法人登記ができる
バーチャルオフィス

千代田区・銀行所有ビルの住所で法人登記

ナレッジソサエティのバーチャルオフィスのメリットは、ビジネスの拠点として日本の中心である東京都千代田区が利用(法人登記)できることです。また銀行名の入ったビル名を記載できるので対外的な信用を特に大切にする業種の方には魅力的なサービスとなっています。「東京都千代田区」、「銀行名が入ったビル」を使用することによって起業したばかりの方にも相手を安心させることができます。さらに九段は日本武道館や靖国神社があり、東京の人以外にも認知してもらいやすいという点もメリットです。

郵便物転送

バーチャルオフィス選択のポイント!

必要な郵便物を必要な時に受け取れることができますか?

郵便物転送ができる
バーチャルオフィス

自宅住所の公開不要
月一回の郵便物をまとめてご自宅等に転送

当社住所宛に届いた郵便物は月1回(15日締め、3営業日以内に発送)まとめてご自宅等に転送します。(送料は基本料金に含まれる)また必要な時に窓口で受け取ることも可能です。転送頻度を上げたい場合や必要なものをすぐに転送してほしい場合はオプションサービスを利用することで対応可能です。

ミーティングシート

バーチャルオフィス選択のポイント!

実際に使用できるスペースがありますか?

追加料金なく利用できる
ミーティングシート

来客時に使えるミーティングシート

バーチャルオフィスメンバーの方も利用できるフリーシートをご用意。来客との打ち合わせに追加料金なくご利用いただけます。(フリーシートは数に限りがあります)

会員専用サイト

バーチャルオフィス選択のポイント!

必要な手続きがオンライン上でできますか?

会議室予約もできる
会員専用サイト

会議室予約もできる会員専用サイト

利用料金の確認・請求書のダウンロード・オプションサービスの追加・会議室予約・登録情報の変更などができます。オプションで届いた郵便物を画像で確認することも可能です。

会員交流

バーチャルオフィス選択のポイント!

リアルの場で他の会員と交流する機会がありますか?

情報共有できる
会員交流

交流会・掲示板で会員間の交流を

会員の方同士で交流ができるようにお茶会・ランチ会を開催しています。お茶会・ランチ会では集客についてのお悩みを共有したり、アドバイスを送りあったりしています。

有人対応&受付システム

バーチャルオフィス選択のポイント!

受付で来館するゲストが受ける印象を損ねていませんか?

有人対応&受付システム

有人対応でイメージアップ
受付システムで効率アップ

ビジネスで利用する以上、顔となるエントランスおよび受付はとても大切です。来館するゲストが安心できるようなエントランスをご用意しております。(詳細は後述)

OPTION

電話サービス

電話サービス

信頼の03発信で電話転送を使えばビジネスチャンスを逃さない

「電話転送(受信)」・「電話転送(受発信)」が利用可能。転送時の呼出音は転送されていることがわからない仕様で、相手は転送電話と気づきません。電話転送(受発信)は携帯からでも相手に03の着歴を残すことが可能です。

郵便物サービス

郵便物サービス

自宅住所を使用せずに郵便物の受け取りが可能

標準で利用できるマンスリー転送からグレードアップするオプションとして「リアルタイム転送」「スポット転送」「到着通知」をご用意。リアルタイム転送は週1回、または随時指定住所へ転送いたします。スポット転送はたまに来る重要郵便物を迅速に転送してほしい場合に利用可能です。

会議室

会議室

2名のカウンセリングスペースから49名のセミナールームAまで

2名用のカウンセリングスペースから49名収容可能なセミナールームAまで、様々なビジネスシーンに合わせてご利用いただけます。会議に必要なホワイトボードやプロジェクターの備品は料金に含まれています。49名収容可能なセミナールームAでは、セミナーや交流会を自分のオフィスで開催することができます。その他にも動画が配信できるスタジオもご用意しております。

ドロップイン

ドロップイン

1日2,000円でワークスペースを利用可能

普段はワークスペースを利用しないバーチャルオフィスメンバーでも、九段下の近くでアポイントメントがあるので、1日仕事がしたいといったこともあります。そのような時は1日2,000円でワークスペースを利用することが可能です(回数制限有)

Point 2

開設できなければ返金
法人口座開設保証制度
ただし返金事例なし

法人口座開設ができる信頼性

バーチャルオフィスでは銀行の法人口座が開設できないということが言われたりします。しかしこれは誤解が含まれています。銀行の法人口座開設が著しく難しいバーチャルオフィスがあるというのが実情だと思います。不正利用によって犯罪を犯した企業がその住所に登記をしている場合は、いくら自社が正しく事業活動をしようとしていても銀行の審査で法人口座が開設できないといったことが起こるようです。当社では多くのバーチャルオフィス会員の方が法人口座の開設をしています。

法人口座開設保証制度

法人口座開設保証制度

上記で実績を公開しておりますが、それでも不安という方のために法人口座開設保証制度を設けております。法人口座の開設を100%保証することはできませんが、法人口座が開設できなかったことを理由にサービスを退会される場合は、入会金・保証金・2ヶ月分の基本料金を返金いたします。条件がありますので詳しくは見学時にお問い合わせください。

法人口座開設保証制度での返金事例
2018年10月〜20204月まで実績

法人口座開設できるから
選ばれるバーチャルオフィス

実際に法人口座を開設した方の声

登記費用の補助制度

登記費用の補助制度

少しでも起業家の方のハードルを下げることが私たちのミッションです。法人を設立する際に登記費用を補助します。条件がありますので詳しくは見学時にお問い合わせください。

バーチャルオフィス選択のポイント!
法人口座の開設についてサポートがありますか?
登記費用についてサポートがありますか?

Point 3

明るい内装
種類豊富な会議室がある
バーチャルオフィス

こだわりの空間

バーチャルオフィス選択のポイント!

「高品質」のものをリーズナブルに使えることが重要です。

バーチャルオフィスでも
こだわりの空間を
オプション利用可能

内装や什器にもこだわった明るく清潔感のある空間

当社は「安ければよい」という考えではなく「一人ではなかなか揃えられない高品質のものを、シェアすることで安く利用いただく」というスタンスのため、こだわった内装や什器を導入にしています。内装はクライアントとの打ち合わせに最適化するために館内がガラスを多く使用し、明るく清潔感のある空間に仕上げています。また什器も作業スペースでは長時間座っても疲れにくいイスを導入したり、動画スタジオにおいては高性能ビデオやスイッチャーを設置しています。

大小様々な会議室

バーチャルオフィス選択のポイント!

必要に応じて使い分けられる会議室が豊富にあることが重要です。

大小様々な会議室が揃う
バーチャルオフィス

2名用から49名用までビジネスシーンに合わせた
様々な会議室を用意

スモールビジネス・スタートアップの場合でも、法人の規模が小さいから小さい会議室しか利用しないというわけではありません。対面の打ち合わせから10名程度のワークショップなどの様々な会議室が必要になります。当社は2名用のカウンセリングスペースから49名収容可能のセミナールームAまで、ビジネスシーンに合わせてご利用いただけます。ナレッジソサエティは単なる箱型白黒会議室ではなく、太陽の自然な日差しが降り注ぐ、暖かみがあって清潔感のある会議室となっています。

特長のあるスペース

バーチャルオフィス選択のポイント!

情報発信が手軽に行えるシステムですか?

特長のあるスペース

セミナールーム・パウダールーム・動画スタジオなど
特長のあるスペースを多数ご用意

49名収容可能でセミナーが開催できるセミナールームA、美容やファッションなどのワークショップ等に使用できるパウダールーム、気軽に動画の撮影できるスタジオなど特徴のあるスペースを用意しております。セミナー・ワークショップ、動画発信は新規客獲得に有効な手段ですが高いコストをかけて失敗することはできません。当社では気軽にセミナーや動画配信を行っていただけるように、情報発信のための施設をリーズナブルな価格で提供させていただいております。

ガラス張りの会議室

バーチャルオフィス選択のポイント!

女性も安心して利用できる空間ですか?

女性も安心の
ガラス張りの会議室

女性に対する気配りのある空間

男性と女性が二人きりで打ち合わせをするときに、閉鎖的な空間では不安で商談に集中できないことがあります。そんな時でも開放的なオフィスならお互いがリラックスして商談に集中できます。当社の多くの会議室はガラス張りになっており、中の様子をある程度うかがうことができます。(ロールスクリーンがあるので中が丸見えということにもなりません)そして物理的に仕切られた空間ですのでただ開放的なだけでなく、話し声が外に漏れることもなくプライバシーにも配慮できる設備となっています。

Point 4

突然の来客も対応/受付システム&有人対応
バーチャルオフィス

スタッフ常駐

バーチャルオフィス選択のポイント!

スタッフが常駐しているオフィスですか?
セキュリティが体制が確立されていますか?

スタッフ常駐で安心な
バーチャルオフィス

スタッフ常駐で安心のセキュリティ

コストを下げるために、無人で運営しているバーチャルオフィスもありますが、当社は9:00〜22:00の間はスタッフが常駐しております。会員様、ゲストの方の双方に対してきめ細かい対応ができるようにスタッフがサポートさせていただきます。また、女性会員にとってはスタッフがいることで夜遅くまで安心して会議や打ち合わせをすることができます。さらに利用されている方は審査を経て入会されている人とそのお連れの方なので身元がはっきりしており、セキュリティ面で安心できるバーチャルオフィスです。

受付システム

バーチャルオフィス選択のポイント!

急な来客があってもコミュニケーションが円滑にとれますか?

受付システムがある
バーチャルオフィス

突然の来客にも対応できる受付システム

受付スタッフだけでなく、タッチパネル式の受付システムを利用することで、急な来客にも対応可能となっています。受付システムから直接、登録した電話番号に連絡することができる(番号は非表示)ので、見込客が飛び込みでやってきても円滑にコミュニケーションをとることができます。バーチャルオフィスを利用する場合、普段はオフィスにいらっしゃらないことがほとんどですので、効果的に来館者とコミュニケーションがとれることがとても重要です。

OPTION

対面式で厳重な審査

バーチャルオフィス選択のポイント!

審査体制がしっかりしていますか?

対面式で厳重な審査

厳重な審査だからこそ信頼のおける住所が利用可能

当社は格安で使えるということ以上に、安心して使えることが大切であると考えています。審査体制が甘いバーチャルオフィスですと、犯罪目的に利用されかねません。また一度そういった法人に登記をされてしまうと簡単にその登記は外せませんし、ネット上での情報は消すことがほぼ不可能です。(住所を検索してネガティブな情報が出ていませんか?)当社は対面審査と厳格な書類審査を行い、犯罪目的での利用を防ぐよう努力しております。また対面審査は煩わしくありますが、不正利用を目論む犯罪者を遠ざけるために、敢えて行っております。

安定した経営基盤

バーチャルオフィス選択のポイント!

収益基盤の安定しているバーチャルオフィスですか?

安定した経営基盤

信頼と実績のある当社だからこそ可能な経営とビジネスモデル

バーチャルオフィスの経営やビジネスモデルも重要。安価だけを売りにしているバーチャルオフィスでは、経営が安定せず、最悪経営不振による閉店の可能性もあります。その場合、入居者は意図しない移転登記や名刺・パンフレットなどの住所変更が必要になってしまいます。当社は会員制を導入し、幅広いニーズに対応することで安定的な売り上げ確保による収益基盤の努力に努めています。

Comparison

他のバーチャルオフィスとの比較

当社サービスを他社と比較してみました。ご覧になってわかるように、当社は充実したサービスをリーズナブルな価格で提供しています。

ナレッジソサエティ 格安バーチャルオフィス 高級バーチャルオフィス
基本料金
4,500
非常に安価
数万円
料金体系
基本料金は住所や登記込み必要な分だけ
電話転送などオプションを追加
格安として表示される部分は最低限のサービスしかなく登記が別料金になる所もある
住所のみではなく、電話秘書サービスなどが込みの料金体系
住所のグレード
日本の中心東京都千代田区
ビジネスに適していない住所のところもある
一等地や人気エリア
アクセス
九段下駅徒歩30秒
半蔵門線・東西線・都営新宿線
少し不便なオフィスもある
比較的良い所にある
オフィスビルの
グレード
りそな銀行所有のビル
賃貸マンションの場合もある
高層ビル
会議室
豊富な会議室、無料スペース
使用できなかったり、綺麗でないオフィスがある
使用できなかったり、綺麗で会議室は豊富だが無駄に豪華すぎる場合もある
受付スタッフ
常駐
無人オフィスもある
バイリンガルスタッフがいたりするが、その分コストに跳ね返る
審査・信頼度
対面審査を必須としており、犯罪目的での利用者を排除している
審査が緩く公序良俗に反する会社に利用されているケースがある
対面審査を必須としており、犯罪目的での利用者を排除している
郵便物
受け取り、転送に対応
受け取りに対応していない所もある
受け取り、転送に対応
契約期間
最低契約期間6ヶ月後は1ヶ月単位
1ヶ月単位で利用できる所が多い
半年や1年などの長期での契約が必須となっている所が多い

標準機能のみ

法人登記を行い、届いた郵便物は月1回の転送でOK。必要な場合は窓口で郵便物を受け取る。4,500円のみ。

WEBに問い合わせ用の電話番号を載せたい

3,000円の電話転送(受信)を追加して7,500円。

届いた郵便物をすぐに知らせてほしい

到着通知(1,000円)を利用して、届いた郵便物をいち早く把握。5,500円。

郵便物は随時転送してほしい

リアルタイム転送(4,000円)を利用して、8,500円。

Price

基本料金4,500円/月

入会金15,000円 / 保証金30,000円

オプション

電話転送・電話秘書代行
電話転送(受信のみ) 3,000円/月 「03~」番号への通話を任意の電話番号に転送いたします。発信時はかけた電話機の番号が相手に表示されます。
電話転送(受発信) 5,000円/月 「03~」番号への通話を任意の電話番号に転送いたします。発信時に相手に「03~」を表示させることができます。

※「03-」の番号を取得するために別途費用は発生しません。

郵便物
リアルタイム転送 4,000円/月 届いた郵便物を随時転送。
スポット転送 2,000円/回 届いている郵便物を即時に転送。
到着通知 1,000円/月
その他オプション
有線LAN 1,000円/月(2PC)
会員サイト バナー広告 ページ上部:3,000円 ページ下部:2,000円
複合機 印刷(カラー) 50円/枚
複合機 印刷(白黒) 10円/枚
チラシ・パンフ等の館内設置 500円/月
会議用スペース(60分の料金)
アレンジメントルームA1(モニター付) 4,000円 6〜7席
アレンジメントルームA2(モニター無し) 3,500円 6〜7席 Apple TVモニター
アレンジメントルームA全体(A1,A2) 7,500円 18席
アレンジメントルームB 4,000円 5席 プロジェクターあり
アレンジメントルームC 2,000円 3席
アレンジメントルームD 1,800円 2席
アレンジメントルームE 4,000円 6席
ミーティングシート1 2,000円 4席
ミーティングシート2,3 1,700円 4席
フリーシート1,2(予約不可) 無料 4席
カウンセリングスペース 1,000円 2席
セミナールームA 10,000円 49席 プロジェクター
セミナールームB 7,500円 18席 プロジェクター
KSスタジオ 10,000円
パウダールーム(占有時) 3,000円 3席
お茶出しサービス 200円/杯 ご要望にあわせて訪問者へのお茶出しをさせていただきます。

※バーチャルオフィスメンバーの当日予約は表示価格より50%OFF
※予約は30分単位で可能です。
※予約開始時刻は「:00」、「:15」、「:30」、「:45」からスタート可能です。
(例:カウンセリングスペースを14:15~15:45の90分使用)
※ドラマやCMなどの撮影につきましては、別途ご相談ください。(長時間の撮影を行う場合は、営業時間外の利用にも対応いたします。
※各会議室で利用可能な備品類はすべて料金の中に含まれていますので、プロジェクターやマイクなどは追加料金なく使用することができます。

※ 表示はすべて税抜きです。サービスの仕様、価格などは予告なく変更することがございます

Contact us

「施設内覧」のお申込みは、以下のフォームに必要事項/ご要望をご記入ください。

送信してから返信まで、およそ「営業日1日以内」に返信いたします。

審査・契約にあたってはこちらもご参照ください

内覧の方法必須

※内覧後そのまま審査(契約)ご希望の方は、必ず「来館」を選択してください
※オンラインをご希望の方も、審査(契約)の際にはご来館が必須になります

※実際にオフィスを見ていただくのが一番ですので、ご都合のつく方はできるだけご来館ください

ご希望日時(第一希望)必須

※お急ぎの場合はお電話ください。(03-6272-5627

ご希望日時(第二希望)必須
お問い合わせ内容
氏名必須
会社名
メールアドレス必須
メールアドレス(確認)必須
電話番号必須


【ご注意】

・お問い合わせの前に、一度FAQをご覧ください。
・施設の内覧・審査(契約)をご希望のお客様はこちらよりお申し込みください。
・メールアドレスは間違いのないようご記入ください。メールアドレスの間違いによる未達の責任は負いかねます。
・お客さまのご利用環境、また迷惑メール対策などの設定により、お返事が届かない場合があります。弊社(@k-society.com)からのメール受信が可能な設定にしていただきますようお願いいたします。
・メールの種類によっては弊社からの返信メールが「迷惑メール」と判定されることがあります。弊社からの返信メールが未着の場合、お手数ですが、一度迷惑メールフォルダーをご確認ください。
・送信してから返信まで、およそ「1営業日以内」に返信いたします。それ以上経過しても返信がない場合は、メールが正常に送信されてない場合がございます。その場合、お手数ですが再度送信するか、お電話でお問い合わせください。


Blog

バーチャルオフィスについてのブログ

起業家を支援するバーチャルオフィス。そのバーチャルオフィスについてメリット・デメリット・銀行の法人口座開設についてなど様々な角度から解説いたします。以下の記事は特におすすめの記事です。


バーチャルオフィスについての様々な考察をブログにまとめています。
その他の記事は以下よりどうぞ。

FAQ

Q:法人登記をするためには別途費用がかかりますか?
A:基本料金内で法人登記が可能ですので、法人登記のために別途費用が発生することはございません。
Q:郵便物を取りに行くことができますか?
A:はい、営業時間中にご来館いただければ到着している郵便物をお渡しします。当社の営業時間は月曜~日曜8:00~22:00となっております。(窓口での受取は9:00~22:00、祝日、年末年始を除く)
Q:急な来客があった場合はどうやって対応していただけますか?
A:エントランスに受付端末を用意しております。こちらを利用することによって契約者様と来客の方が直接コンタクトを取れる仕組みになっております。またスタッフが常駐しておりますので、来館した人に安心感を与えるとともに、きめ細かい対応が可能です。
Q:バーチャルオフィスを使って銀行の法人口座が開設できますか?
A:100%開設できるという保証はできませんが、当社のバーチャルオフィス会員は多くの人が法人口座の開設をされていらっしゃいます。 銀行の法人口座開設についてはこちらの記事をご覧ください。
バーチャルオフィスでも銀行の法人口座は開設可能?銀行の法人口座開設対策
Q:審査が厳しそうですが。。。
A:審査は厳密に行っております。これは当社の住所を犯罪目的で使用されることを避けるために行っております。対面による面談を必須とするなど煩わしい部分もございますが、皆さんの住所が悪用されることを防ぐために行っているということをご理解いただければと思います。
Q:申込をしたいのですが
A:こちらをご覧ください。

バーチャルオフィス総合解説

ここではバーチャルオフィスについてさまざまな観点から解説・説明を行っていきたいと思います。

バーチャルオフィスとは?利用される背景

最近はバーチャルオフィスを利用して起業したり、もともとあったオフィスを解約してバーチャルオフィスの利用に切り替えるというケースが増えてきています。特に東京を中心とする首都圏ではその傾向が顕著です。なぜバーチャルオフィスの利用が増えているのでしょうか?バーチャルオフィス利用の背景について説明します。

賃貸オフィスを借りるコストが高い

まずバーチャルオフィスはナレッジソサエティの場合は月額4,500円から利用できますが、賃貸オフィスは東京では数万から数十万します。この金額を起業当初に捻出するのはとてもハードルが高いですし、起業してある程度経営が軌道に乗ってきた段階でも、毎月数十万円の賃料は大きな負担になります。数十万の費用を捻出するのに稼がないといけない売上はその何倍、何十倍になりますので、この費用負担を削減できるサービスであるバーチャルオフィスが利用されることになります。

テレワーク等で働き方が変わってきている

クラウドサービス、オンラインコミュニケーションなどさまざまなインターネットサービスによって自宅等でテレワーク・リモートワークによる作業ができるようになり、必ずしもオフィスに行って仕事をする必要がなくなってきました。特にコロナウィルスの感染拡大によってその傾向に拍車がかかっています。
そのような状態で先に述べたように賃貸オフィスを構えておくメリットはかなり低下しています。

自宅で法人登記ができない

テレワーク・リモートワークが発達したため、実際の作業は自宅で行うことができるようになってきましたが、ご自身が住んでいるマンション等で法人登記ができないというケースはとても多いです。しかしそのためだけに数万~数十万する賃貸オフィスを借りるのはもったいないです。

自宅を公開したくない

仮に自宅に法人登記ができる環境にある方でも、法人登記を行えば自宅の住所が公開されてしまいます。気にしないという方は気にしないかもしれませんが、女性にとってはとても気になることであると思います。ストーカー被害など個人情報が漏れることによる犯罪も発生する現代では起業時にもプライバシーの確保をしっかりと行わないといけません。

バーチャルオフィスの基本機能

それではバーチャルオフィスとはいったいどういったものなのでしょうか?まずはバーチャルオフィスが持つ基本機能について説明したいと思います。

法人登記ができる

バーチャルオフィスというのは、「仮想(=バーチャル)」の「事務所(=オフィス)」ということになり、簡単に言ってしまいますと作業をするスペースなどは持たずに、事業上の住所を利用することができるオフィスということになります。

先ほども述べましたがバーチャルオフィスが利用される背景としては、クラウドサービスなどの発達によりテレワーク・リモートワークでビジネスが行えるようになってきているため必ずしも会社に行って作業する必要がなくなってきている点が挙げられます。実際に作業をする場所は自宅だったり、クライアント先に行って仕事をするため、作業スペースを持つことをオフィスに求めていないという増えてきているのです。

それでもなおビジネスを行っていくうえで、会社の所在地としての住所は法人・個人事業主・フリーランスともに依然として重要なものとなっています。つまり場所はいらないけど、住所が欲しいというニーズがあるのです。そういった方のために住所をお貸しするのがバーチャルオフィスの機能ということになります。

バーチャルオフィスについてはどこでもよいかというとそうではありません。しっかり選ばないとあとで公開することになりませんので気を付けてください。バーチャルオフィスを選ぶ際のポイントについては後ほど詳しく述べますのでこちらでは簡単にお伝えしますが、バーチャルオフィスの住所を実際に利用する前に気をつけなければいけないことが、利用する住所の信頼性の問題です。(どんな住所でも構わないという方は除きます。)

  • ・過去に犯罪・詐欺などに関わった法人が利用した住所ではないか? (実際に使用できる住所を確認し、「東京都●●区●●1-2-3 東京●●ビル+犯罪」「東京都●●区●●1-2-3 東京●●ビル+詐欺」などで検索してみる)
  • ・相手に与える印象はよいものになっているか?

比較するべきポイントはたくさんありますが、上記のポイントはとくに大事なところですのでバーチャルオフィスを選択する際にしっかりと確認しておくことが必要です。

注意!「住所が使用できる」と「法人登記ができる」が違う場合がある

基本的にバーチャルオフィスで「住所が使用できる」というのは「法人登記ができる」と同義語だと考えてよいのですが、中には名刺やWEBに住所を載せるまでは基本料金内でできるが、法人登記をする場合は追加で料金が必要になるというケースもありますので、法人登記をするためにはいくらかかるのかをしっかりと確認しましょう。

バーチャルオフィスのオプションサービス

郵便物・宅配便の転送を行う

インターネットが発達してビジネスコミュニケーションがオンライン上で簡単にできるようになってきているとはいえ事業を始めると必ず郵送物・宅配便が届くようになります。特に行政と関わるものについては残念ながら紙ベースのやり取りが圧倒的に多くなります。よってその住所宛に届く郵便物をほとんどのバーチャルオフィスは受領してくれます。しかし、郵便物・宅配便に関してはルールを設定し、何を受け取って、何を受け取れないかを決めていることがほとんどです。

また受け取った郵送物・宅配便をどのように処理してくれるかもバーチャルオフィスによって異なりますので、特にチェックが必要です。

何を受け取ってくれるのか?

バーチャルオフィスですべての郵便物・宅配便を受け取ってくれるということは現実的に難しいです。一定の制限がかかっているケースがほとんどです。それはバーチャルオフィスごとにさまざまなルールがありますので注意が必要です。以下は確認が必要なものの一例です。

  • ・本人受取限定郵便
  • ・サインが必要なもの(簡易書留等)
  • ・食品(特に生もの)
  • ・着払いの郵便物
  • ・著しく大きなもの
  • ・そのままでは転送できないもの(お祝いの花等)

そもそも転送はしてくれるのか?

東京の多くのバーチャルオフィスは基本的に郵便物・宅配便の転送を行ってくれますが、まれに転送を行ってくれないバーチャルオフィスも存在します。その場合は、自分で郵便物を取りにバーチャルオフィスに行く必要がありますので注意が必要です。またそういったバーチャルオフィスはスタッフがいないために転送が行われないということもあります。そのためサインが必要になる郵便物は郵便局員が不在票を置いていくということになります。そうなりますと郵便物の受け取りにかなりのタイムラグが生じるだけでなく、不在票が届いていること自体もわからないということがありますので気をつける必要があります。

どれくらいの頻度で転送してくれるのか?

転送頻度もバーチャルオフィスによって様々です。基本サービスとして転送を何回送ってくれるのか?毎週送ってくれるのか?月1回送ってくれるのか?色々なパターンがありますので確認してみてください。そしてご自身の事業に合った転送頻度であるとベストです。

また基本サービス以外に、月1回を週1回に、月2回を随時転送にといったようにオプションで転送頻度を増やせるケースも多いのでどのようなオプションがあるのか確認してください。

無料・有料の定義は?有料の場合は郵送料は含まれている?別途か?

郵便転送については無料で行ってくれるのか?料金が取られるのか?を確認する必要があります。また「無料」とあっても手数料が無料なのか?郵送代も含めての無料なのかで話は変わってきますので注意が必要です。そして有料の場合も手数料と郵送料の関係について確認をしておく必要があります。手数料の中に郵送料が含まれるのか?別途郵送料が必要なのかはチェックした方がよいでしょう?

郵便物の到着状況を確認することができるか?

どのような郵便物が届いているのか確認ができるバーチャルオフィスがあります。バーチャルオフィスは基本的にオフィスに行かないということが多くなりますので、そこにどのような郵便物が届いているかを確認できるのはとても便利なサービスです。そしてその確認方法としては①電話で問い合わせることができる、②郵便物が届いたら知らせてくれる、というものがあります。このサービスはやっていないところもありますので、やっているか確認するとよいでしょう。

直接取りに行くことができるのか?

こちらはオプションではないですが、バーチャルオフィスによっては郵便物を取りに行くことができないケースもあります。届いた郵便物を別の場所で処理して転送するという行っている場合は郵便物を取りに行くことはできませんので、注意が必要です。

電話転送・電話秘書代行

郵便物と同様に電話やFAXもビジネスを行う上ではとても重要な機能です。特に固定電話の電話番号(東京の03番号)を持つことは相手に与える信頼性が異なってきます。そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

こちらも郵便物転送サービスと同様様々なプランがありますので、チェックが必要です。典型的な電話転送サービスをご紹介します。

電話転送(受信)

東京03などの固定電話の番号にかかってきた通話を携帯等の指定した番号に転送するサービスです。

電話転送(受発信)

上記の「電話転送(受信)」にプラスして、発信する際に自分の携帯等の番号ではなく東京03の番号を相手に表示できるサービスです。個人の携帯番号等を知らせずに済むのでプライバシーの保護ができます。

電話秘書代行

電話転送はかかってきた通話を自身で対応するものですが、電話秘書代行はオペレーターが対応してくれます。セミナー講師、カウンセラーなど業務中に電話に出られない業種の方などに便利なサービスです。

FAX転送

自社宛に届いたFAXを転送してくれるサービスです。転送はPDF化されたものがメールで送られてくるケースが多いです。基本的にはFAX番号は提供されるケースがほとんどです。

電話転送・電話秘書代行・FAX転送の注意点

転送サービスを利用する際に気をつけなければいけないポイントは以下のようなものがあります。

転送は自動転送?オペレーターによる転送?

転送については基本的に自動転送の場合が多いですが、まれにオペレーターが一時的に通話を取って転送してくれるというケースもありますので確認をしてみてください。

番号は自分で持ち込めるのか?退会時に番号を持って出られるのか?

賃貸オフィスを引き払ってバーチャルオフィスを利用するケースでよくお問い合わせをいただくのが、今まで使っていた番号をそのまま継続して使用できるかというものです。これはできるケースとできないケースがありますので確認が必要です。また継続して使用できる場合にバーチャルオフィスを退会したらその番号がどうなるかの確認も必要です。

通話にかかる費用は?

通話にかかる費用については多くの場合サービス料金に含まれていないです。(ナレッジソサエティは著しく通話が多くない限りは別途通話料金はかかりません。)通話が多い方は通話料金はいくらになるか確認したほうがよいでしょう。

電話秘書代行サービスの場合、オペレーターはどのように対応するのか?

電話秘書代行を利用する場合に、オペレーターがどのように対応してくれるかの確認も重要です。電話秘書代行の料金はオペレーターの対応の仕方によって料金が大きく異なるため、安いものを選んだけど思ったように対応してもらえないことがあります。格安サービスの場合は一律で「●●は席を外しておりますので、折り返しかけなおさせていただきます。」といった対応になります。対応の充実した電話秘書代行の場合は相手に応じて対応を変えてくれたりします。

オペレーター対応時にいくらチャージされるのか?

オペレーター対応時に料金が発生するケースがあります。基本のオプション料金で何コールまで対応が可能で、それ以上は1コールあたりいくらという料金が発生することがありますのでその場合はいくらになるのかチェックが必要です。

東京03の番号は貸与してもらえるのか?

東京03番号を貸与してくれるケースと自身で用意するケースがあります。

FAX番号は専用か共用か?

FAXサービスを利用する場合ですが、使用できるFAX番号が共用のFAX番号であることがあります。その場合は相手が宛名をしっかり書かないと誰宛のFAXかわからず転送をしてもらえないということがありますので注意が必要です。バーチャルオフィスにあるFAXに送られてきて、それをバーチャルオフィス側で選別して受取人に転送するという仕組みです。そのため宛名がないと誰宛のFAXなのかが全く分からなくなります。よって宛名を書いてもらうことが必須なのですが、これはどれだけこちらが注意を促しても相手は共有のFAX番号にFAXを送っているとは全く考えつかないので宛名を省略してしまうことがあります。このトラブルが頻発したために当社では共用番号を使用してFAX転送は廃止をいたしました。

会議室の利用

オンラインで会議やチャットを行ったり、相手先に行って打ち合わせを行うので会議室などのスペースは不要ということもありますが、対面で話ができるスペースが必要になる業種は多くあります。また、自分が想定していないケースで自社で打ち合わせをする必要があるというケースもあります。その場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

特に見込客と初めて会う場所としてバーチャルオフィスの会議室を使うという場合は、会議室の利用についてしっかりと確認をする必要があります。

会議室についての注意点

そもそも利用できる会議室があるのか?

まずはそのバーチャルオフィスが会議室を持っているかを確認しましょう。会議室があったとしても設置数が少ないバーチャルオフィスをよく見かけます。会議室を増やすと賃料が上がるために経営判断としてそうしているバーチャルオフィスは多くありますが、利用者の側からすると会議室は多い方が利便性は上がります。

予約でいっぱいで借りられないという状況ではないか?

上記の会議室が少ないという点ともリンクしますが、会議室があったとしてもいつも予約で埋まっていて使えないと意味がありません。特に会議が多い方や、対面での面談がビジネスの中心になるような方はチェックが必要です。実際に予約状況を見せてもらうとよいでしょう。

サイズは適当であるか?

会議室のサイズは自分のビジネスにあったものが必要ですので、そのサイズがあるかどうかを確認する必要があります。ただしビジネスはいろいろなシチュエーションがありますので、その時に応じて小さい会議室、大きい会議室と使い分けることができることがベストです。そういう使い分けができるバーチャルオフィスであるか確認してみてください。

備品(プロジェクター等)はあるか?借りられる場合は有料か?無料か?

会議室内に常備されている備品にはどんなものがあるのか確認してください。プロジェクター等が必要な場合はチェックしておく必要があります。またプロジェクターなどを接続する端子が自分のPCと合っているのか?合ってなければ変換コネクターを貸出してくれるのかなどの確認も必要です。

男女1対1でも安心して打ち合わせができる空間か?

特に女性の場合は会議室を利用する際に男女1対1になるのは避けたいものです。もしバーチャルオフィスが無人で運営されている場合は特に注意を払わなくてはいけません。よってスタッフがいるバーチャルオフィス、または中がある程度見えるようになっている会議室であることが望ましいです。

プライバシーが確保できる空間になっているか

バーチャルオフィスの会議室によっては完全個室となっておらず壁の上部が開けてあるものがあります。これは声が外にでるので上記のような男女1対1になるような場合には安心できるのですが、逆に話している内容が筒抜けになってしまうのではないかと気になって会話に集中できないというデメリットもあります。実際に話をしてみてどのように感じるかを確認するとよいでしょう。

相手にわかりやすい場所か?

これは厳密にいうと会議室というわけではないですが、そもそもその会議室があるバーチャルオフィスがわかりやすい場所にないと相手がそこにこれないということが起こります。すでにやり取りがある人でしたらいろいろな手段を使ってコンタクトが取れるので大丈夫ですが、初めて会う見込客というような場合は、「わからないから行くのやめよう」ということになりかねません。同様の理由で、そのバーチャルオフィスのある建物の外観がビジネス拠点としてしっかりとしたものかということも重要です。

受付・来客対応を行う

本社としての住所を提供するサービスがバーチャルオフィスの基本ですので、ほとんどのバーチャルオフィスは受付の機能を持っています。しかしまれに全く受付としての機能を持っていないバーチャルオフィスもありますので注意が必要です。オンラインで契約ができてしまうバーチャルオフィスですと契約し、法人登記をした後にそれに気が付くということにもなりかねないので注意をしてください。

本当に来客はない?

よくバーチャルオフィスに入会される方でよくあるのは「うちは来客はないから大丈夫」と言われる方がいるのですが、それは「普段やり取りしている人は電話やメールで済ませているし、必要な時はこちらから相手先に出向くから大丈夫。」という意味で言われているのですが、実際には普段やりとりをしていない人、想定されていない人からの来客があります。普段からやりとりをしている方がたまたま近くに来たから立ち寄ったという程度のことであれば、いくらでもフォローは可能ですが、この想定されていない方からの来訪の方がとても重要で、この対応がうまくいかないとビジネス上のダメージを負うリスクが出てきますので注意が必要です。

来客に対応できないことのリスク

受付がなく来客に対応できないことでどういったでリスクがあるのでしょうか?説明して見たいと思います。

金融機関の方に対応できなければ法人口座開設・融資等で不利になる

まずバーチャルオフィスを利用する際に気にする方が多い法人口座の開設についてですが、銀行によっては現地調査を行うことがあります。その時に登記先の住所に行っても、口座開設を申し込んだ人と会うことができない場合は審査が進みません。また融資を依頼するときも同じような現地調査が行われる可能性がありますので、受付での対応ができない場合は融資審査に通らない可能性があります。

サインを必要とする郵便物を受け取れない

簡易書留や宅配便などのサインを必要とする郵便物は、来客対応ができないバーチャルオフィスでは受け取ることができません。特に転送不要の本人限定郵便などが届いた場合には受け取りがとても大変になります。

見込客を逃してしまう

WEB等に住所を掲載しているような場合は、見込客がノーアポで突然住所地にやってくることがあります。これは当社でもバーチャルオフィスを検討している人が飛び込みで「サービス内容を聞きたい」「資料が欲しい」と来館されることがありますので、そのほかの会員にも間違いなく同じことが起こっています。この時にWEBを見て来館してくれた人が目当ての会社とコンタクトが取れないとなった場合、どうしてもその会社と取引がしたいというケースを除いて、契約は逃してしまうのではないでしょうか?せっかくいろいろなマーケティングを行って見込客を獲得したのにコンタクトがうまく取れずに顧客になってもらえなかったというのはあまりにももったいないです。

作業スペースは基本的に利用不可(利用可能なバーチャルオフィスあり)

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながらデスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもとはちがった場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているところを選ぶことをお勧めします。

まとめ

以上のように見てみると、会社としてのほとんどの機能を利用したいけれども、唯一作業スペースだけは不要という方に最適なサービスと言えます。オフィスの賃料は当然のことながらその広さが大きく関わってきますので、作業するスペースをカットすることによってそのコストを大幅にカットできるようになります。起業する際にかかるオフィスコストを下げることによって、より多くの方に起業していただけるようにするという社会的に重要な役割を担うサービスと言えます。

バーチャルオフィスのその他のサービス

上記以外にもバーチャルオフィスでは様々なサービスを独自に提供しています。検討しているバーチャルオフィスがどのようなサービスを提供しているか?自分が望んでいるサービスを提供しているかはチェックしておく必要があるでしょう。

法人登記代行

バーチャルオフィスは法人登記を目的に利用する方が多いため、その住所で登記をしたいという方のために法人登記の代行を行ってくれるところがあります。一度、登記をするとしばらくは継続してサービスを利用することが多いため、そこから利益を得られるということもあり、設立のための手数料を格安で行ってくれるバーチャルオフィスもあります。

会計サービス

会社の経理を担ってくれるサービス。特に一人で起業する方にとっては時間がとても大切になりますので、お金を生み出すものではない会計周りの業務を請け負ってくれるのは、とてもありがたいサービスです。多くのケースではそのバーチャルオフィスと連携する税理士がおり、その税理士と顧問契約を結ぶ形となります。このサービスを利用する起業家が大きくなってくれれば顧問料も増えるであろうということを担当する税理士は見越しているので、最初の金額はリーズナブルに設定してあることが多いです。

融資・補助金・助成金サポート

こちらもそのバーチャルオフィスと連携する税理士・社会保険労務士・中小企業診断士が対応してくれることが多いサービスです。バーチャルオフィスを利用していることをどのように表現するかで、手続きがうまくいくかいかないかを左右することがありますので、連携する士業の方に申請を任せることが望ましいといえます。

WEB制作サポート

起業時に、名刺感覚でまず差しあたってWEBを用意したいという方のために提供されているケースが多くあります。

メンター制度

バーチャルオフィスよりは、ふだんオフィスに訪れる人が多いコワーキングスペースなどでよく見られる制度です。投資先の企業にコワーキングスペースを利用させて、メンタリングしながら成長を促進させるという形で行っていることが多いです。

交流会

起業時にネットワークを広げたい、人脈を広げたいというニーズを持っていらっしゃる方は多くいます。その時に一度に多くの人と名刺交換ができるのが交流会です。バーチャルオフィスの中には交流会を定期的に開催されているところがありますが、バーチャルオフィスを専業で行っているところは交流会の会員間のつながりを創出するための活動は少ない傾向にあります。

バーチャルオフィスのサービスまとめ

なおバーチャルオフィスはそれほど歴史のあるサービスではないため、運営会社によってサービス内容が大きく異なるケースが多くなります。契約前に提供サービスの有無や登記利用の可否などについて確認を怠らぬよう注意が必要です。

また、住所を貸すというサービスでありその住所が利用者にとってメリットになる必要があるため、バーチャルオフィスの運営場所は東京などの都心部や一等地に多い傾向があります。一人で借りるには金銭的に難しいようなエリアに住所を持つことができるのがバーチャルオフィスの大きな特徴です。当社のバーチャルオフィスは、東京都千代田区の九段下駅から徒歩30秒の銀行所有ビルが住所となります。(とにかく自宅以外の場所で住所が使えればよいという人のために都心から離れたエリアで格安のバーチャルオフィスを運営されているようなところもあります。)

こういうサービスが特徴のバーチャルオフィスですが、では実際にどういったメリット・デメリットがあるのでしょうか?以下でバーチャルオフィスのメリット・デメリットを解説しています。

バーチャルオフィスのメリット

まずバーチャルオフィスは賃貸オフィスなどに比べると圧倒的にメリットがあります。業種的にバーチャルオフィスを利用することが難しい場合を除いて、バーチャルオフィスは非常に使い勝手の良いサービスですのでバーチャルオフィスの積極的な活用をお勧めします。

賃料の削減が可能

バーチャルオフィスの最大のメリットは月々のオフィス賃料が削減できるということです。東京などで普通にオフィスを借りた場合、数万円から数十万円、高くなると100万円単位でのオフィス賃料が発生します。それがナレッジソサエティの場合は基本料金4,500円で法人登記ができますので、大幅な賃料削減が可能です。オフィス自体は売上を生み出すものではありませんので、この削減できた金額をマーケティングなどの売上を生み出すものに投下すれば起業の成功率は大きく変わってくるでしょう。

初期費用が抑えられる

オフィスを賃貸する場合の初期費用は非常に大きなものになります。一般的には敷金・礼金が賃料の数ヶ月分となりますし、オフィスを借りる場合は保証金が必要となりますが、それは半年から1年分必要になることがほとんどですので最初に支払うべきコストがかなり大きくなります。これらの金額は毎月の賃料が基準となりますので、好立地になればなるほど月額賃料も高額になるためさらに大きくなります。例えば賃料が50万円の物件の場合保証金は300万円~500万円となる可能性があるわけです。それにプラスしてオフィスとして使えるようにするための内装工事などの諸々のコストがかかれば、1,000万円近くの資金がオフィスを構えるためだけにかかってしまうことはありえます。

一方、バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金などは不要で少額の入会金や保証金の初期費用のみで利用することが可能です。さらに当然のことながら物理的なオフィスを持つわけではありませんので初期工事は一切不要です。このためビジネスをスタートするためにかかるコストを圧倒的に低く抑えることが可能です。

必要なものを共有して利用するのでコストが下がる

バーチャルオフィスは基本的にいろいろなものを共有して必要なものを必要に応じて利用するというスタイルになります。

時々しか使わないFAX。急な来客のための受付スタッフ。外出中の入電に対する一次対応。時々開催するセミナーのためのセミナールーム。事務所にいる時間よりも外出していることが圧倒的に長いワークスタイル。このような設備や人材を常備するためには大型機器の購入や人材雇用、広い事務所の賃貸等を自社ですべて賄うというなると非常に大きな費用が必要になります。必要な時に必要な分だけ料金を支払い利用することが出来るバーチャルオフィスのサービスは、運転資金の効率的活用に役立ち、また同時に無理に一人で全てを行いクライアントからの問い合わせ対応ができない等の機会損失を防ぐことが可能になります。

都心一等地の住所

バーチャルオフィスのメリットとして頻繁にあげられるのは「都心一等地の住所が使用できる」というものです。バーチャルオフィスを利用することで事業を開始したばかりの法人や売上規模がまだまだ小さい法人では金銭面で一等地に事務所を構えることは難しいというケースがあります。それがバーチャルオフィスを利用することによって一等地の住所が名刺やホームページに記載ができるようになります。これは東京の中心部の住所であればあるほどバーチャルオフィスを利用することの事業上のプラス面が大きくなるということが言えます。例えば、WEB制作を事業としている場合、東京の会社であれば全国からの問い合わせや発注が見込めますが、地方の方が地方の会社に発注するということは想像しづらい面があります。

このように住所が一等地(特に東京)にあるという点でビジネス上の優位性が確保できるようになるというのがバーチャルオフィスのメリットのひとつになります。

自宅住所の登記回避

特にコンサルタントの方など特定の執務スペースを確保する必要がない場合、クラウド環境が発達してきたのでオンラインで仕事の大半が完結できてしまう場合など物理的なスペースは自宅の書斎でOKという状況の人が増えてきているの間違いありません。とはいっても自宅を法人登記の住所にすることには注意が必要です。例えば女性経営者の場合、個人上保護の観点から躊躇するケースが考えられますし、女性でない場合でも住んでいるマンションの規約で法人登記が認められないというケースもあります。このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって自宅以外の住所に法人登記が可能になります。

会議室を利用

上記のケースと同様ですが、特定の固定執務スペースを必要としないような起業の場合においても、関係者との打ち合わせ場所は必ず必要になります。普段は相手先に行くので大丈夫という場合でも、自社で打ち合わせをする必要が出てくるケースがあります。例えば銀行の融資面談で現地調査を行いたいといった場合です。そうでないケースではカフェを利用した打ち合わせや、ホテルのロビーを利用した打ち合わせも可能ですが、常に場所が確保できるとも限りませんし、会話の内容が周りに周囲に聞かれてしまうという点が問題です。何かしら不安を抱えている状態では打ち合わせもうまくいかないこともあるでしょう。バーチャルオフィスでは会議室が提供されている場合(有料・無料)がほとんどですので、その会議室を利用することによってこのような問題を回避することができるでしょう。ただし会議室の数が極端に少ないバーチャルオフィスもありますので注意が必要です。

こういったメリットが特に起業したての経営者にとってはコストをかけることなく事業を展開できることになります。

また上手な使い方としては地方企業の東京進出にバーチャルオフィスを使うという方法もあります。地元で一定の業績を残して将来的に東京に進出したいなという企業でも、自社でオフィスを構えるにはコストもかかりますし、自社オフィスの場合はそこに人を配置しなくてはなりません。上記のメリットを活用すれば東京の住所と電話番号を使いながら、打ち合わせや商談があった時のみ東京に出張ベースで会議室を使うということができますので、極端な話今すぐにでも東京進出が可能です。当社の場合、基本料金が4,500円ですのでこれですぐにでも東京の住所が使用できるようになります。

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスに多くのメリットがあるということはご理解いただけたかと思いますが、残念ながらデメリットも存在します。それらをしっかりと把握をして、自分の事業にあてはまるものがあるのであればその対策を検討した上で利用することが望ましいと言えます。

許認可がとれない

バーチャルオフィスでは特定の業種において開業するために必要な許認可が取得できないことがあります。特に許認可を取得するために排他的な個別専有個室が必要とされる業種ではバーチャルオフィスを利用して開業できないというケースがあります。この場合はどうにならないので、バーチャルオフィスを使用することは諦めてください。レンタルオフィスですと開業できるケースがありますので、問い合わせをしてみるとよいでしょう。

バーチャルオフィスでの開業が難しいと思われる業種

  • ・弁護士・税理士・司法書士など(中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能)
  • ・有料職業紹介業
  • ・宅地建物取引業
  • ・古物商

ただし、許認可については取得するための条件が緩和されるケースもあります。そして緩和されたことがあまり周知されないということが多いので、常に情報収集には気を配っていただきバーチャルオフィスでも開業ができるようになった場合にすぐ行動できるように準備しておくのもよいかと思います。

これらについては一概にバーチャルオフィスだからという話ではないため、予め各種専門家へ相談をしておくことが望ましいでしょう。

作業スペースがない

特にバーチャルオフィス専業で運営されているところはそうですが、オフィスに作業スペースが全くないというケースがあります。バーチャルオフィスは基本的に法人登記を置くための住所を貸すというものですので物理的なオフィスは用意されてないということがあります。ただしシェアオフィスやコワーキングスペースを併設しているバーチャルオフィスでは、作業スペースを借りることができるケースがあります。(無料の場合もありますし、有料の場合もあります。)

さまざまな制約がある

たまにバーチャルオフィスを利用している方で、自分が賃貸オフィスを借りて自分でオフィスを管理しているのと同じように自分の好きなようにいろいろなことができると勘違いをされる方がいるのですが、バーチャルオフィス(シェアオフィスやレンタルオフィスも含めて)にはさまざまな制約があります。コスト面での圧倒的なメリットがある分、一定のトレードオフがあるということは理解しておく必要があります。

バーチャルオフィスによくある誤解

バーチャルオフィスについてはサービスが誕生して日が浅いということと、増加傾向にあるとはいえバーチャルオフィス運営者がまだまだ少ないこともあり、サービスについての正しく伝わっていない、誤解を受けている部分もあります。またバーチャルオフィス事業者が積極的に情報発信を行っていないことと、その逆に実際には利用したことのないバーチャルオフィス事業者以外の発信力のある方の断片的な情報によって誤った情報が流されてしまっている部分もあります。典型的な誤解の例をいくつか紹介したいと思います。

バーチャルオフィスは違法なのではないか?

まずよくネットなどで見かけるのはバーチャルオフィスは違法なのではないか?という質問です。これについては「バーチャルオフィスは違法ではありません」とお伝えしておきます。バーチャルオフィスを利用すること、バーチャルオフィスを経営することによって刑事罰に抵触するようなことは一切ありませんので安心してください。

バーチャルオフィスでは法人口座を開設できないのではないか?

バーチャルオフィスにて設立された法人の銀行口座が犯罪に利用されたケースが多発したという経緯もあり、各金融機関での法人口座開設審査はとても厳しいものになっています。ただし、無条件に口座開設が絶対にできないというわけではありません。実際のところ当社ナレッジソサエティの会員様はほとんどの方が法人口座の開設に成功されています。ですからバーチャルオフィスを利用するとすべての人が法人口座の開設ができないというのは全くの誤解です。ここは本当に多くの記事が誤った情報を伝えていて誤解を生んでいます。もし銀行口座についての記載がある場合は誰が書いた文章なのかを確認してください。当社は実際に日々多くの郵便物を扱う中で、法人口座開設が完了したことをお知らせする通知を多く受け取っていますので、一次的な情報ですので信頼していただけると幸いです。

ただしひとつの考え方として「法人口座を開設することが難しいバーチャルオフィスがある」と思っていただけると幸いです。繰り返しになりますが「バーチャルオフィスを利用しているから法人口座が作れない」というわけではないのです。この点を混同しないようにしてください。

過去にその住所を使って法人登記をした法人が犯罪を犯したというバーチャルオフィスにおいては銀行の法人口座開設のハードルが高いというのは事実です。法人口座開設ができなくてビジネスが回せないということを避けるためにも、バーチャルオフィスを契約をする際は実際に使える住所を確認した上で、「使える住所+犯罪」「使える住所+詐欺」などのキーワードで検索してみることをおすすめします。これらのキーワードでネガティブな情報が出てくる場合は、法人口座の開設はかなり難しいと考えていただければと思います。

また運営がしっかりしたバーチャルオフィスと契約した場合でも、自身が金融機関から怪しく思われてしまうと法人口座を開設を拒否される可能性があります。少なくとも下記のような項目については金融機関から確認される可能性がありますので、しっかりと回答できる準備をしておく必要があります。

登記簿謄本の事業目的の記載内容と理由
事業計画書を作成してあるか。数字の根拠をしっかりと述べられるか。
事業の実績(法人・個人の如何を問わず)
紹介者の有無
代表者が信用できるかどうか
事業実体がどこにあるか

考え方の基準として「相手が犯罪などの不正利用をするのではないか」という視点で金融機関は審査をしているため、事実を正しく伝え、また「とりあえず起業しました」ということでもなく、ビジネスをまっとうに行っていくという姿勢と態度が大切になるということになります。また会社ホームページをしっかりと作っておくことが大切で、審査においても確認をされることが多いようです。ホームページを持っておくということは事業内容の整理や見込客の獲得につながりますので可能な限り準備をしましょう。

また当社では法人口座の開設に不安をお持ちの方に「法人口座開設保証®制度」をご用意しております。この制度は銀行の法人口座が開設できないので退会したいという場合に、入会金・保証金・2ヶ月分の基本料金を退会時に返金するというものです。当社では法人口座開設の実績は多数ありますが、どうしても不安だという方は、この制度を利用することをおすすめします。(ご利用には条件がございます。詳しくはお問い合わせください。)

社会保険に加入できない

バーチャルオフィスを利用すると社会保険に加入することができないという記事もたまに見かけることがあります。しかし、こちらも当社の事例をみるとバーチャルオフィスを利用していることが理由で社会保険に加入できないということはまずありません。むしろ社会保険庁は積極的に加入を促している方向性ですので入りたいとなれば入ることは可能なはずです。実際、当社の窓口にやってきて加入を促すために連絡をしたり、書類を渡すよう依頼を日常的にうけます。これは日本の財政状況を考えれば当たり前のことで年金の財源が危ぶまれている中で、バーチャルオフィスを利用しているから年金に加入できませんと拒否してしまっては、社会保険の原資を減らしてしまうことになりますので、入りたいという人は基本的に加入させるという方向になるのは必然といえるでしょう。もし加入できないのであればそれはバーチャルオフィスを利用しているということは関係のない理由であると思われます。

住所でウェブ検索をされると困る

現在のネット社会では、多くの場合で検索を用いた情報収集を行います。その会社のサービスを利用したい場合などは、その会社はいったいどういう会社なのかということを多くの人が検索して調べます。社会的信用を手に入れるために利用したバーチャルオフィスの住所がこのウェブ検索にかけられた時、同じ住所で法人登記された企業のWEBが検索結果に多数表示されることになり、取引先から不信感を持たれるリスクがある点は理解をしておく必要があります。

ただし、バーチャルオフィスを利用してビジネスを行うことは何ら恥ずかしいことをしていることにはなりません。バーチャルオフィスのメリットをうまく活用することによって、起業の成功率を飛躍的に高めることができるのです。提供するサービス等の価格を考えてみた場合、自社オフィスを持っていればその賃料分をサービスの価格に上乗せしないといけません。単に信用を高めるために無駄なコストをかけるのではなく、事業の実態から考えて不要なオフィスコストは削減することが現時点での最良の選択であり、提供するサービスの価格も安くなることを堂々とクライアントにお伝えする方が好印象の場合もあるでしょう。バーチャルオフィスを利用することは、その利用者のクライアントにとっても低価格でサービスが提供できるひとつの要因となりますので、バーチャルオフィスを利用することは何らやましいものではないと自信を持っていただきたいと当社は考えています。

その一方で、バーチャルオフィスを利用していることを隠すために、ネット上に住所を掲示する際に住所を画像処理して掲載しなければならないというルールを設けているバーチャルオフィスがあります。画像にすることによって住所で検索しても、その住所の法人が検索でヒットすることがなくなりますので、同じ住所で大量の法人の情報が出てくるということはありません。バーチャルオフィスであることがわかりにくくなることは事実です。

しかし、その画像を見た人はどのようなイメージを持つでしょうか?住所だけ、または会社概要全般だけが画像処理してあれば「何か住所が知られるとまずいことでもあるのか?何か隠しているのではないか?」というイメージを持つのではないでしょうか?こういった場合に、その会社とビジネス上の取引をしたいとは積極的に思えないはずです。つまりバーチャルオフィスは怪しいという考えの人が余計に怪しさを増幅させているというおかしな現象が起こっているのです。前述したように、当社はバーチャルオフィスを利用すること自体なんら恥ずかしいことではないというスタンスですので、テキスト形式でWEB上に表記していただいてもよいということにしています。

バーチャルオフィスは信用を落とすのではないか?

こちらは確かに自社オフィスを持っていない法人では信頼がおけないという見方をする方が一定数いることは事実です。しかし自社オフィスを持つということは、それだけコスト負担が大きくなるということですので、それを避けることは当たり前のことです。そしてオンラインでのコミュニケーションが発達してきて物理的なオフィスを持たなくてもビジネスができるようになってきています。そういう正当な理由があれば相手も納得してくれると思いますので、そこはバーチャルオフィスを利用していることを隠すのではなく、しっかりと説明をしていくことが重要だと考えます。

バーチャルオフィスを利用すべき人

ではバーチャルオフィスを利用するべき人とはいったいどんな方なのでしょうか?以下のような方が考えられます。

作業スペースは自宅またはクライアント先だけでよいという人

実際に作業するスペースは自宅や顧客先に確保しているので必要性を感じないが、その場所に法人登記をすることができない方、法人登記はできてもあまり住所の見栄えがよくない方にとってバーチャルオフィスは最適なソリューションです。

自宅で登記することが不可能な方

自宅で法人登記をしたいがマンションのルール上、法人登記が許可されていないという場合はバーチャルオフィスを利用することで、その問題は解決できます。マンションの規約違反が露見し、法人登記を別の場所に移転させる必要が出た場合は余分な移転登記費用が発生することになりますし、最悪の場合は契約解除ということにもなりかねません。その場合は、物理的な移転コストも莫大になりますので、ルール違反をして登記するということは絶対に避けるべきです。

東京都中心部に法人登記を行いたい方

事業をどんどん拡大していきたいという人にとっては東京の中心部(千代田区・中央区・港区・新宿区・渋谷区等)から離れた住所で法人登記すると、地方感が出てしまいブランディング的に問題になります。例えばWEB制作会社などの場合、発注は全国からもらうことが可能だと思いますが、ある地域の会社に別地域の会社が発注するということは、よほどの独自性がない限りハードルが高くなります。東北の人が四国に行って打ち合わせをするということはなかなかないと思います。しかし、東京都中心部に住所を持っていれば相手方が東京に出てきて打ち合わせをするということは十分に考えられます。こういった観点からバーチャルオフィスを契約し、東京都中心部の住所を活用していくというのは大きなメリットになります。

プライバシーを確保したい方(特に女性)

女性が一人で事業を立ち上げるとなると、プライバシーをいかに確保するかというのは大きな問題になります。自宅に法人登記をしてしまうと個人情報を公開することなりますから、不審な人からなどの被害に遭う可能性が高まってしまいます。こういったトラブルを回避するための方法としてバーチャルオフィスを利用して法人登記をするという方法があります。公開する住所を自宅以外にすることで、自宅の住所を公開することを避けられます。

以上が、バーチャルオフィスを利用すべき人の例となります。バーチャルオフィスは業種的に合わない方を除けば、起業のハードルをぐっと下げてくれるメリットがあります。利用を妨げるものがなければ起業時はバーチャルオフィスを使わない手はないと思います。起業する際は、ぜひバーチャルオフィスの利用を検討してください。

ナレッジソサエティで利用の多い業種

ではバーチャルオフィスを利用されていらっしゃる方はどのような業種の方でしょうか?当社の例を挙げていきたいと思います。

  • ・コンサルタント
  • ・カウンセラー
  • ・システム開発
  • ・WEBサービス
  • ・WEB制作
  • ・広告
  • ・その他

基本的にオフィスに出社して作業する必要性の低い業種の方と親和性が高いと言えます。

バーチャルオフィスを利用して法人登記

ナレッジソサエティのバーチャルオフィスサービスを利用して法人登記をする方が増加傾向にあります。その中でどういう手順で法人登記を行ったらよいのか?フローを教えてほしいという質問を受けることが増えてきましたので、ここではバーチャルオフィスを利用して法人登記をする方法を解説したいと思います。単に法人登記のための手続き論を知りたいという場合は、専門家が詳しく解説しているサイトも見つけられると思いますので、こちらではバーチャルオフィスを利用しての法人登記の場合にはどんなことを気をつけなくてはいけないかのポイントも交えて解説したいと思います。

なお、こちらに記載されていることはあくまでもナレッジソサエティのバーチャルオフィスを利用して法人登記行った場合ですので、他のバーチャルオフィス様のプロセスとは異なる可能性があります。どのようにプロセスを進めるかについては各バーチャルオフィスに直接お問い合わせをしていただけると幸いです。

また、関係省庁の情報につきましては当社のオフィスがある東京のものになります。

まずバーチャルオフィスの契約する

最初に行うことはバーチャルオフィスとの契約です。バーチャルオフィスは住所をお貸出しするサービスですので、住所を利用する前にはサービスの利用契約を結んでいただく必要があります。

よく勘違いされる例で、法人登記目的で利用するので、契約主体である法人が先に設立されていないといけないと勘違いしてしまい、当社の事前承諾なく(承諾はしておりませんが)法人登記を行ってしまうケースがあります。人間が引っ越しをしたりして住民票を登録する場合を考えていただくとわかりますが、住民票を置くためには賃貸借契約を結び、その物件に住む権利を得てから住民票を移すと思います。法人の場合も同じです。当社の場合は、住所を利用する際に先に当社と契約を行っていただくという順序をお願いしております。法人を新規に設立される場合は、当社の場合、最初に個人で契約をしていただき、住所を利用できる権利を得ていただいた後に法人を設立していただき、その後にその法人の契約に切り替えていただくというプロセスを踏んでいただきます。

もし先に登記を行ってしまった場合、当社に関わらず運営サイドが望む形で登記をしていない可能性があります。(当社の場合「KSフロア」と入れていただく必要があります。)登記された住所に不備があったりする場合は、登記先の住所に送られてくるはずの郵送物が届かなかったり、最悪のケースでは登記の修正を行っていただかないといけないので十分気をつけてください。

バーチャルオフィスを契約する際に気をつけること

同じ名称の契約者がないか先に確認をしておくこと

バーチャルオフィスのサービス内容の比較してみて、実際にこのバーチャルオフィスで契約しようとなった際に、最後に必ず確認しておくべきことがあります。それは「全くの同名または酷似する社名・屋号で住所を利用している人がいないか?」ということです。

これはバーチャルオフィスの運営体制がどれくらいしっかりしているかによって左右されるのですが、最初に「ナレッジシステム」という屋号の個人事業の方と「ナレッジシステム株式会社」という法人が利用している場合、後から利用し始めた「株式会社ナレッジシステム」は法律的には、そこの住所に法人登記ができてしまいます。そうなると厳密には異なりますが、「ナレッジシステム」という事業体が3社、その住所に存在してしまうことになります。

この場合、契約されている方宛の郵便物を正しく仕分けることができるのかということが問題になってきます。郵便物を出される方が宛名を確実に正しく記載してくるとは限りません。間違えて前株と後株を逆に書いてしまうということは簡単に想像できます。当社においても郵便物の仕分けについては人間が行いますのでミスをしてしまう可能性が高まってしまいます。

契約する前にバーチャルオフィスの運営者側が類似社名のチェックをしてくれればよいですが、それもなく契約し、登記をしてしまってからですと移転登記などに不必要なコストがかかってしまうので注意が必要です。(当社は、誤った判断をしてしまいそうな社名も含めて社名が被る方については、先に契約されている方に迷惑をかけないためにも残念ながら契約をお断りしております。)

使用できる住所について確認する

実際に利用できることになる住所は東京都●●区●●1-1-1などのように具体的に何かを確認してください。その住所を検索してネガティブな情報がネット上に出ていないかはとても重要です。もしネガティブな情報が出ている場合、同じ住所を使うあなたの法人も同じくネガティブなイメージを持たれかねません。そういう情報が出るバーチャルオフィスで契約をすることは見送ったほうが良いでしょう。法人口座の開設にもマイナス要素として働き開設のハードルが高まってしまいます。

必ず現地を確認に行く

バーチャルオフィスの中には実際にその住所に一度も足を運ぶことなく契約ができるところもありますが、必ず現地に行ってどのような場所なのか確認した方がよいでしょう。自社の本社住所となる場所に一度も行ったことがないというのはすべての経営責任を負うことになる企業経営者の行動としては望ましくありません。事業がが始まってしまえば、バーチャルオフィスに行くことはないかもしれませんが、それでも自分の登記簿上の本店所在地、自分が配る名刺に書いてる住所がどんなところなのかは自分の目で確認するべきです。住所をたどってくる人がどんな気持ちになるのか?業者の対応はよいかなど、実際に行ってみて感じることはとても重要です。また見学をしなくてもオンラインや郵送のみで申込ができてしまうバーチャルオフィスもありますが、それでも見学はなされた方がよいでしょう。

なおコロナウィルス感染防止のため、当社は一時的に対面での申込をオンラインに切り替えています。

どのバーチャルオフィスを選ぶかについては後程詳しく解説させていただきます。

定款を作成する

バーチャルオフィスの選定が終了し、バーチャルオフィスとの契約が完了ら、法人登記の作業に入ります。最初のステップは定款の作成です。

定款作成のためには、下記の項目について記載をする必要があります。

  • 1.商号(法人名)
  • 2.目的
  • 3.本店の所在地
  • 4.公告
  • 5.発行可能株式総数
  • 6.株式の譲渡制限
  • 7.取締役の員数
  • 8.取締役の任期
  • 9.事業年度
  • 10.設立に際して出資される財産の価額
  • 11.設立後の資本金の額
  • 12.最初の事業年度
  • 13.設立時の役員
  • 14.発起人の氏名、住所等

定款の記載内容を決めるときに注意したいこと

項目内容を決定するときに、それぞれ注意すべきポイントもありますので、ちゃんと考えていただいたり、専門家の方に相談していただく必要があります。以下にナレッジソサエティでよく見かける注意ポイントをお伝えします。

商号(法人名)

商号については同一住所に同一商号を用いることは不可能です。それは法律で決まっていることにプラスして上記で説明したように、当社としてバーチャルオフィスという事業の運営上の理由で社名が使えないということもあります。その他のバーチャルオフィスではどのようなルールがあるかわかりませんが、事前に社名の使用可否については運営会社に確認をした方がよいでしょう。

目的

事業を行うために許認可の取得が必要な場合は、事業目的を正しく記載する必要があります。正しく記載を行わないと許認可が取得できる定款の修正を行う必要が出てくる可能性もあります。また、その時点で実際に行うかどうかわからない事業だったとしても、もしかしたら将来的に行う可能性がある事業がある場合は、そういう事業目的も記載したほうがよいです。起業当初考えていたビジネスモデルでも実際に、運用していく中で変化していったり、親和性の高い事業として新たなものを追加していくということはよくあります。よって事業が変化することがあった場合に備えて、あらかじめ可能性のある事業目的を幅広く記載しておいた方がよいでしょう。

本店の所在地

本店所在地の記載については「本店の所在する独立の最小行政区画」まででよいとされています。そのため、当社のバーチャルオフィスで法人設立をする場合、「当会社は、本店を東京都千代田区に置く」としておけばよいと思います。こうすることによって、仮に自分でオフィスを持つために当社を解約して住所を移転する場合に、同じ千代田区内であれば定款の変更はしなくて済みます。「東京都千代田九段南1丁目5番6号 りそな九段ビル5階 KSフロアに置く」と記載していただいても問題はないのですが、当社から移転をされる際に、移転登記だけでなく定款の変更も必要になってしまいますので、移転作業が面倒になります。

事業年度

決算をいつにするかを決めます。決算をいつにするかについては様々な観点から決められますが、一番お得になるのは消費税の免税期間を一番長くとれるように1期目をできるだけ長く設定することです。売上にかかる消費税を税務署に収める必要がないということは単純に10%の売上の増加になります。これは起業したばかりの法人にとってはとても大きなメリットがありますので、できるだけそのメリットが長く取れる設定をした方がよいということになります。

公証役場で定款を認証してもらう

どの公証役場に提出するべきか

定款認証は公証役場で行ってもらいます。ではどの公証役場で定款認証を行ってもらうかというということですが、「会社の住所(本店所在地)と同一の都道府県にある公証役場」ということになります。つまりナレッジソサエティのバーチャルオフィスを利用して法人を設立する場合は、当社が東京都にありますので東京都内の公証役場であればどこで行ってもらってもよいことになります。当社が東京都千代田区にあるので定款認証をしてもらうためにわざわざ千代田区の公証役場に行く必要はありません。ご自宅の近くの公証役場でよいということになります。(法人登記については都内のどこでもよいということではなく、管轄の法務局に行く必要がありますのでご注意ください)

認証方法

定款認証の方法ついては、①通常の紙による認証、②電子認証、の2つがあります。その違いですが、電子認証を行うと印紙代4万円が不要となるためコスト削減になります。しかし電子認証のためには専用の機器が必要になります。何回も電子認証を行うのであれば機器をそろえるのもよいですが、基本は1度しか行わないので、自分で機器をそろえて電子認証を行うというのは現実的ではありません。よって自分で認証を受ける場合は、通常の認証を受けていただく必要があります。通常の定款認証と電子認証による差額は4万円となりますが、電子認証を受けるための手数料として専門家が電子認証を行ってくれるというケースが多くあります。

定款を認証してくれる公証役場は都内に多くあります。当社で法人を設立したい、つまり東京都内で法人を設立したい場合は、東京の公証役場であればどの公証役場で認証を受けてもらっても大丈夫です。逆に埼玉や神奈川では認証を受けることはできません。

東京の公証役場一覧をまとめましたので所在地確認の参考にしてください。

役場名 所在地
霞ヶ関公証役場 100-0011 東京都千代田区内幸町2-2-2 富国生命ビル地下1階
電話:03(3502)0745
神田公証役場 101-0044 東京都千代田区鍛冶町1-9-4 KYYビル3階
電話:03(3256)4758
丸の内公証役場 100-0005 東京都千代田区丸の内3-3-1 新東京ビル2階235区
電話:03(3211)2645
麹町公証役場 102-0083 東京都千代田区麹町4-4-7 アトム麹町タワー6階
電話:03(3265)6958
日本橋公証役場 103-0026 東京都中央区日本橋兜町1-10 日証館ビル1階
電話:03(3666)3089
京橋公証役場 104-0031 東京都中央区京橋1-1-10 西勘本店ビル6階
電話:03(3271)4677
銀座公証役場 104-0061 東京都中央区銀座2-2-6 第2DKビル5階
電話:03(3561)1051
八重洲公証役場 103-0028 東京都中央区八重洲1-7-20 八重洲口会館6階
電話:03(3271)1833
昭和通り公証役場 104-0061 東京都中央区銀座4-10-6 銀料ビル2階
電話:03(3545)9045
新橋公証役場 105-0004 東京都港区新橋1-18-1 航空会館6階
電話:03(3591)4845
芝公証役場 105-0003 東京都港区西新橋3-19-14 東京建硝ビル5階
電話:03(3434)7986
麻布公証役場 106-0045 東京都港区麻布十番1-4-5 深尾ビル5階
電話:03(3585)0907
浜松町公証役場 105-0012 東京都港区芝大門1-4-14 芝栄太楼ビル7階
電話:03(3433)1901
赤坂公証役場 107-0052 東京都港区赤坂三丁目9番1号 八洲貿易ビル3階
電話:03(3583)3290
新宿公証役場 160-0023 東京都新宿区西新宿7-4-3 升本ビル5階
電話:03(3365)1786
高田馬場公証役場 169-0075 東京都新宿区高田馬場3-3-3 NIAビル5階
電話:03(5332)3309
新宿御苑前公証役場 160-0022 東京都新宿区新宿2-9-23 SVAX新宿B館3階
電話:03(3226)6690
文京公証役場 112-0003 東京都文京区春日1-16-21 文京シビックセンター8階
電話:03(3812)0438
上野公証役場 110-0015 東京都台東区東上野1-7-2 冨田ビル4階
電話:03(3831)3022
浅草公証役場 111-0034 東京都台東区雷門2-4-8 あいおいニッセイ同和損保浅草ビル2階
電話:03(3844)0906
錦糸町公証役場 130-0022 東京都墨田区江東橋3-9-7 国宝ビル5階
電話:03(3631)8490
向島公証役場 131-0032 東京都墨田区東向島6-1-3 小島ビル2階
電話:03(3612)5624
大森公証役場 143-0016 東京都大田区大森北1-17-2 大森センタービル2階
電話:03(3763)2763
目黒公証役場 141-0021 東京都品川区上大崎2-17-5 デルダンビル5階
電話:03(3494)8040
五反田公証役場 141-0022 東京都品川区東五反田5-27-6 第一五反田ビル3階
電話:03(3445)0021
蒲田公証役場 144-0051 東京都大田区西蒲田7-5-13 森ビル2階
電話:03(3738)3329
世田谷公証役場 154-0024 東京都世田谷区三軒茶屋2-15-8 ファッションビル4階
電話:03(3422)6631
渋谷公証役場 150-0041 東京都渋谷区神南1-21-1 日本生命渋谷ビル8階
電話:03(3464)1717
中野公証役場 164-0001 東京都中野区中野5-65-3 A-01ビル7階
電話:03(5318)2255
杉並公証役場 167-0032 東京都杉並区天沼3-3-3 澁澤荻窪ビルディング4階
電話:03(3391)7100
池袋公証役場 170-6008 東京都豊島区東池袋3-1-1 サンシャイン60ビル8階
電話:03(3971)6411
大塚公証役場 170-0005 東京都豊島区南大塚2-45-9 ヤマナカヤビル4階
電話:03(6913)6208
王子公証役場 114-0002 東京都北区王子1-14-1 山本屋ビル3階
電話:03(3911)6596
赤羽公証役場 115-0044 東京都北区赤羽南1-4-8 赤羽南商業ビル6階
電話:03(3902)2339
板橋公証役場 173-0004 東京都板橋区板橋2-67-8 板橋中央ビル9階
電話:03(3961)1166
練馬公証役場 176-0012 東京都練馬区豊玉北5-17-12 練馬駅前ビル3階
電話:03(3991)4871
千住公証役場 120-0026 東京都足立区千住旭町40-4 サンライズビル3階・4階
電話:03(3882)1177
葛飾公証役場 124-0012 東京都葛飾区立石4-25-9
電話:03(3693)4103
小岩公証役場 133-0056 東京都江戸川区西小岩3-31-14 ジブラルタ生命小岩ビル5階
電話:03(3659)3446
武蔵野公証役場 180-0004 東京都武蔵野市吉祥寺本町2-5-11 松栄ビル4階
電話:0422(22)6606
立川公証役場 190-0023 東京都立川市柴崎町3-9-21 エルフレア立川ビル2階
電話:042(524)1279
八王子公証役場 192-0082 東京都八王子市東町7-6 ダヴィンチ八王子2階
電話:042(631)4246
町田公証役場 194-0021 東京都町田市中町1-5-3
電話:042(722)4695
府中公証役場 183-0056 東京都府中市寿町1-1-3 三ツ木寿町ビル2階
電話:042(369)6951
多摩公証役場 206-0033 東京都多摩市落合1-7-12 ライティングビル1階
電話:042(338)8605

ここまでの作業はバーチャルオフィスの契約作業と同時並行して行っていただいても大丈夫です。留意していただきたいことは当社のバーチャルオフィスの契約をする前に勝手に定款認証を行わないことです。定款認証を受ける前に当社との契約が完了している必要がありますのでお気をつけください。

登記に必要な書類を準備する

法人登記をするために準備しなくてはいけないのは下記の書類になります。これらの書類については、その法人の形態や、現物出資の有無などで必要なものが異なってきますので、実際に設立をする際には専門家に確認を取ってください。

  • 1.登記申請書
  • 2.登録免許税分の収入印紙を貼り付けたA4用紙
  • 3.定款
  • 4.発起人の決定書
  • 5.取締役の就任承諾書
  • 6.代表取締役の就任承諾書
  • 7.監査役の就任承諾書
  • 8.取締役の印鑑証明書
  • 9.資本金の払込を証明する書類
  • 10.印鑑届出書
  • 11.登記すべきことを保存したCD-RかFD

登記申請書を作成する際に注意したいこと

フロアの階数やバーチャルオフィスの名称がある場合はできるだけ入れる

これはバーチャルオフィス特有の問題です。法人登記は番地を正しく記載すればビル名などは記載しなくても大丈夫です。このためバーチャルオフィスを利用していることを隠すために、ビル名・階数・オフィス名を外して登記する方がいます。これは普通にオフィスを借りる場合でしたら全く問題なのですが、バーチャルオフィスを利用する場合は郵便物がちゃんと届くかです。ビル名を法人登記の際に入れないために郵便物が届かなかったというケースは当社で過去に起こりました。また階数やオフィス名がないために違う階の別の会社に誤配送してしまったという事例もあります。そして誤配送された郵便物を誤って開封してしまったということも起こっています。特にバーチャルオフィスは多く法人が同じ住所に登記しているため、大量の郵便物が一度に届きますので、郵便局の方も配送する中で誤って配達してしまうことがあります。特に公的機関から届く書類などは時期が集中するため、郵便局の作業ミスの可能性が高まります。そういうことを避けるために、できるだけ登記の住所は詳しく行うことをおすすめします。また登記の住所をもとの送られてくる郵便物は公的な書類が多いため、誤配送を避けることはかなり重要です。

法人登記を行う区は千代田区、中央区、文京区がお得かも?

法人登記をどの区で行うかということについては複合的な角度から検討する必要があり、どれが正しいという答えは正直「人によって違う」といえる部分ではあります。検討ポイントのひとつとして考慮しておきたいのが、「将来法人登記を移転させるか?」ということです。法人登記を移転させる場合は移転登記が必要になり費用がかかります。移転登記の場合は関係する法務局につき30,000円かかります。要するに転出と転入で管轄する法務局が異なれば転出する法務局で30,000円、転入する法務局で30,000円かかることになります。東京の場合、千代田区から新宿区に移転するとなると60,000円かかってしまいます。その一方で同じ千代田区内での移転なら30,000円で済むということになります。

東京法務局は千代田区、中央区、文京区と会社が本社を置く際によく使われる主要な3つの区を管轄しますので他の区を管轄する法務局に較べると管轄区をまたぐ可能性が低くなります。千代田区内での本社移転のみならず、千代田区から中央区、文京区から中央区といった移転を行った場合でも登記にかかる費用は30,000円で済むということになります。

法務局に必要書類を提出する

どこに提出するべきか?
必要書類を提出する法務局は本社所在地を管轄する法務局ななります。よって当社で法人登記する場合は東京法務局の本局で行わなくてはなりません。(東京法務局の本局は当社ナレッジソサエティから徒歩数分の場所にあります。)自宅が近いからといって港出張所や渋谷出張所に提出することはできません。東京の法務局一覧をまとめましたので所在地確認の参考にしてください。

庁名 商業・法人登記管轄区域 住所
東京法務局 千代田区、中央区、文京区
大島町、利島村、新島村、神津島村、三宅村、御蔵島村、八丈町、青ヶ島村、小笠原村、八丈支庁の管轄区域(八丈町及び青ヶ島村を除く)
東京都千代田区九段南1-1-15
板橋出張所 板橋区 東京都板橋区板橋1-44-6
江戸川出張所 江戸川区 東京都江戸川区中央1-16-2
北出張所 北区、荒川区 東京都北区王子6-2-66
品川出張所 品川区 東京都品川区広町2-1-36
渋谷出張所 渋谷区、目黒区 東京都渋谷区宇田川町1-10
城南出張所 大田区 東京都大田区鵜の木2-9-15
城北出張所 足立区、葛飾区 東京都葛飾区小菅4-20-24
杉並出張所 杉並区 東京都杉並区今川2-1-3
新宿出張所 新宿区 東京都新宿区北新宿1-8-22
墨田出張所 墨田区、江東区 東京都墨田区菊川1-17-13
世田谷出張所 世田谷区 東京都世田谷区若林4-22-13
台東出張所 台東区 東京都台東区台東1-26-2
立川出張所 立川市、昭島市、日野市、武蔵野村山市、東大和市、国分寺市、国立市 東京都立川市緑町4-2
田無出張所 小平市、東村山市、西東京市、清瀬市、東久留米市 東京都西東京市田無町4-16-24
豊島出張所 豊島区 東京都豊島区池袋4-30-20
中野出張所 中野区 東京都中野区野方1-34-1
西多摩支局 青梅市、福生市、羽村市、あきる野市、西多摩郡 東京都福生市南田園3-61-3
練馬出張所 練馬区 東京都練馬区春日町5-35-33
八王子支局 八王子市 東京都八王子市南大沢2-27
府中支局 武蔵野市、三鷹市、府中市、調布市、小金井市、狛江市、多摩市、稲城市 東京都府中市新2-44
町田出張所 町田市 東京都町田市森野2-28-14
港出張所 港区 東京都港区東麻布2-11-11

法務局に書類を提出する日について気をつけること

法人設立の日はいつになるか?
法人の設立日は法務局に必要書類を提出した日になります。何か記念日になるような日に法人設立をしたいというリクエストも多くいただきますが、土曜、日曜、祝日は法務局が休みになりますので、自分が設立したい日が法務局の休みの日になってしまえば、その日に設立することはできません。例えば1月1日に設立したいと思っても法務局が開いていませんので設立はできません。法務局が開いている日であれば、法人の設立日を創業者の誕生日や縁起のいい日など意味のある日にすることが可能です。設立日は法人を設立した日になりますので法務局がその日に受付可能かによって制約がありますが、創業日となると自分が事業を始めた日ということになりますので、自分で好きなように決められます。

バーチャルオフィスに登記簿謄本を提出する

ナレッジソサエティの場合は、バーチャルオフィスを個人として契約し、法人を設立するという流れになりますので、法人ができた時点ではナレッジソサエティとは個人としての契約のままになっています。法人登記が完了したら法人契約に切り替えていただく必要があります。ナレッジソサエティの場合はある程度確認をとっているので把握はできるのですが、どういう社名で法人登記をしたかが確認できないと郵便物の受け取りができない場合があります。会員のリストに名前がない法人宛の郵便物は返却せざるを得ないからです。特に法人登記直後は法人マイナンバーなどの重要な郵便が届きますので、これらを受け取れないと事業上、おおきなダメージとなります。どういう社名で法人登記をしたかは確実に当社にお知らせください。

法人設立(法人登記)は自分で行うべきか、専門家に任せるべきか?

こういった流れで手続きを行っていって法人の設立が完了となります。これらの手続きはもちろん自分で行っていただいてかまいません。しかし法人設立というのは基本的に何回も行うものではありません。それほど多くないことを自分で行うために多くの時間を割くのは時間がもったいないです。法人設立の方法を知っているからビジネスの拡大ができるというわけではないからです。法人設立の方法を知っていてもあまり意味がないのです。法人設立のために時間を使うよりも、できるだけ売上をたてることに使った方がよいといえます。法人の設立方法を知らなくても事業は売上が立ちさえすれば何とか回せますが、売上が立つ前に資金がショートすればその事業は継続することができません。

バーチャルオフィスを利用して法人口座開設

ナレッジソサエティのバーチャルオフィス会員の銀行法人口座開設実績は多数

バーチャルオフィスの利用を検討されている方に頻繁に聞かれる質問は

「バーチャルオフィスは法人口座の開設が難しいという記事を見ますが実際はどうでしょうか?」

というものです。これはバーチャルオフィスの利用を検討する方にとっては当たり前の心配事でバーチャルオフィスと契約したはいいものの、決済用の法人口座が開設できないとなれば、事業に大きな足かせとなってしまいます。起業当初の段階でとても重要な問題ですので、この質問についてどうお答えさせていただいているかを書いてみたいと思います。(なおここに書くことはナレッジソサエティの意見でありますので、すべてのバーチャルオフィスにあてはまるものではありません。判断や行動につきましては自己責任でお願いいたします。)

実際に口座開設についての郵便物が届いている

まず現実の問題として、ナレッジソサエティのバーチャルオフィス会員の方の多くは法人口座開設に成功しています。私たちは銀行から届く法人口座の開設完了についてのお知らせを日々受け取っていまし、またある銀行の方からは「いつもご紹介いただいてありがとうございます。」と言われておりますので間違いありません。よってバーチャルオフィスを利用しているというだけで、法人口座開設の道が閉ざされる一切ありません。

「バーチャルオフィスを利用すると法人口座の開設ができない」という内容の記事を見たりしますが、それは実際にバーチャルオフィスを運営している人が書いている記事かの確認が必要です。実際に運営してみての事実を記事にしているのか?ネットなどの情報だけをもとに書いているかを見ていただくことが重要です。最近はコンテンツマーケティングが盛んになってきており、SEO対策のために書かれた記事が多く実際の経験に基づいた一次情報による記事なのかを見極めることが重要です。

この記事の前提は

この記事の対象となる法人は、サラリーマンなどから独立して立ち上げ、まだ実績があまりない新設法人です。個人事業主としての活動を経て、法人成りしてできた法人が、今まで利用してきた銀行の支店で法人口座を開設するケースは多くの場合、メガバンクなどでも法人銀行口座は開設できるのではないかと思います。まずこの部分を一緒にして考えてしまい、単純にバーチャルオフィスを利用しているから法人口座は開設が難しい・銀行口座の開設はできないと考えが広がっている部分が多くあると思われます。

法人口座が開設できない銀行とバーチャルオフィスがある

そういったことを考慮して考えてみるとバーチャルオフィスを利用すると法人口座が開けないという問題は、バーチャルオフィスを利用していると法人口座を開設できないということではなく、大きく分けて2つの要素において法人口座が開設できなケースがあるために、「バーチャルオフィスの利用=法人口座が開設できない」という図式で記事が書かれているという問題です。

  • ・法人口座が開設できない銀行がある
  • ・法人口座が開設できないバーチャルオフィスがある

この二つについてしっかりと検討をしないとバーチャルオフィスと契約した法人の法人口座開設はとても難しくなってしまいますので注意が必要です。以下で法人口座が開設できない銀行と法人口座が開設できないバーチャルオフィスの問題について詳しく解説していきます。

法人口座を開設できない銀行がある 銀行のタイプ別解説

バーチャルオフィスを利用した法人口座開設については簡単でないのは事実だと思います。銀行もバーチャルオフィスを利用している法人の口座開設に対しては、通常以上に厳格な審査を行っているということは事実だと思います。これは警察庁が金融機関に対して、法人口座開設の際の審査を厳格化するように求めたこと、犯罪による収益の移転防止に関する法律(犯罪収益移転防止法)が大きな影響を与えています。つまりこの法律の制定によって銀行は緩い審査で法人口座を開設することができなくなりました。これは特にバーチャルオフィスを利用している法人の口座開設についてもあてはまります。

そして銀行タイプによって法人開設のハードルの高さは違います。それぞれの特徴を理解しておく必要があります。

信用金庫で法人口座開設は難しい

信用金庫は基本的に断られると考えた方がよいでしょう。東京の一部だけですが私も信用金庫の方とお話をしましたが、バーチャルオフィスを利用した法人口座開設については、肯定的なお話ができたことがありません。また、残念ながらバーチャルオフィス自体を知らないというようなケースもありました。起業家をリスクをとって支援をするという姿勢に欠けている面がある思います。振込手数料なども安くないので、そもそも無理に法人口座を起業時に開設する必要はないのではないかと思います。(とても辛口な意見ですいません。東京のごく一部の信用金庫の反応ですので、他の信用金庫、他の地域にはもちろん積極的に起業支援に取り組んでいる金融機関さんもあります。)

実際の銀行のスタンスは?
城南信用金庫 ×難しい 九段支店に問い合わせたところ、実際に活動する場所と法人登記の場所が異なる場合、法人口座開設はできないそうです。
興産信用金庫 ×難しい 飯田橋支店に問い合わせたところ、実際に活動する場所と法人登記の場所が異なる場合、法人口座開設はできないそうです。
朝日信用金庫 ×難しい 神田小川町支店に問い合わせたところ、実際に活動する場所と法人登記の場所が異なる場合、法人口座開設はできないそうです。

ネット銀行はバーチャルオフィスとの相性抜群

ネット銀行はバーチャルオフィスを利用されている方の法人口座開設と相性がとてもよいです。オンラインバンキングの機能がとても便利で店舗に行く必要はありませんし、振込もいつでもできて手数料もとても安いので、起業時の資金が節約にとても役立ちます。普通の銀行だと振込手数料が600円などするときにネット銀行は250円前後で振り込みができます。信用面でメガバンクの口座が欲しいという方でも、振込を行うための法人口座をひとつは開設しておくべきでしょう。

しかしながらネット銀行の中には起業時には法人口座を開設できないという銀行があります。これは起業して一定の期間が経っていないと法人口座を開設しないというものでバーチャルオフィスを利用しているというだけで審査落ちになるということではありません。以前は、住信SBIネット銀行はバーチャルオフィスの住所では法人口座は開設できないということを名言していましたが、そのルールは撤廃されたようです。こちら(https://help.netbk.co.jp/faq_detail.html?id=776&category=90&page=1)に以前はバーチャルオフィスは利用不可の文言がありましたが、現在は削除されています。つまりバーチャルオフィスを利用していることとは関係なく案件ベースで審査をするとしているネット銀行がほとんどになりましたので、あとは起業時には開設できないなどの別の条件を確認してネット銀行を選んでください。特にGMOあおぞらネット銀行はバーチャルオフィスを利用している即審査落ちということでないと直接お聞きしているのでおすすめです。

ネット銀行で法人口座開設の審査申込をする際のポイントのひとつはホームページを持っていることです。楽天銀行やジャパンネット銀行は、法人口座開設の際にホームページを持っているかいないかでプロセスが変わってきます。しっかりしたホームページを持つことによって具体的な業務内容を銀行側が確認していますので、ホームページを最初の段階で持っていることが重要です。ホームページは銀行口座開設のためのみでなく、中小企業の営業活動には欠かせないものですので、法人口座の開設に合わせてしっかりしたものを作られることをおすすめします。

実際の銀行のスタンスは?
GMOあおぞらネット銀行 〇可能性大 担当者と直接お会いして話しましたが、バーチャルオフィスを利用していることが法人口座開設を拒否することはないと明確に回答をいただきました。2018年に設立されたト銀行であり、開設口座数を積極的に増やしたい状態だと思いますので、今が狙い目です。
楽天銀行 〇可能性あり ナレッジソサエティが毎日取り扱う郵便物の中に、楽天銀行の口座開設の郵便物を頻繁に見かけます。
ジャパンネット銀行 〇可能性あり ナレッジソサエティが毎日取り扱う郵便物の中に、楽天銀行の口座開設の郵便物を頻繁に見かけます。
住信SBIネット銀行 〇可能性あり 以前は、銀行自体がバーチャルオフィスを利用しての法人口座開設を断っていると明言していましたが、現在はそのルールは撤廃されたようです。以前はこちらのページにバーチャルオフィスは利用不可と記載されていましたが、現在は削除されています。

〔法人口座〕法人口座を開設したいのですが、開設できない会社や団体はありますか?(住信SBIネット銀行QA)

イオン銀行 ×開設不可 法人口座を開設する場合は、どういう法人でも2年~3年の事業実績がないと審査の対象にならないとのことです。またその場合であってもバーチャルオフィスを利用する場合は、不正利用防止の観点から開設を断っているとのことです。

メガバンクも開設の可能性はあり

メガバンクでの法人口座開設については3行とも「バーチャルオフィスの住所を使っていることが理由で法人口座の開設を断ることはない」というスタンスです。よってメガバンクでの口座開設をあきらめる必要はありません。しかしながら、審査は厳しいため新たに設立したばかりで取引実績がない法人の場合はかなりハードルが高くなると思います。しっかりとした準備を行って銀行に法人の事業概要を説明する必要があります。

実際の銀行のスタンスは?
三菱UFJ銀行 〇可能性あり 神保町支店に問い合わせたところ、バーチャルオフィスが理由で法人口座が開設できないということはないとの回答をいただきました。
三井住友銀行 〇可能性あり 麹町支店に問い合わせたところ、バーチャルオフィスが理由で法人口座が開設ができないということはないとの回答をいただきました。ただし取引実績が確認できる資料の提出を求められるとのことです。よって全く実績のない新設法人の場合は銀行にしっかりと説明できる資料を準備して対策を行わないと開設のハードルが高いかもしれません。
みずほ銀行 △可能性あるが、、、 以前は九段支店に開設希望の方を紹介しておりましたが、ある程度の規模の法人と取引をしたいとのことで最近は断られるケースが増えてきています。

地方銀行・その他の銀行は比較的開設しやすい

メガバンク以外の銀行は比較的法人口座開設は容易と言われています。最初から一般の店舗型の銀行で法人口座を開設する場合は、メガバンクなどにプラスして地方銀行も開設にチャレンジすることをおすすめします。

実際に問い合わせてみました
りそな銀行 〇実績多数 ナレッジソサエティが入居しているビルにりそな銀行九段支店があります。銀行の方とお話をしましたが、「紹介していただいてありがとうございます。今後もぜひご紹介ください。」と言われております。また実際に多くの方が法人口座を開設しています。
ゆうちょ銀行 〇可能性あり 比較的法人口座が開設しやすいと言われています。郵便物が登記先の住所で受け取ることができるのであれば、法人口座の開設の可能性はあるとのことです。
新生銀行 〇可能性あり 審査基準を公表していないのではっきりとした回答はできないとのことながら、郵送物を登記先以外に転送することが可能とのことです。
東京スター銀行 ×開設不可 開設は不可とのことです。
きらぼし銀行 ×開設不可 開設は不可とのことです。

開設のための条件が変わるケース

上記の表で「開設不可」となっている銀行でも、法人口座が開設できる場合もあります。そのひとつが銀行から借入を行うケースです。借入が承認されると必然的にその金融機関の口座を通して融資、そして返済を行うことになりますので、その銀行で法人口座を持つことが可能になります。

法人口座開設ができない銀行があるということについてまとめ

結論としては、信用金庫で法人口座開設をしようとするのはハードルが高いと言えますが、ネット銀行はバーチャルオフィスを使っての法人口座開設をNGとしているわけではありません。また、メガバンクも必ずしもバーチャルオフィスだから法人口座が開けないということではありません。起業初期の段階でも法人口座を開設するのは可能です。そして特定の銀行しかダメということでなければ選択肢は多くあるということになります。

法人口座が開設できないバーチャルオフィスがある

バーチャルオフィスだから法人口座が作れないということについては、多くの銀行でバーチャルオフィスを利用していることが理由で法人口座が作れないことはないと上記で述べました。つまりバーチャルオフィス全般の話ではないのです。ではなぜそのような話になるのかという言うと「あるバーチャルオフィスでは法人口座開設が著しく難しくなっている」という話ではないかと私は考えています。事実、当社では法人口座の開設ができている法人が圧倒的に多いので、すべてのバーチャルオフィスがNGということではないのです。(もちろん、絶対にメガバンクの法人口座を最初から作れるという意味ではありません。)

住所の汚れたバーチャルオフィス

あくまでも推測の話しですが、住所が汚れてしまっているバーチャルオフィスと契約して法人口座が開設できなくなっているケースが多いのではないかと考えます。住所が汚れているというのは過去に詐欺などの犯罪に絡んだような法人が登記されているというようなケースや、届いた郵便物をちゃんと契約者のもとに正しく転送しないことが頻発しているというケースがあります。おそらくそういった情報がストックされていて、それが原因で法人口座開設が拒否されていることが考えられます。もちろん、取引履歴などの実績が証明できてこの法人なら開設しても問題ないと客観的な判断ができれば大丈夫なのかもしれませんが、起業時にはそういった実績がないというケースも多いのでなかなかそういう証明もできません。

過去に犯罪を犯した法人の登記についてですが、これはかなり面倒で、移転登記や閉鎖登記をすることが第三者にはできません。つまり問題を起こした法人の代表者が自ら行わなければならないのです。そういう法人は代表や株主などと連絡がとれないことがほとんどで、実質登記を外すことは困難です。つまりおかしなことをした法人の登記は、そのバーチャルオフィスの住所にほぼ永久的に残り続けることになるわけです。(登記簿は法務局で検索して取得することができますので、誰でも調査をすることが可能です。)

よってバーチャルオフィスを利用して不正をしようとする人を排除する取り組みは徹底的に行う必要がありますので、そこを丁寧に行っているバーチャルオフィスと契約をする必要があります。つまり審査体制が厳格であることがとても重要なのです。バーチャルオフィスと契約するためのフローとして必要書類をオンラインや郵送で提出するだけでOKというのではなく、対面での面談による審査を必須とするということはとても重要です。バーチャルオフィスの利用者と運営側が一度も面会することなく契約ができてしまい、法人登記ができてしまうというのは不正利用を排除するという観点からは非常にリスクが大きいと思います。ビデオチャット等を利用して面談することは可能だと思いますが、直接対面して得られる情報も大切だと思うくらい真剣に審査に取り組んでいる姿勢が重要だと思います。

わざわざ現地に行って対面の審査を受けなければいけないというのはバーチャルオフィスを契約する側からすればとても煩わしいことです。せっかく現地に行って審査を受けて審査不合格になるより、必要書類を提出すれば絶対に利用できるバーチャルオフィスの方が確実で面倒がありません。しかし、それはバーチャルオフィスを使って悪いことをしたい人にとっても同様のことが言えます。審査で自分たちが悪いことをしようとしていることに気づかれて審査落ちになるより、審査がないようなことろに申込をしようとするのは当たり前のことです。よって、自分が申込を行う際にもう少し簡単に入会できないのかなと感じるのであれば、悪用したい人も同じように煩わしいと感じるはずで、申込を敬遠しようとする気になりやすくなります。これはまっとうにバーチャルオフィスを利用しようとする人より何倍もそう感じるはずです。

(なお、現在コロナ対策のために対面による面談はビデオチャット等に代替えさせていただいております。)

バーチャルオフィス利用者の法人口座開設対策

バーチャルオフィスだからと法人口座開設を拒否しない、業歴が浅いから法人口座を開設しないという銀行出ないところを選び、過去に犯罪等を犯した法人がたくさん出ていないバーチャルオフィスと契約したという前提で、法人口座を作る際に必要なアクションはどんなものでしょうか?銀行のHPから得られる情報をまとめてみました。

法人登記を行う前に考慮するべきこと

法人口座の開設対策をする下準備として、そもそも法人登記行う前に気をつけておきたいことを紹介させていただきます。

資本金を著しく少なくしない

資本金の額は簡単に言ってみれば会社の体力・倒産のしにくさを表します。法人を設立する際の資本金は以前は1,000万以上となっていましたが、現在は1円からでもよくなっていますので法人がとても作りやすくなりました。しかし、逆に言えば資本金が1円であると資金が潤沢でなく簡単に倒産してしまうのではないかという不安を相手に与えてしまいます。すぐに潰れてしまう不安が付きまとう法人と銀行も付き合っていきたくないと思いますので、資本金は少なく設定せずに、ある程度まとまった金額ににしておくべきでしょう。また資本金の額は法人口座開設だけでなく、取引を開始する際、特に新規の顧客は気にすることですので、今後ビジネスを発展させていくという考えを持っているのであれば資本金の金額を著しく少なくするというようなことはしない方がよいでしょう。

過去に犯罪を犯した法人が使った法人名を避ける

法人名を決定する際の注意点なのですが、過去に犯罪を犯した法人と同じ法人名にするのは避けましょう。銀行もしっかり調査をしているので、犯罪を犯した会社かどうかはすぐわかると思いますが、わざわざ怪しまれるようなことをする必要はないと思いますので、法人名をつける前にしっかりと反社チェックはしておくべきです。これも実際に事業を行っていくときにも重要なことですし、一般の方はしっかりとチェックをしているわけではないので、怪しいなと思ったらすぐに敬遠されてしまいます。

事業目的が多い場合は、主要事業をはっきりとさせる

定款に事業目的がとても多く書かれているケースがあります。基本的に定款に定められた事業のみを行う必要があるので、できるだけ多くの事業目的を書いておくという理由はよくわかります。しかし定款だけを見た場合、その法人がどの事業を主要の事業としているかは定款を見ただけではわかりません。当社でも審査の際に事業概要の提出を求めていますが、定款だけを出されても事業目的のうちのどの事業にメインで取り組んでいるのかわからないため、定款だけの提出は事業概要としては不十分とさせていただいています。もし多くの事業目的を定款に定める場合は、どの事業に注力していくのかをしっかりと補足する必要があります。定款とは別に事業概要を説明できる資料を用意しておいた方がよいでしょう。

法人口座開設のために必要なもの

実際に法人口座開設のために銀行に行ったり、またはインターネットで申し込むとなった時にどのような提出書類が求められるでしょうか?こちらにまとめてみました。

必要なものリスト

ほぼすべての銀行で提出を求められる書類
1 履歴事項全部証明書
2 来店した方の身分証明書(免許証、パスポート等)
3 ご来店者と法人の関係を証する書類(委任状等)
銀行によって提出を求められる書類
4 法人の印鑑証明書
5 法人番号(マイナンバー)が確認できる書類(法人番号通知書等)
6 (主要)株主名簿または(主要)出資者名簿
新設法人がよく提出を求められる書類
7 所轄税務署あての法人設立届出書(控)
8 .所轄税務署あての青色申告承認申請書(控)
9 主たる事務所の建物登記簿謄本(現在事項証明書)
または主たる事務所の賃貸借契約書
10 定款の写し
11 実質的支配者についての説明書類
自主的に用意したほうが良い書類
12 請求書、見積書、注文書、仕様書等
13 事業の実施自体に各行政機関等の許認可・届出・登録等が必要な業種の場合は完了済であることを確認できる資料
14 履歴書・業務経歴書
15 会社案内、製品、パンフレット
16 ホームページ
17 過去にメディアに取り上げられた記事など
18 今回のビジネスに関連した資格の証明書など

1から11までの書類については銀行から必須の書類として求められているので、提出をしてください。特に何かを作成するというものではなく役所で取得して来ていただくというものがほとんどです。

12から18については銀行によって求められたり求められなかったりするものですが、自社はおかしいことをしようとはしていないですよ、真剣にビジネスを行おうとしていますよと説明するための資料になります。つまり銀行は犯罪目的で活動しようとする団体に対しての法人口座を開設させたくないために、厳しいチェックを行いますので自社がまっとうなビジネス活動を行っているということをできるだけいろいろな側面から銀行に証明していくことが望ましいわけです。

そういった意味では、請求書や見積書などがあれば、実際に顧客がいてサービスとしてちゃんと動いているのだなということがわかりますし、許認可が必要な業種においてすでに許認可が取れているということがわかれば審査を経て行政機関等から一定の評価を得た法人なのだということが伝えられます。代表者自身がどういう人なのかを説明するという意味で履歴書や業務経歴書を用意するということもよいでしょう。

その他あったらよいなというもの

銀行の人とのネットワーク
もし銀行に勤めている方や銀行関係者とパイプを持っている人がネットワークにいるのであれば、そういったネットワークは頼ってよいでしょう。銀行の方からの推薦があれば法人口座開設のハードルはかなり下がります。ただし、長年の関係性があった上で「この人なら大丈夫です」と言えるようなものでないといけません。知り合って間もないですとか、強引に紹介してもらっただけのような関係ではダメです。

SNSのアカウント
InstagramやTwitterなどのSNSアカウントがあって普段からよく使っているような場合は、それを見せるということもプラスに働くのではないかなと思います。(実際、ナレッジソサエティの審査の際はSNSのアカウントがあることもひとつの判断材料としています。)つまりその方が不正を企んでいるような場合であればSNSで自分の存在を極力表に出さないからです。SNSで人と長期にわたって交流をしているというのがわかれば「この人は少なくとも犯罪に絡んでいるような人ではない」という判断をする材料になるかもしれません。

銀行との面談で注意したいこと

必要書類及び補足資料をもって銀行に行く際は以下のことに気をつけましょう。直接の面談を求められた場合は特に気をつけてください。

  • ・アポイントの時間にきちんと訪れる。(当社でも多いです。という以前に社会人としての常識です。)
  • ・きちんとした服装で面談に臨む。
  • また ・しっかりと事業内容を説明できる資料を用意しておく。

これも望ましいと思います。ホームページと同様、ビジネスを行っていく上で自社の事業内容を端的に説明できることは大切で、ほんの数分で相手が内容を理解してもらえるような説明ができたがために、大きな案件を獲得できるということも起こりえますので、この際簡単でよいので会社概要のような資料は作成しておいた方がよいでしょう。

バーチャルオフィスで法人口座開設に成功した方のインタビュー

  • ―――――――――――――
  • ・社名:匿名
  • ・氏名:Y.K様
  • ・性別:男
  • ・年齢:30代後半
  • ・設立年月日:2019年夏
  • ・資本金:100万円
  • ・事業内容:システム開発、クラウドサービス支援、オウンドメディア運営およびコンサルティング
  • ―――――――――――――

これまでの経歴を教えてください。

大学卒業後、都内の外資系総合コンサルティング会社にてクラウドサービスの運用やシステム開発に携わっておりました。その後、関西の中規模システム開発会社にて5年間働いてから独立しました。

起業されたきっかけを教えてください。

学生時代から独立願望を持っていましたが、当時はあまり起業する人が同年代にいなかったので私もひとまず企業に就職して社会人としての経験や技術を学ぶことにしました。会社員として働く中で以前から独立願望を同僚や顧客に話している甲斐もあって、独立後も個人的にお取引いただけるような見込み顧客も出来ました。とはいえ、独立にはどうしても不安が付きまといます。これまでの安定した収入や生活がなくなってしまう可能性を考えると不安で仕方ありません。私はずっと技術畑で育ってきたので営業力にはあまり自信がありません。それに家族や小学生の子供もいますので自分一人の人生ではないことが大きなブレーキとなっていました。

しかし、既に独立している同業の友人に不安に思っていることを話したら「いつでも助けるよ」と言ってくれました。その友人は独立してからこれまでのことを聞いたり、会社を経営することの楽しさを話してくれました。独立は文字通りひとりで孤独なものだと思っていましたが、こんなに近くに仲間がいることに改めて気が付きました。口約束ではありますが困った時にはお互いに助け合える関係を築くことが出来たことで独立に対する不安が取れたので最後の一歩を踏み出すことが出来ました。いや、自分一人では決断ができていなかったので背中を押していただいた、という表現が私の場合には合っています。

最後に奥さんに独立したいことを話したところ、「何かあれば私が支えます」と言ってもらえたのでとても心強かったです。

どのような事業をされていますか?

システム開発、クラウドサービスの導入や運用支援、オウンドメディアを自社で運用および立ち上げたい企業のコンサルティングを行っています。

メインはこれまでに一番の経験があるシステム開発です。アパレルのECサイトや健康食品のECサイトや貸会議室サイトや企業のマッチングサイト、アーティストのファンクラブの設計やその等多数の業種の開発経験があります。個人的にはECサイトの開発が得意ではありますが、その他の業界についても経験がありますので基本的には公序良俗に反するモノ以外でしたら受注する姿勢です。

次に力を入れていることがオウンドメディアです。実は独立前からマラソンに関するメディアを運営しています。学生時代に部活でやっていたことや今でも趣味で走ったり小さな大会に出場しています。(東京マラソンにはこれから挑戦したいです。)始めは本当に個人的な記録のために運営していましたがセッション数やフォロワー数が増えると嬉しくなりそれがモチベーションで今も続いています。この経験からオウンドメディアを始めたい企業のコンサルティングも独立後に始めました。コンサルティングと言っても、戦略を練って後は現場の人に丸投げするのではなく、実際にチームの中に入り込んで私も手を動かしています。一定の所まで伴走して担当者の方が自立できるところまでお付き合い出来たらと思います。

バーチャルオフィスを利用されるきっかけを教えてください。

会社を作る時に登記住所が必要なことは知っていましたが、パソコン一台あれば仕事ができるので賃貸オフィスを借りることは考えていませんでした。自宅マンションで登記できれば良かったですが、大家さんにNGを出されてしまったので先ほど登場した友人に相談したところ住所レンタルのバーチャルオフィスを紹介してもらいました。そこからバーチャルオフィスを探すことになりますが、まだ売上が立っていない状態なのでコストはできるだけ抑えたいと思っていましたのでこのコスト感は良かったです。

多数のバーチャルオフィスの中でナレッジソサエティを選んでいただいた理由を教えてください。

私は横浜に住んでいますが仕事で慣れ親しんでいることや信用力の面で都心にオフィスを構えたいと思い、東京のバーチャルオフィスを探すことになりました。ナレッジソサエティさんにはたしかネット検索で東京のバーチャルオフィスを探してたどり着いたと思います。
他のオフィスのこともネットで調べましたが、実際に足を運んだのは2社だけです。私が気に入ったポイントはいくつかあり、総合的に判断させていただきました。

施設が明るく雰囲気が良かったこと

オフィスの雰囲気は会社のイメージにも繋がると思いますので明るいオフィスが良かったです。それに会議室が豊富であったり、バーチャルオフィスでもフリーで使える打ち合わせ兼作業スペースがあることには驚きました。バーチャルオフィスとはいえお客様を招くことができる雰囲気なので住所以外にも対応している点が良かったです。

郵便物の転送サービスや受取にも柔軟なところ

郵便物を定期転送してもらえることは他のバーチャルオフィスでもありましたが、好きな時に受取に行けることは当たり前のようで他社さんでは対応していないことが多いです。よく調べたらそこにはスタッフの方が常駐しておらず、本当に住所だけのバーチャルオフィスでした。

見学に行ったもう1社はたくさん支店がありました。私は見込み顧客の多い千代田区に登録したかったのですが、郵便物を受け取ることができるのが港区の本店だけということに違和感がありました。自分の本社を登記する支店で受取ができないということは取引先との契約書もわざわざ港区に送るようにお願いしないといけないのかな?と思ったりするうちに不便だと思って候補から外しちゃいました。都内でもわざわざ港区まで郵便物の受取の為だけに移動するのはコスパが悪いですよね。

審査をしっかりと行われていること

色々なバーチャルオフィスを調べましたが意外に対面審査をするところって少ないですね。 書類を送って数日後に契約締結するバーチャルオフィスが多くて、中にはWEBのフォームを送るだけで住所をレンタルできるバーチャルオフィスもありました。これって名ばかりの審査なんじゃないかな?悪いことをしようとする人も簡単に使えてしまう…と、思いました。その人と同じ住所を使うことは気持ち悪いですし、もしも同じような目で見られてしまったらすごく損をすることになってしまいます。なのでリスクが低い審査をしっかり行っているバーチャルオフィスを探すことになりました。ナレッジソサエティさんは他社の倍以上の書類の提出が必要な上に対面審査を必ず行っていることが安心に繋がりました。

まず提出書類が多いので悪用しようとする人はそこで断念すると思います。更に対面審査で必ず会うことになるのでそこで更に悪用する人が減ると思ったので安心に繋がりました。 書類提出と対面審査をしても全員が通過するわけではないのでたくさんのフィルターが安心に繋がりました。

法人口座の開設実績や保証が素晴らしいこと

バーチャルオフィスのことを調べるうちに会社の口座についてネガティブな記事を目にすることもありました。でも、色々な情報や独立した方のお話を聞くと自分がしっかりしていれば口座を開くことができると思うようになりました。ネットの傾向的に悪いことをいう人が目立つだけで無事に口座を持てている人の方が圧倒的に多いと思いました。バーチャルオフィスの中でも特にナレッジソサエティさんは銀行口座の開設実績が豊富であり、実績を公表したり、「法人口座開設保証®制度」という制度を用意されています。口座開設の自信はありましたが念には念を入れたいと思って私も法人口座開設保証®制度を活用させていただきました。口座開設の実績とナレッジソサエティさんの審査体制はリンクしているんだと思います。

運営者と会えること

書類提出だけで済んでしまうバーチャルオフィスさんもありますが、そういったところはオフィス見学ができませんでした。バーチャルオフィスとはいえ自分のオフィスなのに入ることも見ることもできないのは違和感を覚えます。先ほど悪用する人の話をしましたが、念のためバーチャルオフィスの担当者の方にも会っておきたいと思っていました。オフィスの中身も担当者の顔も知らないで契約するのは怖いですからね。

信用力とブランド力があること

利用可能な住所を確認した時に「千代田区」「九段下」「りそな銀行」はとても信用力とブランド力があると感じました。九段下や千代田区は大手の会社がたくさんあったり都内屈指のビジネス街なのでそこに自分のオフィスもあることを想像するだけでワクワクします。
その上、りそな九段ビルというりそな銀行と同じビルに入居できて名刺にも「りそな」の文字を書くことができるのは大きなブランド力となります。私のように独立したての場合でもりそな銀行のビルにある会社とお客様に認識いただければ信用に繋がってビジネスが上手く行くと思いました。もちろん内装や会議室もキレイなのでお客様が訪問を希望されても自信を持ってお招きすることができます。

銀行法人口座開設手続き時のメンバーシップを教えてください。

バーチャルオフィスメンバーです。

法人口座はいくつ開設されましたか?

りそな銀行の九段支店とGMOあおぞらネット銀行です。

お断りされた銀行はありますか?

特にありません。

複数の法人口座をお持ちの理由を教えてください。

やはりメガバンクは信用力があり、自社のイメージにもプラスとなると思いますので、りそな銀行の口座をお取引先様にお支払いいただく入金用口座と考えています。請求書を発行する時に「りそな銀行 九段支店」と書いてあるとかっこいいですよ!また、税金の納付や保険料等のネット銀行が対応していないケースがあることも想定してリスクヘッジで必ずメガバンクは欲しいと思っていました。GMOあおぞらネット銀行は振込手数料が安いのでお支払い用口座と考えています。創業間もないですから抑えられるコストは少ないに越したことはありませんから。

口座開設のスケジュールを教えてください。

りそな銀行は、申し込みからキャッシュカードの受け取りまでに約1ヶ月でした。
GMOあおぞらネット銀行は、申し込みからキャッシュカードの受け取りまで約2週間程度でした。

【りそな銀行の具体的なスケジュール】

7/3(水)法務局で登記申請手続き
7/12(金)登記簿を取得
7/16(火)りそな銀行WEB申込
7/22(月)りそな銀行の担当者より電話にて面談日の調整
7/26(金)りそな銀行九段支店にて面談と書類を提出
8/2(金)法人口座の通帳の受取
8/7(水)キャッシュカードの受取

どのような書類を提出されましたか?

銀行指定の書類の他にも自主的に追加書類を積極的に提出しました。銀行担当者は自社や私自身が何者であるかをもちろんご存じではありませんのでまずはご理解いただくことを念頭に資料の準備を始めました。すると、登記簿や運転免許証やHPだけでは客観的に見た時に情報が足りないと思いました。なので、これまでのバックボーンから設立した法人で行う事業の関連性やわずかではありますが既に動き出している仕事もありますので見積書や契約書等も提出しました。司法書士監修のもと設立したことも伝わると良いかなと思い司法書士事務所からの請求書も提出しました。見積書には先方の許可をしっかりいただいて部署、役職名、担当者名まで記載するところまで準備しました。

りそな銀行に提出した書類はこちらです。

  • ・履歴事項全部証明書
  • ・法人の印鑑証明書
  • ・本人確認資料(運転免許証のコピー)
  • ・見積書
  • ・契約書
  • ・請求書①(当社からお取引先宛のもの)
  • ・請求書②(司法書士より当社宛のもの)
  • ・ホームページをプリントアウトしたもの
  • ・会社案内資料
  • ・お客様のオフィスの入館証のコピー(システム開発の分野で時々訪問しています)
  • ・バーチャルオフィスの活用方法

GMOあおぞらネット銀行に提出した書類はこちらです。

  • ・履歴事項全部証明書
  • ・法人の印鑑証明書
  • ・本人確認資料(運転免許証のコピー)
  • ・契約書
  • ・請求書①当社からお取引先宛のもの
  • ・請求書②司法書士より当社宛のもの
  • ・ホームページをプリントアウトしたもの
  • ・会社案内資料
  • ・バーチャルオフィスの活用方法

面談ではどのようなことをお話されましたか?

まず、口座の用途を聞かれました。先にお話したようなお客様からの入金や保険料のお支払い等を予定していることをお伝えしました。

次に融資の予定を聞かれました。 当社は事業的に大きな先行投資が必要なビジネスではないことやバーチャルオフィスの初期費用や賃料を大きく抑えることができていることをお伝えしました。当社はシステム開発が中心ですので初期投資はあまり必要ありません。ある程度のスペックのパソコンやネット環境と私の体以外に大きく必要な物はありません。パソコンなどもビジネス用にアップグレードしましたが普段使用していたものに足りない部分を付け加えたぐらいですので大きな費用は掛かりませんでした。業務的にランニングコストがかかるものではなく、そして売上のほとんどが利益になることから融資の必要性がありませんので融資を受けていないことや予定もないことを伝えました。上手く伝わったかわかりませんが倒産リスクの低さもお伝えできたと思います。

次に事業内容、起業の経緯、想定顧客、集客方法、想定売上や利益を聞かれました。 これらはすべて正直にお伝えしました。今後の予定なので大きく見せることもやろうと思えばできますが、企業間もないので各種手続きで事業だけに集中できるわけではありませんので現実的な数字をお伝えしました。想定顧客と集客方法と想定売上はリンクしているのでスムーズに回答できるかも見られていたのかもしれません。

最後に作業場所やバーチャルオフィスについて聞かれました。 バーチャルオフィスの回答も事前に準備していました。事前に資料で提出をしていましたがそちらを補足するような形で回答しました。システム開発は基本的に自宅で行いますが必要に応じてクライアント先に伺うことのどちらかになるので自前のオフィスが必要ないことをお伝えしました。今は使用予定はありませんが、バーチャルオフィスでもフリーで使用できるスペースがあることやオフィス内のコワーキングスペースをドロップイン使用できることも話しました。 コミュニケーションは顔を合わせなくてもZoomやSlackでも十分です。あまりないとは思いますが私のオフィスでの仕事や打ち合わせが必要であればバーチャルオフィス内の会議室を利用することもできるので問題ないことからむしろ賃貸オフィスでは足枷になってしまうのでバーチャルオフィスが最適解であることをお伝えしました。私の説明中に大きく頷いていただけていたので戦略的なオフィス活用をプラスに捉えていただけたと思います。

面談全体を通して自然な受け答えを見られていると思いました。遠回しに他に聞きたいことがあるのかな?と思う言い回しもされたので質問の意図を汲み取りながらこちらから積極的に追加情報を出すようにしました。

書類や面談で気をつけたことはありますか?

行う事業のこと、想定している売上、動き出している取引のこと、バーチャルオフィスのことを伝わるように可視化した資料を用意しました。他にも不安や変な誤解を招くことは事前に情報を伝えたり、資料を先回りして準備をしていました。

口座の申込画面にホームページのURLの記入欄があったので審査に影響をすると思って用意しました。もちろん中身を充実させた上で申請しました。形のある商品を売るのではないので説明が難しいですが、そこはこれまでの経歴や経験を具体的な社名を交えて説明しました。ホームページは会社経営を行う上で絶対に必要ですのでいずれ作る予定でしたが少し早まった感じですね。

お客様とも業務のやり取りは基本的にSlackで行う予定ですが、始めて取引する企業に変な不安を抱かせないために固定電話の03番号を用意していました。 結果的に口座の申込画面でも固定電話の入力欄があったので取得して良かったと思います。ある程度軌道に乗った後は電話番号を手放すことも少し考えています。

他にも契約書で既に取引が発生していることの証明となると思いますが、念のために先方の許可を取ってから取引先のオフィスの入館証を提出しました。偽造できないものなのでかなりの信頼に繋がると思い積極的に提出しました。

支店での面談の時には身だしなみも気をつけました。電話番号の件に似ていますが、相手が不安に感じる可能性をできる限り排除することを心掛けていました。 業界的にラフな格好のことが多いですが、銀行担当者の方にも信頼していただくためにスーツを着て面談に伺いました。普段は私服で仕事をしていることや自宅ではもっとラフな格好で仕事をしていると雑談をしたことはアイスブレイクに繋がり、意外な功績を生みました。

バーチャルオフィスがネックとなったことはありますか?

特にありません。面談の時にバーチャルオフィスについて質問は受けましたが疑問を持たれるようなことは言われませんでした。むしろ伝え方次第でしっかりビジネスと向き合う姿勢が設立間もない内からあると伝えることができるのではないでしょうか。

オフィス形態よりも事業内容や取引実績など事業の実態の方が大切だと思います。立派な賃貸オフィスでも実態を証明することが出来なかったりその姿勢を見せることが出来なかったらダメなのではないでしょうか。賃貸オフィスだから無条件で信用に繋がるとは私は思いませんね。

口座開設で印象的なことはありましたか?

ネット銀行は面談がないので提出書類やHP等のネットで拾える情報が頼りなのでメガバンクより厳しい印象を受けました。

WEB申込の後か面談の前かは忘れましたが、りそな銀行さんは抜き打ちでオフィス訪問がありました。エントランスにある受付端末から私宛に「口座開設のお申込みいただいた件で~」と連絡がありました。その時は自宅で作業中でしたので必要な時だけ滞在利用するバーチャルオフィスであることを正直に伝えました。もしかしたらオフィスの実態調査の一環だったのではないでしょうか。電話対応ができる体制で良かったと思います。

最後にこれから起業や法人口座開設をされる方へアドバイスをいただけますか?

銀行の審査担当者に信用していただき、自社との取引が安全であること伝えることがポイントだと思います。

提出資料について

たくさんの資料や情報を提出したので何が効果があったか定かではありませんが、お客様との契約書は大きくプラスに働いたと思います。言ってしまえばホームページや会社案内は自分のさじ加減で自分を大きく見せることもできてしまいますが、契約書には取引に関する事実が書かれています。いろいろな観点から審査をしていただき、契約書が最後の決定打になったと思います。契約書がなくても見積書や請求書を取引先に依頼して前もって準備したら良いと思います。

事前に準備できるものは準備をしてから口座の手続きを進めると良いと思います。まず精神的に安心できます。それにホームページや会社案内資料を作ることで頭の中を整理できたり、営業する時にもこういった情報が必要だと気づくことも多々ありましたので良かったです。手間は掛かりましたがそれ以上のメリットがありました。設立直後でこれといった実績がなくても会社や事業を説明する資料やパンフレットのラフであったり、過去の実績やクリエイティブ系の人は過去の作品を提出するなどいくらでもやりようはあるはずです。その上で会社員時代の実績や経験がどのように今後の事業に活かされるのか、そして事業を丁寧に具体的にお伝えできると良いと思います。

審査は恐らく複数の担当者の目が入ると思います。それを予想して最終責任者の方にも同じ情報量をお伝えできるようにと思ったことも契約書や資料を提出した理由です。もしもすべて口頭で伝えて済ませていたら下手したら責任者の方には情報が伝わらない可能性もあります。面談された方も人間ですので私とのやり取りのすべてをストレートに伝えていただけるかわかりません。それであれば全力を尽くしたことが形となり最後まで形を変えずに伝わって欲しいと気持ちを込めて提出しました。実際に私の場合は店舗での面談が割と若い方でしたので、審査部門の責任者が他にいらっしゃると思います。

客観視すると私の場合に限らず特に新設法人はどんな事業を行うのか、誰が経営しているのかがわからないと思います。メディア露出があったり既に実績が公表されている場合には心配いらないと思いますが。ですので信用してもらえるようにサラリーマン時代の実績や経験を可視化して資料を提供する上で口頭でも伝えた方が良いと思います。そして事業の継続性が高く倒産リスクが低いことをいかに理解いただけるかが大事なのではないでしょうか。銀行からするとせっかく開設したのにすぐに閉鎖となってしまったら残念だと思いますので。

身だしなみ

変に余計な印象を与えないこと、真剣に口座開設と向き合っていることをお伝えするために清潔感のある格好をして行きました。スーツを着て髭もや髪も整えて行ってきましたね。

その他

こういったご時世ですので銀行も反社会的組織等との取引を敬遠されていると思います。私はもちろん一般市民ですが、それを先方には伝わっていないことを前提に自己紹介をしました。経歴を正直に書いて在籍していた企業のことも守秘義務に反しない範囲で書きましたし、店舗での面談でも誠実に対応することをより一層心掛けました。結果的に開設できたので無事に伝わったのだと思います。

会社が倒産しないことやしっかりと利益が出ることを見られていると思います。私は資料に盛り込んでいませんでしたが、数年先の計画値や投資計画やキャッシュフローも盛り込んでいると現実的に考えていることをお伝えできるかもしれません。

あと、ナレッジソサエティの法人口座開設保証®制度を活用させていただいておりましたので安心感がありました。たくさんの法人を見られているナレッジソサエティさんに事前に書類のチェックやお勧めの銀行を紹介いただけたので自信をもって臨むことができました。

こちらは開設後の話ですが、メガバンクと取引があった方がビジネスをしやすいと感じています。住所に加えて信頼度の向上にも繋がっていると思います。

時間がかかること

思っていた以上に手間と時間がかかったので早めに余裕を持って手続きすることをお勧めします。個人口座は店舗に行って即日作れますが法人口座は早かったGMOあおぞらネット銀行でも2週間かかりました。そしてりそな銀行は1ヶ月ちょっとかかりました。特に繁忙期でもないのにこれぐらい掛かったので、もし4月や年末年始だったらもっとかかっていたと思います。口座を開設できたらようやく取引先に請求書を発行できたり、法人のクレジットカードを作ることができるので会社としての体制が整うまでに思っていた以上の時間がかかります。

私は会社を退職してから法人を設立して法人口座を開設してようやく事業スタートの流れで進めましたが、会社員時代から法人口座の開設まで済ませても良かったのかなと思います。すると独立直後から会社として動き出せる状態になっているのでスムーズに事業に取り掛かれたと思います。起業間もない私がこんなことをお伝えするのは恐縮ですが、会社の副業規定を確認して問題なければ退職を決意した時から設立に関わる手続きを始めてはいかがですか?こちらをルーキー経営者からのアドバイスとして締めさせていただきます。

バーチャルオフィスでも法人口座開設は十分可能

ここまで見てきたようにバーチャルオフィスを利用しての法人口座の開設は全く問題ありません。法人口座を開設するためには正しい金融機関と正しいバーチャルオフィスを選ぶことが重要です。特にバーチャルオフィスの選択を間違えてはいけません。バーチャルオフィスを認めない金融機関の選択してしまっても、他の金融機関に改めてチャレンジすればいいですが、法人口座の開設が難しいバーチャルオフィスを選んでしまうと無駄なコストが発生します。法人口座を開設するための登記先としてそのバーチャルオフィスではだめだと判断した場合には移転登記を行う必要があります。それには登記費用が掛かります。またその住所が表記されている名刺やチラシ等を作ってしまっていたら、それらを作り直す必要があります。その他、行政等への届出等も変更をする必要に迫られるかもしれません。

それを間違いなければ、法人口座の開設は可能ですので、正しいバーチャルオフィス選びをしていただければと思います。

それでも心配な方に

「法人口座開設についての現状はよくわかった。でもやっぱり開設できなかったらどうしよう?」という方のために、ナレッジソサエティでは法人口座開設保証®制度という制度を設けています。この制度は銀行の法人口座が開設できなかったことを理由に当社を退会したいという場合に、入会時にいただいた初期費用と基本料金の2ヶ月分を全額返金する制度です。(口座開設が必ずできるという保証ではありませんのでご注意ください。そういう約束は誰もすることはできません。)退会する場合に登記移転の手間はかかりますが、バーチャルオフィスがネックになって法人口座が開設できないという事態を避けることができますので、ぜひこの制度を利用してナレッジソサエティをご利用していただければと思います。

バーチャルオフィスを比較する際のポイント

どんな基準で東京のバーチャルオフィスを選べばよいのか?

どんな基準で東京のバーチャルオフィスを選べばよいのか?バーチャルオフィスも少しずつ認知されてきました。そして東京でも多くの事業者がバーチャルオフィスを運営するようになりました。おそらく数百を超えるバーチャルオフィス運営者がいると思います。

ただ、まだまだバーチャルオフィスは歴史が浅く事業者がいろいろなスペースをオープンさせていますし、サービスもバラバラです。様々なバーチャルオフィスがある中で、どんなバーチャルオフィスを選べばよいのかというポイントが必要になりますので整理してみました。

バーチャルオフィスの利用目的は、以下の2タイプに分けられます。

  • ・住所さえあればよいタイプ
  • ・戦略的にバーチャルオフィスを使っていくタイプ

住所さえあればよい

バーチャルオフィスとして、どのような場所でも構わないから、とにかく住所だけ登録して利用できれば良いというタイプの場合は、価格面のみを比較して検討するとよいでしょう。いわゆる「格安バーチャルオフィス」を探せば、東京都内であっても月々数百円で利用できるバーチャルオフィスを見つけることが可能です。

ただし、そのような格安バーチャルオフィスだと、来客対応をするのが難しいような内装や設備の建物の場合があります。また、登録住所のネームバリューがなかったり、これまでにその住所で事件や犯罪があったりすることもあるので注意が必要です。

そのようなデメリットが気にならず、住所があるだけで十分だというタイプの方は、格安バーチャルオフィス利用の検討をおすすめします。

戦略的にバーチャルオフィスを使っていく

バーチャルオフィスの利用によって、ビジネスの多角化を図るなど、戦略的に運営していこうと考えている場合は、バーチャルオフィスを選ぶ際にさまざまなポイントから検討し、契約を慎重に進める必要があると言えるでしょう。なぜなら、バーチャルオフィスでビジネスをスタートさせるということは、その住所で法人登記を行ったり、会社のパンフレットや名刺、ホームページなどに住所を記載したりすることになるからです。

万が一、ビジネスをスタートしてから契約したバーチャルオフィスが利用しづらかったり、住所に不具合があったりしてオフィスを変更するようなことになれば、住所をすべて変更することになり、大変な手間と費用がかかることになります。スタートアップの費用を安く済ませようと格安バーチャルオフィスを選んでしまい、その結果、オフィスの移転が必要になれば、余計な費用がかかるのは言うまでもありません。

さらに、会社やブランドのイメージに傷がつくようなことになれば、将来のビジネスにも悪影響を及ぼす可能性があると言えるでしょう。新しいビジネスを立ち上げたばかりの場合は、そのような点についても十分に注意する必要があります。

東京でバーチャルオフィスを選ぶための19個のポイント

バーチャルオフィスの利用目的によって、選び方が異なることはわかりました。では、実際に選ぶ際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

以下、バーチャルオフィスを選ぶ際に確認すべきポイント19個をまとめました。どのようにバーチャルオフィスを選べばよいかわからない人や、バーチャルオフィス選びで迷っている人は、ぜひ参考にしてみてください。

基本料金の差ではなくコスパ

まず最初に確認すべき点は、価格についてです。価格については、絶対的な金額よりも、コストパフォーマンスが高いかどうかに目を向けるようにしましょう。バーチャルオフィスの場合、価格の幅はどれだけ差があったとしても1万円程度です。場合によっては、数千円、数百円の差のこともあります。

それくらいの差のために、重要なポイントをスルーしてしまうということは避けるべきです。価格は大切ですが、あまりにも高い場合は別として、価格差よりもコストパフォーマンスを重視することをおすすめします。そのためにも以下で解説していくポイントに沿ってしっかりとしたバーチャルオフィスを選択してください。

住所が不正利用されていないか?-詐欺等に利用されたことはないか?

バーチャルオフィスを選ぶ際に、まず確認するべきポイントは、そのバーチャルオフィスの住所が汚れていないか、ということです。「住所が汚れている」とは、過去にその住所で登記されていた法人が、犯罪に関与したり刑事事件に絡んでいたりしていたことがあることを表します。特に、ビジネス街としてブランド力があったりネームバリューが高かったりする場所にあるバーチャルオフィスが、相場よりもかなり安くなっているような場合は要注意です。もし、その住所を利用していた法人が、以前に公序良俗に反するビジネスを行っていたら、その住所で犯罪履歴等が残っていることになります。

さらに困るのは、犯罪に関与していた法人が、その住所に登記を残したまま行方をくらましているような場合です。取引先の担当者や顧客が会社の住所を検索したときに、同じ住所を利用しているということで、そのような犯罪歴のある法人に関連があるのではないかと誤解される可能性もあります。その住所を利用していた法人の悪行が、これからの事業展開に悪影響をおよぼすようなことがあっては、たとえバーチャルオフィスの利用で初期費用を安くできたとしても、本末転倒なことになってしまいます。また、そのような住所情報が金融機関や信用調査機関に残っていると、融資の申し出や法人口座の開設が難しくなるといったことも起こり得るかもしれません。

したがって、バーチャルオフィスを選ぶ際には、利用できる住所表記を詳しく聞き、インターネットで、「その住所そのもの」と「詐欺」や「犯罪」といった言葉を組み合わせて検索してみることをおすすめします。もし、あやしい検索結果が出てくるようでしたら、その住所のバーチャルオフィスは契約しない方が賢明だと言えるでしょう。

審査を厳格に行っている事業者か?

過去にその住所を利用していた法人だけでなく、同じ時期に、そのバーチャルオフィスを利用する法人にも注意を払う必要があります。今、住所が汚れていないとしても、公序良俗に反するような法人と同居することは、将来的なリスクが高くなるからです。そのような法人を排除しているバーチャルオフィスを選ぶためには、入居時の審査がしっかりしている事業者を選ぶことが大切です。入会や契約時のプロセスや審査手続きが、面倒だと感じるぐらい厳格に行っているバーチャルオフィス事業者を選ぶことが、犯罪につながるような事業を行っている法人を排除する砦となります。

具体的には、以下のような審査を行っているバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。

1.対面審査を行っている

郵送だけで入会手続きが完了するといった手軽さを謳っているバーチャルオフィスもあります。しかし、事業者や管理担当者とバーチャルオフィス利用者が一度も顔を合わせずに契約が完了するというのは、不正を行おうとしている法人にとって都合がよいため、悪用される可能性が高くなると言えるでしょう。

2.公的書類の原本を要求される

契約時や入会時に提出を求められる公的書類が、原本かコピーかでも不正のしやすさは大きく異なります。当然ですが、コピーの方がデータの改ざんが容易なため、バーチャルオフィス事業者をだましやすくなります。厳格な審査を行うバーチャルオフィスを選ぶのであれば、審査資料として提出する公的書類はコピー不可であることを確認するようにしましょう。

3.即日利用や即日入会できない

即日利用や即日入会できることをアピールしているバーチャルオフィスもあります。しかし、即日利用ができるということは、審査や契約のための必要提出書類が少なかったり、または提出しなくてよかったりすることが多いです。つまり、利用に際して行う審査が適当であるか、または、まったく行っていないということになるので、不正に利用しようとしている人を見極められないというリスクが高くなります。不正利用を目的としている人や法人が入りにくいバーチャルオフィスを選ぶためには、これらの審査がきちんと行われているかどうか確認することをおすすめします。

銀行の法人口座開設実績が豊富か?

バーチャルオフィスの住所で、銀行の法人口座が開設できるかどうかについても、バーチャルオフィスを選ぶ際の大切な確認ポイントとなります。バーチャルオフィスの住所では、銀行の法人口座開設ができないと考えている人もいるようですが、実際にはそのようなことはなく、法人登記がバーチャルオフィスの住所であっても、法人口座を開設することはできます。

しかし、中にはバーチャルオフィスの住所で法人の銀行口座が開設できない場合があります。その原因は、主に以下のようなものです。

1.銀行側の規定や規則により不可能な場合

銀行の中には、バーチャルオフィスの住所では口座を開設することができないところがあります。一例ですが、「住信SBIネット銀行」は、バーチャルオフィスの住所に登記している法人の口座開設は受け付けないと明言しています。そのような銀行だと、バーチャルオフィスを利用している以上、どの住所であっても法人口座開設は不可能です。バーチャルオフィスの利用をあきらめるか、取引銀行を変更するしかありません。一方で、バーチャルオフィスの住所での法人口座開設が容易な銀行や、条件付で認められている銀行もあります。メインバンクや取引銀行で法人口座を開設したいのであれば、あらかじめ確認しておくようにしましょう。

2.法人口座が開設できないバーチャルオフィスの場合

バーチャルオフィスを利用しても法人口座開設ができる銀行であるにもかかわらず、口座が開設できない場合があります。それは「そのバーチャルオフィスでは口座開設ができない」という可能性も考えられます。

先に説明した通り、そのバーチャルオフィスの住所が汚れていたり、入会や利用開始時の審査がしっかりしていないなど、バーチャルオフィス事業者自体に問題があったりするような場合、銀行の口座開設の審査に通らないことがあります。銀行で行われている法人口座開設時の審査内容は明らかではありません。しかし、審査する法人の登記住所が、犯罪に関与していた法人が使用していたなどの履歴があるバーチャルオフィス住所だと、当然、審査をする銀行は慎重になることは言うまでもないでしょう。

このように、法人口座が開設できないために取引ができないという事態に陥ってしまうと、最悪の場合、他の住所への登記変更が必要になるかもしれません。そうなると、余計な費用がかかるだけでなく、取引先からの信用を失ったり、起業に失敗したりする可能性も高くなると言えます。バーチャルオフィスを選ぶ際には、取引銀行やメインバンクでの法人口座開設が可能かどうか、これまでに開設実績があるかどうかを調べた上で検討する必要があります。契約をする前に、必ずバーチャルオフィス事業者に確認するようにしましょう。

口コミはしっかりしているか?

バーチャルオフィスを選ぶ際に、インターネット上の口コミをいろいろと調べて参考にしようとしている人も多いのではないでしょうか。もちろん、口コミはバーチャルオフィスだけでなく、いろいろな店舗やサービスを選ぶ基準として重要な情報です。しかし、口コミ情報に振り回されることにもなりかねないので、参考にする際には、以下のような点に気を付けることをおすすめします。

1.Googleマップでの星の評価に左右されない

Googleマップでバーチャルオフィスなどの施設を調べた場合、星の数で評価を知ることができます。しかし、この星の評価は、あくまでも一つの目安として捉える程度にする方がよいでしょう。

なぜなら、Googleマップの星の評価の場合、そのバーチャルオフィスの会員だけでなく、来客として利用した人、全く関係のない人など、オフィスのサービスに関係のない口コミが混在しているため、あまり信頼性の高い評価とは言えないからです。

バーチャルオフィスの会員でない人にとっては、ビジネスを行う上での住所のメリットや、郵便物などの受け取りサービスや日常のサービスの品質などがわかるはずもありません。ただ星を残すだけの口コミなので、バーチャルオフィスを選ぶ際の判断基準としては、あまり信頼はおけないでしょう。

2.口コミ数に注目する

口コミには、なかなか数が集まらない、良い口コミをあげる人は少ない、という特性があります。そのような特性にもかかわらず評価をあげてくれるということは、バーチャルオフィスの運営事業者と利用している人との関係性がよいことが推察されます。

反対に、良い口コミも悪い口コミもほとんどないということは、そのバーチャルオフィスは悪い点は少ないけれども、取り立てて良い点もないのかもしれません。または、口コミをあげるほど利用者がいない、つまり、選ばれていないバーチャルオフィスの可能性もあると言えます。

3.ネガティブな口コミを確認する

ネガティブな内容の口コミは、そのバーチャルオフィスの具体的な問題点や欠点を浮彫りにしていることが多いので、必ずチェックすることをおすすめします。例えば、「オフィスについての問い合わせに対する連絡が遅い」「催促をしないと返事が来ない」「郵便物の転送に時間かかったり、料金が意外と高かったりする」「きちんと郵便物が転送されない」などです。このようなネガティブな口コミは、そのバーチャルオフィスについて、かなりピンポイントで実態を示していることが多いので、バーチャルオフィスを選ぶ際のとても有益な参考になると言えるでしょう

郵便物・宅配便の転送サービスが充実しているか?受け取りは可能か?

バーチャルオフィスを選ぶ際に、利用者へのサービスの中で、まず重視すべきものは、郵便物の受け取り・転送サービスです。ビジネスを行っていく上で、郵便物や宅配便がスムーズに受け取れないと、事業自体が停滞してしまうことになりかねません。バーチャルオフィスの所在地のネームバリューや立地、利用料などのポイントについては後述で説明しますが、それらの条件が良くても、郵便受け取り・転送サービスがうまく稼働していないと元も子もありません。

では、バーチャルオフィスを選ぶ際に、郵便物の受け取り・転送サービスについて、具体的にどのような点について確認すればよいのでしょうか。以下に確認すべきポイントをまとめました。

1.郵便物サービスについての口コミを確認する

先にもあげましたが、口コミのネガティブな内容には注視する方が良いです。その中で、郵便物の受け取りや転送サービスについての不満やクレームがないかどうかを確認するとよいでしょう。しかし、口コミにネガティブな内容があげられているからといって、それをそのまま信じてしまうのは早計だと言えます。口コミの内容が、本当なのかどうかを自分で確認することが大切です。

例えば、「郵便物を転送してもらう料金が高い」と口コミにあげられていたとしましょう。このような場合、「料金が高いならやめておこう」とすぐに判断するのではなく、どれくらいの頻度や量の郵便物が送られてきて、月に何度ぐらいの受け取りと転送サービスを利用した結果の料金なのかをバーチャルオフィスの運営者に問い合わせて確認することをおすすめします。

口コミをあげた人の利用方法や利用頻度だと、料金が高くて不満があったかもしれませんが、すべての人にそれが当てはまるとは限りません。あらゆる人にマッチするサービスというものはあり得ませんので、その点に注意しながら口コミ内容を確認するようにしましょう。

2.郵便受け取りサービス内容を確認する

口コミの内容だけで判断するのではなく、実際に、郵便受け取りサービスの内容を確認する必要があることはおわかりいただけたかと思います。しかし、「郵便受け取りサービス内容を確認しましょう」と言われても、これまでバーチャルオフィスを利用したことがない人にとっては、どのようなポイントを確認すればよいのかわからないと思います。

ここからは、より具体的な確認すべきポイントについて詳しく説明してきます。

3.郵便物の「受け取り」について

まず、郵便物の受け取りについて、確認すべきポイントは以下の通りです。

  • ・受け取ってくれる/受け取ってくれない郵便物の確認
  • ・現地で郵便物をピックアップできるかどうか
  • ・受け取ってくれる/受け取ってくれない郵便物の確認

郵便物受け取りサービスを利用した場合、バーチャルオフィスの運営者(または管理者)が、どのような郵便物なら受け取ってくれるのか、受け取ってくれないのかを確認する必要があります。特に気を付けて確認しておかないといけない点は、受け取りのサインが必要な郵便物や、本人しか受け取れない郵便物が届いた場合の取り扱いについてです。例えば、簡易書留が届いた場合は代理でサインをして受け取ってくれる、本人しか受け取れない郵便物については郵便局に差し戻すなど、具体的な状況に応じた対応内容をしっかりと確認するようにしましょう。

  • ・現地で郵便物をピックアップできるかどうか

現地(バーチャルオフィス)に自分で出向いて、郵便物をピックアップすることができるかどうかについても確認しておくことが大切です。自分で取りに行けるのは当然のことだから、わざわざ確認する必要しなくても良いのでは?と思われる人がいるかもしれません。しかし、現地に出向いても、そこで直接自分で郵便物をピックアップできないケースもあるのです。

例えば、多数のバーチャルオフィスを展開している事業者だと、いずれかのバーチャルオフィスでまとめて郵便物受け取りサービスの処理を行っていることがあります。そのような場合、自分が利用しているバーチャルオフィスに出向いても、郵便物がそこに届いておらず、別の場所に行かなければならないこともあり得るのです。

いざ、利用し始めてみてから、このようなシステムに気付いて後悔することがないよう、あらかじめ郵便の受け取り内容については、細かいところまで確認しておくようにしましょう。

4.郵便物の「転送」について

郵便物の受け取りサービスの内容と同様に、郵便物の転送サービスについても内容を詳しく確認しておくことが必要です。

確認しておくべきポイントは、以下の通りです。

  • ・転送サービスは標準でついているのか
  • ・転送頻度はどれくらいなのか
  • ・転送手数料には実費の送料がふくまれているのか
  • ・転送サービスは標準でついているのか

郵便物受け取りサービスに転送サービスも標準でついているのか、それともオプションになるのかを確認しておきましょう。標準でついていると思っていたら、後で料金を請求される場合もあります。また、標準サービスには含まれていない場合、オプションで付けることが可能かどうか、付けた場合の料金はいくらになるのか、などについても、細かくチェックしておく必要があります。

  • ・転送頻度はどれくらいなのか

郵便物の転送サービスを利用するのならば、転送頻度についてもきちんと確認しておくことをおすすめします。標準サービスとして転送サービスが含まれていても、転送頻度がニーズに合わない場合もあるので注意が必要です。

  • ・転送手数料には実費の送料がふくまれているのか

転送サービスの手数料については、値段だけでなく、費用内訳についても確認が必要です。転送サービスの手数料だけなのか、実費の郵送料が含まれているのかで、料金の内容は大きく異なります。

最後に、届いている郵便物の確認ができるか、という点も大切なポイントです。利用者とあいては、当然できることだと思うかもしれません。しかし、バーチャルオフィスによっては郵便物を大量に受け取っていたり、別のオフィスでまとめて郵便物を処理していたりすることがあるので、届いている郵便物の確認ができない場合もあるのです。

ビジネスにプラスになる住所か?ネームバリューは?

先に説明した通り、利用しようとしているバーチャルオフィスの住所が汚れていないかを確認することは、住所確認において最低限必要なことですが、さらに、バーチャルオフィスの住所を選ぶことによって得られるプラス要因について説明していきます。

ビジネスにおける所在地(住所)とは、登記簿をはじめとして、ホームページや名刺などに記載する大切な情報であり、会社の印象をも左右するものだと言えます。特に、サービスや商品販売を全国的に展開してくような場合、東京の都心部にあるような住所を使用すれば、顧客や取引先に与える印象が良くなる可能性が高くなるでしょう。聞き覚えや見覚えのある有名な地名の入った住所であれば、覚えてもらいやすく好印象を与えることができます。そのような点からも、東京都内にある有名な地名が入った住所で法人登記することは、ビジネスに有利に働くでしょう。

そのような効果を狙うためには、東京都内の中心部(23区内)にあるバーチャルオフィスを選ぶことをおすすめします。実際のオフィスを借りる費用とは比べ物にならないほど安い金額で、東京の中心部にあるネームバリューが高い住所を事業拠点にできることこそが、バーチャルオフィス最大のメリットだと言えるからです。そのような点からすると、同じ区内であってもエリアによってイメージが異なることも考慮する必要があります。例えば、丸の内エリアと秋葉原エリアは、同じ千代田区にありますが、人々が持っているそれぞれのエリアに対するイメージは大きく異なると言えるでしょう。

後、展開していくビジネスプランがどのようなものなのか、そのイメージに合わせて住所やエリアを選ぶことが戦略の一つとなります。そのような点も意識しながら、バーチャルオフィスの住所を選ぶことが大切です。

ビルの名前は?

バーチャルオフィスの住所だけでなく、そのオフィスが入っているビルの名称についても検討する方が良いでしょう。例えば、「○○コーポ」や「××ハイツ」など、いかにも居住用に使われるような語句がビル名や建物名に入っていると、非常に安っぽい印象を与えてしまい、顧客や取引先から不信感を抱かれることになりかねません。

このような事態を避けるためには、オフィスビルとして有名なビル名や、大手企業との関連性を表したビル名のビルを選ぶと信頼感が増します。しっかりとビジネスオフィスのイメージを持ってもらえるようなビル名のビルに入っているバーチャルオフィスを選ぶことが大切です。

それから、プラス要因ではありませんが、ビル名について注意すべき点があります。それは。ビル名は変更される場合がある、ということです。バーチャルオフィスが入っているビル名が変わると、会社の登記簿やホームページ、パンフレット、名刺等、さまざまな修正が必要になります。それだけではなく、ビル名が変わったことを知らずに来館する顧客などがいた場合、ビルにたどり着けないといった事態が起きる可能性もあります。見込み客として初めて来社するような場合、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまうことになりかねません。

ビル名が変更されやすいビルと変更されにくいビルとを見分ける方法は、ビルの売買が頻繁に行われるかどうか、つまり、オーナーが頻繁に変わる可能性が高いかかどうかを調べるとよいでしょう。例えば、ファンドなどのポートフォリオ(資産の組み合わせ、種類)に組み込まれているビルで頻繁に売買が行われている場合などは、ビル名が変わりやすいと言えるでしょう。バーチャルオフィスを選ぶ際には、そのオフィスが入っているビルの所有状況まで確認しておく方が安心だと言えるかもしれません。

有人スタッフが常駐しているか?

バーチャルオフィスの中には、スタッフがいるオフィスといないオフィスがあります。スタッフがいなくても問題のない場合も多いですが、スタッフがいることのメリットも多くあります。例えば、エントランスにスタッフがいるのといないのとでは、来館した顧客などに与える印象はかなり異なります。

大規模なバーチャルオフィスで常に人の出入りがあるような場合は別ですが、小規模なオフィスで会議室も少ないような場合、来館しても誰もいない状態だと不安を感じるかもしれません。不安を抱いた状態でビジネスの話をし始めても、マイナスの印象からのスタートとなってしまいます。

さらに、不測の事態で顧客に到着の遅れを連絡できないような場合、エントランスにスタッフがいれば、「本日、〇時から会議室の予約が入っていますので、恐らく遅れて来られるのだと思います」といった旨の声掛けをしてくれるでしょう。

また、郵便物受け取りサービスの有無とも関連しますが、スタッフがいれば郵便物や宅配便の受け取り面においても助かる場合が多いです。例えば、郵便物が届いた際に、宛名や号室が曖昧な郵便物であっても、そのスタッフと普段から面識があれば適切は対応をしてもらえることが期待できます。

スタッフがいるということは、運営業者側からすれば人件費などのコストがかかるため、その分バーチャルオフィスの利用料金が高くなります。しかし、費用面で可能ならば、エントランスにスタッフがいるバーチャルオフィスの選択をおすすめします。

突然の来客に対応ができるか?

オフィスに訪れる人すべてが、必ず予約をとってくるとは限りません。会社として住所を公開すれば、アポイントなしで、突然来る人がいることも想定しておく必要があります。来客が突然やってきた場合に、うまく対応できるシステムを有しているバーチャルオフィスか、対応がまったくできないバーチャルオフィスかでは、どちらを選ぶ方が良いかは言うまでもないでしょう。

先に述べたように、エントランスにスタッフがいれば、突然の来客に対しても問題がありません。スタッフがいなくても、きちんとコンタクトが取れる仕組みやシステムが設置されているバーチャルオフィスだと、利便性が高くなると言えます。

人の動きのあるオフィスか?

突然の来客に対応できるかどうかという点に加えて、オフィス内に人の動きがあるかどうかという点も、バーチャルオフィスを選ぶ際の重要なポイントになります。信用調査会社の来訪など、アポイントなしで突然やってきた来客にとって、オフィス内に人がいるかいないかでは与える印象が大きく違います。オフィス内に人気がまったくないと、寂しい印象やあやしい印象を与えてしまいかねません。

このような事態を回避するための一つの方法として、シェアオフィスなどを同時に運営しているといったバーチャルオフィスの利用をおすすめします。シェアオフィスは、基本的に利用者がその場で仕事や作業をすることが多いので、常に人の出入りがあり、寂しい印象を払拭する効果があると言えるでしょう。

来客が混乱しないようなエントランスになっているか?

訪問してきた来客者のことを考慮すると、バーチャルオフィスが入っているビルのエントランスも重要なポイントになります。エントランスは会社の顔とも言えるもので、その会社のイメージにもつながります。エントランスから訪問先まで、きちんとコンタクトがとれるような仕組みや案内があることが大切です。スタッフもおらず、連絡用の内線電話もないといったエントランスでは、来客者の混乱を招くことになります。

バーチャルオフィスの事業者の中には、他の事務所やオフィススペースを借りて事業を展開している場合もあります。そのような場合、来客向けのエントランスの仕組みが不十分なことがありますので、しっかりと現地で確認するようにしましょう。

会議室の種類が豊富か?

バーチャルオフィスの利用者の中には、普段は自宅で仕事をしていて、会議室は必要な時だけ利用するといったスタンスの人もいるようです。しかし、多かれ少なかれ会議室の利用が見込まれるのであれば、会議室の内容についても確認しておくことが必要です。確認すべきポイントとして、まずあげられるのは、会議室の数が豊富かということです。

普段は自宅で仕事をしていても、商談や会議の際に、公開している住所で場所の確保ができるかできないかでは利便性が大きく異なります。ホームページや名刺などに記載している住所と異なる場所で商談を行うとなれば、その場所を伝える手間が増えてしまいます。さらに、他の場所にある貸会議室やホテルのラウンジなどを利用すると、顧客に「オフィスに招きたくないのではないか」といった疑念を抱かせることになりかねません。

会議室の数が豊富なバーチャルオフィスであれば、突然の来客があったり、急に会議や打ち合わせの予定が入ったりしても、会議室の予約が取りやすいので便利です。反対に、経費削減のため省スペースで運営しているバーチャルオフィスだと、会議室の数が少なく、急に会議室が必要になったとしても、利用できないなどの不具合があり得ます。

また、数が豊富にあることと同様に、会議室の種類も大切なポイントになります。例えば、一人で起業している場合、普段の仕事場は狭くても事足りるかもしれませんが、会議室まで小さくても大丈夫というわけにはいきません。集客のためにセミナーや講習会を開催したり、商談のために対面で話し合いができる個室が必要だったりと、さまざまなビジネスシーンごとに必要な会議室のタイプが異なることは言うまでもありません。そのたびに外部の貸会議室を利用することになれば、費用だけでなく、申し込み手続きなどの余計な作業が発生するので非効率的です。

さまざまなビジネスシーンを想定し、それに合わせた最適な会議室や談話スペースなどが利用できるバーチャルオフィスを選ぶと、オフィスとしての機能も高く、将来的に便利であると言えます。

会議室の構造は?個室か?半個室か?

バーチャルオフィスを選ぶポイントとして、会議室の数や広さなどの確認が大切であると説明しました。さらに追加すると、会議室が個室か半個室かである点についても確認する方がよいでしょう。なぜ、個室と半個室の会議室が存在するのかを説明すると、中には消防法上の理由から、完全に仕切られている個室ではなく、天井からの上部が空いている会議室もあるからです。

このように、上部が隣の部屋とつながっているような会議室だと、隣の話し声が気になったり、こちらからの音漏れが気になったりして、話しにくい状況になってしまうかもしれません。完全に区切られている個室の会議室を利用できるバーチャルオフィスの方が、情報セキュリティの面からも安心です。

ただし、完全な個室になる会議室が常に好ましいわけではありません。女性起業家にとっては、男性と1対1になってしまうような閉じられた空間を避けたいと思うのは当然のことでしょう。女性だけでなく、安全性を確保できるかどうかは大切なポイントです。このような事態の対策としては、例えば、完全に区切られた部屋であっても、ガラス張りの壁で中の様子がわかるようになっていて、必要に応じて目隠しできるような部屋だと、機密を守りつつ、安全を確保することが可能になります。

さらに、バーチャルオフィス内にスタッフがいれば、より安全性が増すと言えます。それとは逆に、無人営業で人の出入りも少なく、会議室がすべて個室で外部から遮断された空間しかないバーチャルオフィスは、女性起業家におすすめではありません。

立地がよいところにあるか?

バーチャルオフィスを選ぶ際は、住所だけでなく、立地も重要な比較ポイントになります。駅から近いなど、交通の便が良いバーチャルオフィスを選ぶに越したことはありません。自分が通う利便性はもちろんのこと、来客がある場合にも、少しでも楽に来てもらうことを考慮すれば、いくら利用料が安くても、駅から遠い場所にあるバーチャルオフィスは好ましくないと言えるでしょう。

また、駅から少し離れた場所にあるバーチャルオフィスを利用する場合は、来る人が道に迷わないように、わかりやすい立地かどうかというポイントも大切です。東京都の中心部にあるバーチャルオフィスの場合は、駅からの距離だけでなく、都内でのアクセスが良い立地であると、さらに便利だと言えるでしょう。

例えば、九段下駅近くにバーチャルオフィスがあれば、東京メトロの東西線と半蔵門線、そして、都営新宿線の3路線を利用することができるので、東京駅(大手町駅)や渋谷、新宿といった主要エリアに乗り換えなしで行くこと可能です。また、いずれかの路線が止まっても、3路線あれば、迂回をして九段下までたどり着くことができる、という安心感にもつながります。交通の便が悪くて大変な場所にバーチャルオフィスがあるので、来てもらうのは申し訳ないからこちらからうかがおう、となるよりも、便利な場所にあるので、ぜひお越しくださいと言える方が、総合的にプラスになることは間違いないと言えるでしょう。

ビルの外観がきれいか?

バーチャルオフィスが入っているビルの外観も、重要な確認ポイントとなります。特に、打ち合わせや新規の顧客などの来訪者が多い場合は、ビルの外観が与えるイメージが非常に重要です。ビルの外観によって、そこに入っているオフィスの印象までもが左右されてしまう場合もあります。

さらに、ビルの外観が古びていたり、うす汚れていたりする印象だと、初めて来た見込み客の中には、ビルの中に入ることがためらわれて引き返してしまう人が出るかもしれません。そこでビジネスを展開することが、マイナスとならないような外観のビルを選ぶことが大切です。

また、外観の印象だけでなく、単純にビルとしてわかりやすいかどうかという点も重要です。エントランスの場所がわかりにくかったり、奥まった場所にあったりすると、やはり、来館する人にとって親切ではないオフィスになります。それらも含めて、ビルの外観をしっかりと確認するようにしましょう。

副業としてバーチャルオフィスを運営していないか?

ここまでに述べたバーチャルオフィスを選ぶ際に確認するポイント以外に、普通ではなかなか思いつかない視点から述べると、バーチャルオフィスを専業またはメインの事業としているかどうか、という点についても確認することをおすすめします。

具体的に説明すると、バーチャルオフィスの運営事業者には、バーチャルオフィスを専業またはメインの事業としている業者と、本来の事業は別にあるけれども、余っているスペースをバーチャルオフィスとして貸し出して不動産収益を得る、または、賃料の足しにする、といった目的で、言わば副業としてバーチャルオフィスを運営している業者もあります。後者のようなバーチャルオフィスを専業にしていない運営事業者だと、本業の状況や運営方針の変更などによって、突然、副業であるバーチャルオフィス事業を閉鎖してしまうことがあり、実際にこのようなバーチャルオフィスの突然の閉鎖が起きています。

このような事態は、バーチャルオフィスを運営事業者の経営状況が悪くなった時だけではなく、本業の拡大や拡張により、バーチャルオフィス運営に手が回らなくなるなど、経営が好調な時にも起こることがあり得るので予測がつきにくいのです。バーチャルオフィス事業が突然閉鎖されてしまうと、言うまでもなく一番困るのは、そのオフィスの利用者です。自分の意志とは関係なく、バーチャルオフィス事業者の一方的な都合で移転することになれば、当然、大変なことになります。

また、バーチャルオフィスを専業にしていない運営事業者だと、そのような突然の閉鎖の可能性が高くなるという懸念以外にも、バーチャルオフィスを専業にしている運営業者と比べて、サービスに違いがある場合もあり得るので注意が必要です。バーチャルオフィスというサービスを専業にして経営に取り組んでいる事業者と、空いているスペースを貸し出して利益を得ようとしている事業者とでは、バーチャルオフィスのサービスに対する思い入れが大きく異なるのは当然だと言えるでしょう。

したがって、バーチャルオフィスの利用を検討する際は、利用料やビル、オフィスの雰囲気だけでなく、少なくとも、運営事業者がどのような理念でバーチャルオフィスを運営しているのかを知っておく方が良いと言えます。

事業者の経営状態は大丈夫か?

バーチャルオフィスを利用する多くの人にとって、契約した住所で借り続けられるかということが大切なポイントに含まれることでしょう。しかし、万が一、バーチャルオフィスを運営している事業者の経営状態が悪くなり撤退することになった場合、そのバーチャルオフィスを利用している会社の住所は消滅してしまうため、他のオフィスの住所を新たに登記移転することになります。

登記を移転するには、時間だけでなく費用もかかります。事業計画の一環として予定していたのではない移転は、ビジネス上、単純な損失だと言えます。このような事態に陥らないためにも、経営状態に問題があるような事業者が経営しているバーチャルオフィスは避けた方が無難です。

では、バーチャルオフィスの運営事業者の経営状態を知るには、どのようにすればよいのでしょうか。まず、指標となるのが業歴です。創業から年数が経っていれば、経営基盤がある目安になります。反対に、新規で立ち上げたばかりだと、その後の経営状態次第で廃業することもあり得ますので注意が必要です。また、先ほど述べたように、バーチャルオフィスのサービス運営を本業ではなく副業行っているような場合は、利益が出なければ副業をしている意味がないため、バーチャルオフィス事業からの撤退判断も早くなると考えられます。

以上のような点から、バーチャルオフィスの運営事業者の経営状況をチェックし、バーチャルオフィス選びの参考にしてください。

バーチャルオフィスとビルの契約状況は?

バーチャルオフィスを運営している事業者の経営について、他にも確認しておくべき点があります。それは、運営事業者がビルを借りてバーチャルオフィス事業を運営している場合の契約状況についてです。なぜバーチャルオフィス事業者とビルの貸主との契約状況を確認しておく必要があるかと言うと、運営事業者がビルを借りてバーチャルオフィス事業を展開している場合、突然、移転をすることになる可能性があるからです。

例えば、バーチャルオフィス事業者とビルの貸主とが定期借家契約を結んでいる場合、契約で定められた期間が終了すると、新たに契約を結びなおさない限り、借主はそのビルから退去しなければならないのです。ビルの貸主が新たに契約を結んでくれない場合や、定期借家契約に再契約不可の取り決めがある場合などは、交渉の余地なく借主はそのビルから退去しなければなりません。そうなれば、当然、バーチャルオフィスの利用者も移転を余儀なくされますので、登記移転などの手続きが必要となります。

このようなことになれば、一所で落ち着いで事業を展開していこうと考えていても、思い通りにいかなくなります。以上のような理由から、バーチャルオフィス事業者とビルの貸主との契約状況についても、あらかじめ確認しておく方が良いでしょう。

いかがでしたか?確認するポイントが、意外に多いと感じたのではないでしょうか。

バーチャルオフィスは、ビジネスのスタートアップや多角化などの際に、とても便利なサービスだと言えます。だからこそ、良いバーチャルオフィスを選ぶポイントをしっかりと確認することをおすすめします。

こんなバーチャルオフィスは避けるべき

当社ではよそでバーチャルオフィスで契約したが、乗り換えたいという相談がよく寄せられます。一度、契約したら登記を移転させるのはとても手間なので、多少の不都合はあってもそのままにするという方が多いのですが、サービス内容が不満で解約をしたいというケースがあります。どういう理由でバーチャルオフィスを解約したくなるのでしょうか?またいろいろなバーチャルオフィスと比較して当社と契約していただいた方には、なぜ当社を選んでいただいたかについてもお声をいただいております。逆に言うと当社以外のバーチャルオフィスはどういうところがダメだったのでしょうか?

格安だったので選んだバーチャルオフィスだが、、、

まず最初に注意しておかないといけないのが、価格が安いことを選択の第一条件にしてしまうのは避けてください。格安だったので選んだが下記に述べる理由で結局解約してナレッジソサエティに移転をしたというケースを紹介いたします。

郵便物が転送されない

激安・格安でサービスを提供するために人件費を削っているのかもしれませんが、郵便物がバーチャルオフィスの契約をしてから一度も届かないという、考えられない事態が発生しているバーチャルオフィスがあるようです。特に起業当初は行政や銀行というから事業を始めるにあたって大切な郵便物が届きますので郵便物が届かないというのか決定的にビジネスに悪影響を及ぼします。

銀行の法人口座が開設できない

上記のようなバーチャルオフィスでは、郵便物が届かないなどの事例が頻発しているために、銀行側がそもそも法人口座の開設を見送っているのではないかという思われるようなケースもあります。当社にバーチャルオフィスを切り替えた人の話では銀行の窓口に行ったら「ああ、ここの住所ですね」と言われ、後日開設不可の連絡が届いたそうです。つまりちゃんとしてないバーチャルオフィスは、銀行や行政などに認識をされているのではないかと思います。

面談を頻繁に行う業種だが会議室が取れない、会議室がすくない

低価格でバーチャルオフィスを提供するための方法として、一番簡単なものは運営するスペースを極力狭くすることです。スペースを狭くすることによって固定費を圧倒的に下げることができるので、効率よく経営をしたいバーチャルオフィスはスペースを狭くします。その時に一番スペースとして削りやすいのが会議室等のスペースです。会議室は基本的には無料か時間貸しで使用されるので、毎月固定で収益が得られるわけではありません。よって会議室をあまり多く作らないという傾向があります。カウンセラーや相談業務を行うような業種では人と対面してやっと仕事ができるということになりますので、会議室の有無は重要ですし、数が少なくていつも予約で埋まっていては結局別の会議室を予約する必要が出てきます。会社の住所と違う会議室での打ち合わせということになると、間違って違う場所に行ってしまい相手と会えない、でも借りた会議室の料金はしっかりと発生してしまうということになり、格安だから契約したというバーチャルオフィスの料金を簡単にオーバーするようなことになってしまうので、結局のところ高くつくという事態にもなりかねません。

問い合わせに対するレスポンスがない、遅い

これは移転をするという以前の段階で、サービスを比較検討された方の声としてあるのですが、問い合わせに関してのレスポンスがない、遅いく信用ができないので契約を見合わせたというものです。これも人件費を削っているからでしょうか、メールなどの返信に手が回っていないようです。これはサービスを利用する側も含めて自戒をしないといけないのはビジネスを行っている以上、問い合わせに関しては漏れなく対応するという覚悟が必要です。当社の例でもよくあるのですが、「メールを見ていませんでした」というのがあります。一個人とのやりとりならまだいいのですが、法人とのやりとりの中でメールを見ていないというのはかなり信用を落とします。

バーチャルオフィス利用者の声

ナレッジソサエティでは、バーチャルオフィス・シェアオフィス合わせて現在1,500契約を超える会員様に利用していただいておりますが、実際にご利用いただいている会員様にインタビューを行い、「会員様の声」という形でお伝えしたいと思います。今回はバーチャルオフィスメンバーでご契約いただいている会員様に限定し、「なぜ、バーチャルオフィスを選んだのか?」といったことをメインに、何名かの会員様にインタビューを実施させていただきました。なお、今回はインタビューをした方のお名前は伏せさせていただいておりますので、この点はあらかじめご了承ください。

Aさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

社会保険労務士として中小規模の法人の給与計算手続きや社会保険関係の手続きを行っています。もともとは民間企業で事務職として数年間働いておりましたが、社会保険労務士試験に合格したことをきっかけに独立を模索し始め、5年前に独立・開業して現在に至ります。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。入会当初1年間程度はワークスペースの利用頻度も高かったので、シェアオフィスメンバーとして契約させていただいておりました。徐々に自宅で仕事をする機会が増えてきたため、3年ほど前にバーチャルオフィスメンバーにプランを変更させていただきました。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

独立・開業するにあたってビジネス用の住所が欲しかったことと、開業時にかかるオフィスコストを少しでもおさえたかったことがきっかけです。開業当初はワークスペースとしての利用もしたかったので、シェアオフィスやコワーキングスペースを運営しているオフィスを東京都内で探していました。ただし、私の場合ゆくゆくは自宅のスペースで仕事をしたいとも考えていたので、なるべく住所の利用価値が高そうなオフィスに絞り、バーチャルオフィスとシェアオフィス・コワーキングスペースの両方のプランがあるオフィスを探すことにしました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?】

「東京都千代田区」の住所が利用できるということと、「九段下」の駅から近かったということです。せっかくビジネス用の住所を借りるのであれば、信頼度の高い住所を利用したいと思っていました。そのため、「東京都千代田区」と「りそな九段ビル」という銀行名が入った住所を利用できる点は、都内の同じ価格帯のオフィスを比較した際にも圧倒的な強みを感じました。また、当初はワークスペースも利用する機会も多かったので「九段下」の駅から近いオフィスという点も魅力的でした。特に「九段下」駅は東京方面や渋谷方面、新宿方面など、どこからでも地下鉄のアクセスが良いため、自分自身の作業だけではなく、クライアントとの打ち合わせで利用する際にも便利だなと感じました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

開業・独立時などに固定費を多く掛けられないといった方、ビジネスを行う上で自宅住所を公開したくないといった方には向いているのかなと思います。東京都内で賃貸オフィスを借りるとなると、敷金・礼金や前払いの賃料や共益費など、数百万円程度の資金が必要になることもあります。特に「東京都千代田区」などのビジネス街の一等地でオフィスを構えようとすれば、当然ながらこの負担は大きくなりますので、バーチャルオフィスを選ぶことで固定費は大幅に削減することができます。また、ビジネスを行う上で住所を公開する機会は増えていきますが、女性や家庭持ちの方などは自宅住所を公開することに抵抗がある人も多いかと思います。このような消極的な理由であってもバーチャルオフィスと契約してビジネス上の住所を利用することにはメリットがありますが、自宅住所よりもビジネスに向いている住所を利用できるのであれば、バーチャルオフィスを利用する価値はより高くなるのではと思います。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

バーチャルオフィスを選ぶ際には住所の利用価値とオフィスの信頼度で選ぶことが大切だと思います。ナレッジソサエティの場合、住所の利用価値に関しては「東京都千代田区」、「りそな九段ビル」という表記の入った住所を利用できます。この住所は対外的にも信頼度が高いと思われるので、十分利用価値があると感じています。また、入会時に必要書類の提出や対面での面談がありました。入会希望者をこのような形でしっかりと審査していることに対しても信頼感が高まりましたので、ナレッジソサエティに申込することにしました。この審査体制があるので、現在も安心して利用し続けることができています。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

バーチャルオフィスを利用することで開業・独立時の初期費用はもちろん、毎月の固定費も大幅におさえることができるので、自分の本業に投下できる資金的なゆとりが増えます。私の場合は自分で取り組んでいたホームページの作成を外注することで時間的なゆとりを確保することができました。バーチャルオフィスを利用することで皆さんのビジネスにプラスの影響があることを願っております。

Bさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

大学卒業後、大手IT企業においてプログラマーとして3年ほど勤めた後、独立して個人事業主として仕事を受注するようになりました。現在はスマートフォン向けアプリケーションの開発・販売を行っており、事業規模の拡大や取引先からの要望もあり、昨年末に事業を法人化させました。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。電話転送(受信)のオプションも利用しているので、月額7,500円(税別)で利用させていただいております。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

取引先の大手法人から契約を締結するにあたって事業の法人成りを求められ、自宅の賃貸マンションでは法人登記ができなかったため、登記できる住所を探したことがきっかけです。また、バーチャルオフィスでは法人口座を開設しにくいといった話も聞いたことがあったので、法人口座の開設ができるバーチャルオフィスを探していました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

銀行が入居しているビルの住所を利用できることと、法人口座開設保証®制度があったことがナレッジソサエティを選んだきっかけです。「東京都千代田区」の住所を利用できるバーチャルオフィスはいくつかありましたが、銀行名が入ったビルを利用できることは大きなメリットであり、取引先からの信頼度も高まると感じました。また、バーチャルオフィスの利用にあたっては、法人口座の開設ができることが優先度として高かったので、「法人口座を開設できずにサービスを解約する場合には入会金・保証金・基本料金2カ月分を返金」といった強気の法人口座開設保証®制度があることにも惹かれました。結果的に法人口座の開設にあたってはアドバイスをいただくこともでき、都市銀行とネットバンクで口座を開設できたので選んでよかったなと感じています。実際に入会時には時間がなく、あまり他のオフィスとの比較はしていなかったのですが、他のバーチャルオフィスを利用している同業者たちの話を総合すると、ナレッジソサエティの価格は高過ぎず、安過ぎず、サービス内容の質も高いのでは?という結論に達したので契約してよかったと思っています。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

仕事をするオフィスは必要ないが、私のように法人登記などビジネスで使う住所が必要だという方には最適なサービスだと思っています。私は個人事業主として独立後、自宅で仕事を続けていましたが、契約の規模が大きくなるにつれて、法人設立を求められるようになりました。その際にわざわざ売り上げを削ってまで賃貸オフィスやレンタルオフィスなどを借りるつもりはなかったので、バーチャルオフィスは最適なサービスでした。一方で、作業する場所が必要だったり、自宅では仕事に集中できなかったりする方はバーチャルオフィスのサービスではカバーしきれないので、シェアオフィスやコワーキングスペースなども検討したほうが良いのかなと思っています。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

信用できるバーチャルオフィスを選ぶことが大切だと思います。バーチャルオフィスは住所を貸すことがメインのサービスとなっているため、運営する事業者側から見ると売上単価は低く、薄利多売に走りがちな事業かなと思っています。そのようななかでも入居希望者の審査をしっかり実施したり、法人口座開設を希望する入居者が多いことを見越してそのようなサポートを行ったりと、入居者の目線に立って経営しているオフィスというのはとても信用できると個人的には感じています。バーチャルオフィスに求めることも人ぞれぞれ違うと思うので、自分自身が「このオフィスなら信用できる」という根拠をもって契約できるバーチャルオフィスを見つけることが大切だと思います。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

バーチャルオフィスを利用することで法人登記ができたり、法人口座開設のサポートを受けることができたりします。特に賃貸マンションなどに入居していて自宅では法人登記ができないという方、仕事をするスペースは自宅で十分だという方はバーチャルオフィスを利用すると、コストをかけずに住所利用という目的を達成することができます。また、法人登記や法人口座の開設など、個人としては初めて取り組むことであっても、バーチャルオフィスの事業者に聞けば、アドバイスをもらえたり、サポートを受けられたりすることもあります。ぜひ、現在バーチャルオフィスの利用を検討している方は自分の基準で信頼できるバーチャルオフィスを探してみてください。

Cさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

10年近く公認会計士として会計事務所で勤務していましたが、昨年個人事務所を設立して独立しました。また、それに伴って株式会社も設立しました。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。個人事務所として、また設立した法人として2つ契約させていただいており、それぞれ月額4,500円(税別)で利用させてもらっています。入会時は2契約目の入会金が半額となりました。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

独立・開業するにあたって、東京中心部の住所を利用したかったからです。私の自宅は東京ではないので、全国から顧客を獲得するためにもどうしても東京中心部の住所を利用して開業したいと考えていました。ただし、実際の業務はほとんど自宅やクライアント先などで行えることから、特に仕事場所としてのオフィスを構える必要はなかったので、バーチャルオフィスを利用することに決めました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

いくつかバーチャルオフィスを検討するなかで、次の3点が決め手となりました。1点目は住所の信頼度が高いことです。「東京都千代田区九段南」、「りそな九段ビル」といった表記の住所を月額4,500円(税別)で利用できるということで、信頼度の高い住所の割にリーズナブルだなと感じました。2点目は入会審査が厳重であることです。バーチャルオフィスを利用する際に気掛かりだったことは多くの入会希望者をどのように審査しているのかということでした。ほとんどのバーチャルオフィスの申込がWEBからの申請で完結してしまうなか、ナレッジソサエティでは対面での審査を実施していたので、もっとも不正利用を防ぐことができるオフィスなのではないかと思い、申込をさせていただきました。3点目は個室の会議室も併設されていることです。基本的に作業は自宅でできますが、クライアントとの初回の顔合わせや定期的な打ち合わせでは、相手側の希望によっては外部の会議室を利用する機会もあると考えました。ナレッジソサエティではバーチャルオフィスのプランでも会議室が利用でき、個室タイプのお部屋もいくつか用意されていたことから、こうした私のニーズにも対応できると考えて入会を決めさせてもらいました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

東京中心部の住所をビジネスで利用したい方、仕事をするスペースは必要ない方に向いていると思います。全国から顧客を獲得したり、一部上場企業を相手に取引を行ったりするにはやはり事務所や本社の住所を東京中心部に置くメリットは大きいと考えています。その上で別に仕事をするスペースが要らないのであれば莫大なコストをかけてまで賃貸オフィスを契約する必要はないと思うので、バーチャルオフィスを利用することが向いているのではないでしょうか。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

即決せずにいくつかのバーチャルオフィスを比較して選ぶことが大切だと思います。私の個人的な印象ですが、バーチャルオフィスは価格がリーズナブルな一方で、住所の不正利用などのリスクも大きなサービスだと考えています。そのため、住所として信頼度が高い場所であることはもちろん、入会時の審査体制など不正利用を防ぐために工夫がされているのかも検討すると良いかと思います。また、住所以外の部分ではバーチャルオフィスに求めることが人それぞれ違うとも感じています。私の場合は個室の会議室が設置されていることが条件の1つでしたが、自分が必要とするサービスが備わっているかもいくつかのオフィスを比較しながら検討すると良いと思います。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

バーチャルオフィスは即決せず、いくつかの候補に絞ったうえで時間をかけて契約を検討すると良いでしょう。私の場合は現地の会議室の内覧なども行ったため、選ぶのに1ヵ月程度かかりました。ただし、いくつかのオフィスを比較するなかで、自分が重視するポイントや価格に見合ったサービスなのかといった点が明らかになっていき、結果的に私が求めるものが備わったバーチャルオフィスに入会することができました。引っ越し先や賃貸オフィスを選ぶ際に、「何となくここでいいや!」と決めることはないと思いますので、バーチャルオフィス選びも同じような気持ちで臨まれることをおすすめいたします。

Dさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

海外留学で学んだコーチングの知見を活かし、いわゆるプレイングマネージャーや中間管理職といわれる方たちに対する研修を行っております。主に関西圏で対面型の研修を行っておりましたが、オンライン研修の需要増加に伴って、関東圏での仕事の依頼も受けるようになりました。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。東京進出の足掛かりとして東京オフィスの住所として利用させていただいております。また、東京03の電話番号も取得したかったので、電話転送(受発信)のオプションも利用しており、月額料金は9,500円(税別)です。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

オンライン型の研修需要が増加したことに伴って、関東圏からも仕事の依頼を受けるようになったため、これを機会に東京進出をしようと思ったことです。ただし、対面型の研修に関しては基本的に関西で行っていることや自宅は関西にあるので、東京に直接行く機会はほとんどないため、東京オフィスとしての住所だけを利用したいと考え、知人からバーチャルオフィスを紹介してもらいました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

知人から紹介を受けたことがナレッジソサエティを知るきっかけでしたが、「東京都千代田区」に東京オフィスの住所を置けることと東京03番号を取得できる電話転送サービスがあったことです。知人の紹介だったので、ほとんど他のバーチャルオフィスについて調べることはしなかったのですが、月10,000円程度で「東京都千代田区」の住所と固有の東京03番号を利用できるのはお得なサービスだと感じました。私の場合は現在基本的に関西圏での仕事が中心となっているので、東京オフィスに費用をあまりかけることはしたくなかったので、バーチャルオフィスを選ぶことにしましたが、契約した住所での法人登記も追加費用無しで可能ということだったので、将来的に本社住所を移転することがあった場合にもお得だなと思いました。また、セミナールームや動画スタジオなども用意されていることから、今後東京での仕事が増えていった場合もこちらのオフィスにお世話になることができそうだなと思ったことも決め手になりました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

ビジネス用の住所を利用したい方に向いているのではないでしょうか。個人事務所を開業したり、新規で法人を設立したりといった方にはもちろん向いていますが、私のように関西などの地方に拠点を持ちながら、東京進出を考える方にも向いているサービスだなと思いました。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

知人に紹介されて「お得なサービスだな!」と思ってすぐに契約を検討しましたが、サービス説明の際に担当者の方がおっしゃっていた通り、バーチャルオフィスの信頼度はしっかりと調べるべきだと思いました。バーチャルオフィスでは特にオフィスに来館しないで、またはサービス内容の説明もしっかり受けずに、ネットからの申込だけですぐに契約できるところもあるようですが、法人口座を開設できなかったり、住所を調べたら特殊詐欺の集団に利用されている住所だったことが判明したり、後々契約した住所を利用して損することもないとは言えません。私の場合は信頼できる知人からの紹介であり、かつサービス説明の際に審査などもしっかり行っている信頼できるオフィスだなと思って契約を決めましたが、本来であればいくつかオフィスを比較して一番信頼できると感じたオフィスと契約すると良いのではないでしょうか。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

地方でビジネスを行っていると東京圏からのお仕事の依頼をいただく機会に恵まれなかったり、またはいただく機会が制限されてしまったりすることもあると思います。いずれは東京への進出を考えていたり、また商圏を全国規模に拡大することを考えたりしている方は東京のバーチャルオフィスと契約することでコストをおさえながらその目的を実現することができるのではないでしょうか。なお、バーチャルオフィスであればどこでも良いというわけではなく、信頼できるバーチャルオフィスを選ばないとせっかく頑張って拡大してきた自分のビジネスに傷をつけてしまうことにもなります。ぜひ、信頼できるバーチャルオフィスを選んでください。

Eさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

平日は医療機関に従事しながら、筋肉増強や脂肪燃焼などの効能のあるサプリメントの販売をECサイト上で行っています。現時点ではサプリメントの販売がメインとはなりますが、ホームページ上で健康に関する情報提供も行っており、将来的には健康関連の対面型、オンライン型のセミナーも事業化していきたいと考えております。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。ECサイト上で公開する住所が必要だったのでバーチャルオフィスメンバーとして利用させてもらっています。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

サプリメントの販売をECサイト上で行う際、公開する住所が必要だったからです。最初は個人事業主だったので自宅の住所を公開すればよいと思っていたのですが、特定商取引法で部屋番号まで省略せずに記載しないとならないと決まっていることを知り、自宅以外の住所を探すことになりました。私は賃貸マンションに住んでいるので、マンション名や部屋番号まで公開することにやや抵抗があり、また消費者目線で考えた時にマンション名や号室などが記載されている住所の事業者に対してあまり良いイメージを持たないのではないだろうかと思い、信頼性が高そうな住所を探すことになりました。個人で開業している知人のオフィスの住所を借りるという選択肢も最初はあったのですが、知人がオフィスを引き払った際、また自分で住所を探すことになるため、それならば最初から自分で探してしまおうと思い、バーチャルオフィスの契約を考えました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

インターネットで「バーチャルオフィス 東京」と検索した際、まとめ記事のブログがヒットし、そのブログの運営元がナレッジソサエティだったからです。最初はまとめ記事の中にある価格が安いバーチャルオフィスに決めようかと思っていたのですが、ネット上での評判があまりよくなかったので、とりあえずまとめ記事の運営元であるナレッジソサエティでバーチャルオフィスについて色々聞いてみようと思い、コンタクトを取りました。直接来館して内覧を受けましたが、バーチャルオフィスの事情についても色々と伺うことができ、不安感が全くなかったので、契約することに決めました。ナレッジソサエティはシェアオフィスも同時に運営していることから、将来的にセミナー事業を展開する際にセミナールームや会議室も借りられるということも決め手の一つとなりました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

ビジネスで住所を利用したい方に向いていると思います。私のようにECサイトの開設を考えている方は自宅住所をホームページ上に公開するよりかは、ビジネス用の住所を別に借りたほうが良いと思います。事業者として信頼してもらえる住所をある程度コストをかけずに借りるとなると、オフィス街に住所を持つ知人を頼るか、バーチャルオフィスを利用するかの二択になると思います。知人を頼るとその住所を利用し続けられるかどうかは知人次第になってしまうので、それであればバーチャルオフィスと契約したほうが良いと、私は思います。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

ある程度しっかり調べて信頼できると感じてから契約することが大切だと思います。私はまとめ記事から安いバーチャルオフィスを探していち早く契約しようと考えていましたが、安いバーチャルオフィスの評判がネット上であまり良くないことに疑問を抱き、まとめ記事の公開元であるナレッジソサエティに問い合わせをしました。色々な価格帯のバーチャルオフィスがあることや、バーチャルオフィスと契約する際に気を付けることなど、ナレッジソサエティのサービスとは別に、バーチャルオフィスに関する様々な質問をしましたが、それに対して的確にお答えいただいたので安心して契約できるなと感じて契約しました。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

インターネット上で構わないのでバーチャルオフィスについての情報を検索してから契約するようにしてください。おそらくどこのバーチャルオフィスの契約にも最低利用期間などの取り決めがあるかと思いますので、評判の悪いバーチャルオフィスなどを選んでしまった結果、自分のビジネスで損をしてしまうこともあるかもしれません。「この住所なら安心できる」、「この事業者であれば信頼できる」というバーチャルオフィスを探し、契約後は自分のビジネスに専念できる環境を手にしていただければと思います。

Fさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

またビジネスとして成り立ってはいないのですが、高校時代からの自分の趣味である登山に特化したマッチングサービスを展開したいと考えています。高校時代の友人と会社自体は3年前に設立してはいたのですが、それぞれ本業も忙しくてほとんど活動できていませんでした。今年に入ってそれぞれ少しずつ時間的なゆとりができてきたので、この契約を機に本腰を入れたいと思っています。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。本店移転の手続きも代行してもらいたかったので、本店移転サポートプランも利用しています。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

設立した法人の活動を本格化させるにあたって、信頼度の高い住所に本社住所を移転させたかったので、千代田区や中央区などの住所を利用できるバーチャルオフィスとの契約を検討しました。当面の目標として、法人口座の開設、ホームページの開設、マッチングアプリの開発などがあり、いずれも住所の信頼度が重要となってくるだろうと思い、本社住所を友人の自宅から移転させることを考えました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

友人と分担して千代田区や中央区にあるいくつかのバーチャルオフィスの内覧に行きましたが、一番信頼できると感じたのでナレッジソサエティと契約しました。具体的な決め手はいくつかあります。まずは、「千代田区九段南」と「りそな九段ビル」という表記が住所に入っていたことで、法人としての信頼度を高めることができると考えたことです。次に、シェアオフィスも運営しているためオフィスにスタッフが常駐しており、来客対応のシステムなどがしっかりしていたことです。いきなり来客があることはあまりないとは思うのですが、実店舗のオフィスだと思って来館したとしても、エントランスの受付端末からコンタクトを取れるということで安心できました。他にも、法人口座の開設の実績がしっかりしていること、本店移転にあたってサポートが受けられることも決め手になりました。時間的なゆとりができたとはいえ、本店移転などの手続きにあまり時間をかけたくなかったので、2年間の継続利用という条件はあるものの、提携する司法書士の先生に登記の手続きを代行してもらえるというのは大きなメリットを感じました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

新しくビジネスを始める方には向いているサービスだと思います。私が3年前にビジネスを始めた際はバーチャルオフィスというものの存在を知りませんでしたが、存在を知っていればもっと素早く事業を本格化させることもできたのではないかと今は感じています。手探りだった登記の手続きもサポートしてもらえたり、法人口座の開設についてもアドバイスをもらえたりするバーチャルオフィスであるならば、新しくビジネスを始める方の心強いパートナーになってくれるのではないかと感じています。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

実際に現地を内覧することだと思います。バーチャルオフィスは住所利用がメインなのでスタッフが常駐しないタイプのオフィスもあるようですが、私は前提としてスタッフが常駐しているオフィスを選ぶべきだと思います。その上で、ホームページ上で公開されている写真の雰囲気やサービス内容の情報などで決めるのではなく、実際に現地を訪問して外観や雰囲気、スタッフの対応なども含めて契約を決めるべきだと思います。現地を訪問することで、オフィスの周辺がどのような雰囲気なのかを実際に感じることができ、万が一オフィスに顧客が訪問された際にどのような印象を持たれるかといったことまで把握することができると思います。また、スタッフからサービス内容などの説明を受けることで、その運営元がどの程度事業のサポートに熱心に対応してくれるのかがわかる気もします。法人口座開設の知見が社内で共有されているのか、提携している士業の方がいるのかなど、ホームページ上だけでは伝わらない細かい事業者の生の情報を手に入れることができるかと思います。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

法人を設立される方については利用する住所と一生涯をともにするつもりでバーチャルオフィスを選ぶようにしてください。少し大げさな言い回しかもしれませんが、数ヶ月で登記先を変えることはあまりないことなのかなと思いますので、自分のビジネスパートナーを選ぶような気持ちで住所やバーチャルオフィスを選んでもらえたらなと思っています。

Gさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

現在四国地方に在住しておりますが、SEO対策向けのライティング業務を行っています。他にも会社案内などの紙媒体の資料の作成も行っております。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。電話転送(受発信)とリアルタイム転送のオプションを合わせて月額13,500円(税別)で利用させていただいております。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

現在自宅の住所をホームページ上に公開していますが、事務所の住所として東京都の住所を利用したかったからです。仕事の特性上、基本的にホームページ経由での仕事の依頼がほとんどになります。そのため、全国から仕事の依頼を受けるためには、居住している四国地方の地名より、東京都のオフィス街の住所のほうが有利に働くと考えたからです。また、滅多にないとは思うのですが、東京でクライアントと打ち合わせをする機会も発生する可能性があり、会議室を併設しているバーチャルオフィスを探しました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

「東京都千代田区」という全国的にも有名なオフィス街の住所を利用できることと、個室の会議室が併設されていることが大きな決め手になりました。ほとんどがライティング業務やデザイン業務なので、依頼から納品に至るまで基本的にはオンライン上でのやり取りで完結してしまいます。その際、やはり顧客にとっての入り口となるホームページ上の住所が四国地方の地名であると「特定の地域に特化しているのか?」といったような誤解を受けてしまい、契約に至らなかったというケースもありました。そこで、東京都のオフィス街の住所を利用すれば、日本全国からの仕事を受けやすくなると思い、いくつか探したオフィスのなかで個人的に一番ビジネス街の印象を強く感じることができたナレッジソサエティを選びました。また、「九段下」という東京の主要な駅に近い最寄り駅から徒歩30秒で到着するという好立地にあることも会議室を利用する際には便利だなと思い、契約させていただくことになりました。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

全国から仕事の依頼を受けたいという地方居住者に向いているのではないかと思います。私の場合は両親の介護もあってどうしても東京に居住することが難しいといった事情もあったので、地方で仕事を続けていましたが、業種としてはどこに住んでいても全国からの仕事を受けられないわけではありませんでした。私のようにライティング業務に取り組んでいたり、デザインなどの仕事をしたりしている地方在住者にとって、東京都のビジネス街の住所を利用できるサービスはとても有意義なものだと感じます。ホームページ経由で仕事を受けるにあたっては、ホームページそのもののクオリティも重要だとは思いますが、会社情報欄にある事業者の住所もとても大きな印象を与えるものだと思います。そのため、今後地方に居ながら全国から仕事を受けたいビジネスパーソンにとっては欠かせないサービスになっていくと個人的には感じています。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

事業者側の顔が見えるということが大切なのではないでしょうか。いくつかバーチャルオフィスを調べましたが、ホームページの申込フォームに情報を入力して即日で利用できるというようなところもありました。急いでいる方にとっては便利なのかもしれませんが、どのような事業者が運営しているのかといった実態がイメージできずに契約するのは怖かったので、オンライン上でしっかりとサービス説明を受けることができるオフィスなどを選んだほうが良いかと思います。なお、私自身もホームページ上でこれまでの経歴や自分自身の写真などを公開していますが、代表者がそれくらいの覚悟をもって経営しているオフィスのほうが安心できると思いますので、ぜひ事業者側の顔が見えるということはポイントにしてほしいなと思います。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

現時点で「仕事の依頼が劇的に増えた!」というほどの実感はありませんが、「東京に進出されたのですか?」というような問い合わせはいくつかあったので、顧客は事業者側のホームページをしっかり見て依頼されているということは何となく感じられています。また、03番号を設置したことで電話による問い合わせは増えているので、やはり東京にオフィスがあるということで東京の方はもちろん、四国地方以外の方からは少し身近に感じてもらえるようになったのかなと思います。私のように地方に居住しながら東京進出を目指している方はぜひ東京にあるバーチャルオフィスを利用してみてください。

Hさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

プロモーション動画やウェブ媒体の制作を行う小規模な企業を経営しております。従業員は業務委託を除いて6名おり、今年の8月まではオフィスとして賃貸事務所を契約していましたが、新型コロナウイルスの感染拡大に対応するため完全にリモートワークに移行し、契約更新のタイミングで事務所を引き払いました。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。特にオプションなどは利用しておりませんが、定期的な打ち合わせにあたって会議室をお借りしています。また、動画スタジオを前回見学させていただきましたが、思った以上に機材が揃っていたので、定期的に配信している自社プロモーション動画を制作する際に利用させていただこうかなと検討しています。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

新型コロナウイルスの感染拡大への対応から3月の後半くらいから徐々にリモートワークに移行しました。最初は色々戸惑いもありましたが、6月くらいになると従業員に通信環境整備などの手当を支給したとしても、通勤前提で賃貸オフィスを借りるよりもバーチャルオフィスなどで住所だけ利用したほうがコストをおさえられるのではないかと感じ、従業員とも話を重ねたところ、賃貸事務所を契約更新の時期に合わせて引き払うことに決まりました。従業員からも自宅などで作業したほうが捗るといった意見も多く出ましたので、月に数回程度の打ち合わせで会議室が利用できるバーチャルオフィスを検討することにしました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

以前の事務所があった場所と近く、会議室も併設されているということが決め手となりました。もちろん住所利用がメインなので利用できる住所も気になりましたが、東京都千代田にあって「りそな九段ビル」という名称も入っていたことから、安心して契約することができました。1,500以上入居しているということをサービス説明の際に伺ったので、「会議室が本当に使えるのか?」という疑問も湧きましたが、ほとんどがバーチャルオフィスの契約であるというご説明があり、実際に会議室の予約状況を専用のサイトで確認させていただくことができたので、このような疑念は払しょくされました。また、スタジオもある程度しっかりとした機材があったので、私たちの事業との相性も良さそうだと感じています。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

完全にリモートワークに移行できる業種は向いているのではないでしょうか。今まで事務所を持つということに何ら疑いを持つことなく働いてきましたが、今回の新型コロナウイルスの感染拡大を機に、自宅でも仕事ができるということや従業員が出社しなくても仕事が回るということに気が付いた経営者の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。利用したいときだけ利用できる会議室が併設されているバーチャルオフィスであれば、定期的な打ち合わせなども対応することができます。ぜひ、店舗ビジネス以外の中小企業を経営する方々にバーチャルオフィスの有用性に気が付いてもらえればと思います。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

「何ができて何ができないのか?」をはっきり確認することが大切だと思います。バーチャルオフィスの場合、自分で事務所を構える場合とは異なり、スペースはすべて共有になりますので、希望の時間に必ず会議室が空いているとは限りません。また、同じ住所に大量の郵便物が届くことになるので、転送が遅れたり、類似社名の郵便物と混ざってしまったりするリスクもあります。ある程度はこういったことを受け入れる覚悟も必要だと思います。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

店舗型のビジネスの場合は除きますが、リモートワークに移行できる中小規模の企業にとってバーチャルオフィスはオフィスコストを大幅にカットしてくれるありがたい存在です。共有の事務所であるという点は受け入れなければなりませんが、こういった性質を受け入れてもなお、経営にとってはプラスのことが大きいので、ぜひ検討してみてください。

Iさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

アーティスト数名を抱える芸能プロダクションを経営しております。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーとして利用しています。本社事務所はこことは別に契約しておりますので、主に郵便転送先として利用させてもらっています。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

郵便物の受取先、保管先を探していたからです。当社は少数のスタッフで経営しており、また仕事によって本社事務所を長期的に不在にすることも多かったため、郵便物の受け取りや保管に支障が出ていました。そのため、郵便物を受け取ってくれたり、こちらが都合の良い時に来館して受け取れたりするサービスを探しており、バーチャルオフィスの利用を決めました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

本社事務所から比較的近くに位置していること、直接来館して郵便物を受け取れること、営業時間が長かったことです。契約する前のバーチャルオフィスのイメージとしてはポストがずらっと並んでいて、会員ごとのプレートがあり、そこに配達員が郵便物を詰め込んでいくといったイメージだったのですが、シェアオフィスも運営しているということでオフィスにスタッフが常駐している点にまず驚きました。スタッフが常駐していることから、簡易書留などの郵便物は代理でサインして受け取ってくれ、受け取ることができない郵便物や宅配物が届いた際も不在票をスキャンして送ってくれるので大変助かっています。また、祝祭日以外は営業しており、営業時間も9時から22時まで(※現在は新型コロナウイルスの感染拡大への対応で10時から20時まで)と長いため、こちらの都合に合わせて来館できるのもありがたく感じています。

どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?

自宅で仕事をできるビジネスなどに取り組む方に向いているのかなと思っています。自宅では登記できなかったりすることもあるようなので、登記用の住所として利用し、郵便物などを受け取って転送してもらうのも良いのではないでしょうか。あまり私どものようなケースはないのかと思いますが、事務所はあっても郵便物を受け取りにくい環境にある方などは、郵便物を受け取って保管してもらい、時間があるときに届いている郵便物をピックアップしに行くのも便利だと思うので、こういったサービスにお金をかけることもありなのかなと感じています。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

スタッフがオフィスにいるところを選ぶと良いと思います。当初私が思い描いていたバーチャルオフィスのイメージだと、無人で私書箱のようなものがずらっと並んでいるものでしたので、サインの必要な郵便物は受け取ってもらえず、不在票もポストに入れられたままなのだろうなと思っていました。しかし、ナレッジソサエティのようにオフィスにスタッフがいるバーチャルオフィスだと、不在票の連絡もしてくれたり、簡易書留などのサインが必要な郵便物も代理で受け取ってくれたりということなので、とても便利だと思います。住所利用がメインのサービスということはほとんどの方に郵便物が届くことになると思うので、スタッフが常駐してくれているオフィスを選ぶと良いのではないでしょうか。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

バーチャルオフィスとひと口に言っても様々なオフィスがあると思います。オフィスにスタッフが常駐しているところもあれば、無人で営業しているオフィスもあるようです。おそらく無人営業のほうが利用料金は安上がりだとは思いますが、郵便物に関するサービスに焦点を当てればサービスの充実度は低いと思います。皆さんも自分の求めるサービスを提供してくれるバーチャルオフィスを見つけてもらえればと思います。

Jさんのケース

どのようなビジネスをされていますか?

アパレルのショップ店員として働いていますが、昨年から自社ブランドも立ち上げて、ECサイトを中心に男性向けの衣類を販売しています。

ご利用されているプランはバーチャルオフィスメンバーですか?シェアオフィスメンバーですか?

バーチャルオフィスメンバーです。以前契約していたバーチャルオフィスで法人口座を開設できなかったので、開設できなかった際に返金保証がある「法人口座開設保証®制度」を利用しました。

バーチャルオフィスを利用しようと思ったきっかけは何ですか?

以前は別のバーチャルオフィスと契約していました。そちらの住所を利用して法人登記を行い、法人口座の開設を試みたのですが、試みた2行ともに審査落ちとなってしまったので、銀行の法人口座の開設ができそうなバーチャルオフィスを再度探していました。

ナレッジソサエティを選ぶ決め手となったことは何だったのでしょうか?

「法人口座開設保証®制度」があり、法人口座の開設実績がしっかりしていたことです。以前利用していたバーチャルオフィスは基本料金の安さだけで選んでしまいましたが、契約後に法人口座を開設できず、改めてインターネットで評判などを検索したところ、あまり良心的なオフィスではないことが判明しました。そのため、初期費用や基本料金といったところではなく、実際に法人口座を開設できるかどうかに重点を置いて再度オフィスを探し直したところ、法人口座を開設された方のインタビューがホームページ上に公開されているナレッジソサエティを見つけ、契約することに決めました。サービス説明時にも「気軽にご相談ください」ということだったので、いくつか法人口座に関するご質問をさせていただきましたが、受け答えが具体的でしっかりされていたので、安心して契約することができました。法人口座の開設実績が高いということが決め手になったのは間違いないです。

【どのような方がバーチャルオフィスを利用することに向いていると思いますか?】

本業に取り組まれながら副業を始めたり、ECサイトなど実際の店舗を持たずに商品を販売したりする方などはバーチャルオフィスを利用することをおすすめします。特に事業を法人化させることを検討している場合、自宅では登記できない場合もあるので、バーチャルオフィスと契約するとあまりコストをかけずに法人設立ができるようになると思います。

バーチャルオフィスとの契約を検討する際に大切なことは何でしょうか?

事前にしっかりとバーチャルオフィスについて調べて、信頼できるオフィスと契約することが大切だと思います。私の場合、最初のバーチャルオフィス選びの際にはとにかく月額の利用料金が安いオフィスを探し、年払いなどでお得になるところを選ぶなど、とにかく月々の利用料金にしか目を向けていませんでした。しかし、契約後にネット上でそのオフィスの評判が悪いことを知り、実際に法人口座を開設できなかったことでこの選択は失敗だったなと痛感しました。料金の安さを優先したため、そのバーチャルオフィスの住所では法人口座を開設できず、別のバーチャルオフィスを再度探して契約し、登記も移転させなくてはなりませんでした。最初から信頼できるオフィスを探して契約していたほうがこれまでかけた総額で見ても割安だったのではないかと後悔しています。そのため、私のような失敗をして法人口座の開設などで遠回りをしないためにも、信頼度の高いバーチャルオフィスと契約することが大切です。

最後にこれからバーチャルオフィスを利用しようと検討している方に一言をお願いします。

繰り返しになってしつこく感じられるかと思いますが、しっかりと事前に調べて信頼できるバーチャルオフィスと契約してください。料金の安さだけで評判などを特に調べずに契約を決めてしまうと、法人口座が開設できず、せっかく法人登記をしても別の住所に本店を移転させなくてはならなくなり、無駄なコストが発生してしまいます。すぐに住所を用意してビジネスを始めたいという気持ちの方もいるかと思い、私もその気持ちは痛いほどよくわかります。ただし、事前の下調べに時間をかけることが、結果的に法人口座の開設の近道だったことに気が付きました。法人口座の開設ができなかった原因をすべてバーチャルオフィスの住所にするつもりもありませんが、同じ事業に取り組むにも関わらずナレッジソサエティの住所では法人口座を開設できたということは、少なからず利用する住所も影響しているのではないかと想像せざるを得ません。バーチャルオフィスを利用してビジネスに取り組まれる方は私のような後悔をしないためにもしっかりと事前の下調べをしてください。

まとめ

今回ご紹介させていただいた「会員様の声」のなかに、利用モデルが近い方はいらっしゃいましたでしょうか。1,350以上の会員の方にバーチャルオフィスメンバーとしてご契約いただいておりますが、今回ご紹介できなかったご利用モデルもあるかと思います。ご契約にあたっては必ずサービス説明をさせていただいておりますので、どのようなことができて、どのようなことができないのかをぜひお伺いいただければと思います。
さて、今回インタビューさせていただいた方の声を踏まえると、バーチャルオフィスを契約する際は、「事前にしっかりと調べて利用料金の金額よりもサービスの内容に着目するべき」だということが重要だなと改めて感じることができました。せっかくバーチャルオフィスと契約をして法人登記をしたとしても、法人口座が開設できなかったりすると新しいバーチャルオフィスを探すことになります。当然登記移転の費用などは無駄なコストとして発生することになりますので、最初のバーチャルオフィスを選ぶ際に真剣に取り組むことが重要だということが明らかになったのではないでしょうか。また、自分がどのようなサービスを求めているのかということを明確にし、バーチャルオフィスがそれに対応できるのかといった視点でサービス内容を確認することも重要です。バーチャルオフィスによって提供するサービス内容に違いがありますので、しっかりとサービス説明を受け、納得して契約してもらうことも大切だと言えるのではないでしょうか。ビジネス用の住所を選ぶということはビジネスパートナーを選ぶことと同じくらい、それ以上に大切なことだということをご理解いただければと思います。

バーチャルオフィス利用者の多い地域

東京都
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