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東京のバーチャルオフィスを比較する際の17個のポイント

[投稿日]2017年02月09日 / [最終更新日]2020/04/04

どんな基準で東京のバーチャルオフィスを選べばよいのか?

バーチャルオフィスも少しずつ認知されてきました。
そして東京でも多くの事業者がバーチャルオフィスを運営するようになりました。
おそらく数百を超えるバーチャルオフィス運営者がいると思います。
ただ、まだまだバーチャルオフィスは歴史が浅く事業者がいろいろなスペースをオープンさせていますし、サービスもバラバラです。
様々なバーチャルオフィスがある中で、どんなバーチャルオフィスを選べばよいのかというポイントが必要になりますので整理してみました。

 

前提としては二通りの方がいらっしゃると思います。

住所さえあればよい
もしどんなところでもよいからとにかく住所が利用できさえすればよいということであれば、価格面で比較検討するだけでよいと思います。
つまり格安バーチャルオフィスを選ぶのがよいと思います。
東京都内で数百円という格安で利用できるバーチャルオフィスも見つけられます。
ただし住所にバリューがなかったり、さらにいけば犯罪に使われたり、お客様を招くのをはばかられるような内装であったりといったデメリットは出てきますので、そのあたりのデメリットを受け入れられるのでしたら格安のバーチャルオフィスでもよいかと思います。

戦略的にバーチャルオフィスを使っていく
バーチャルオフィスを利用してビジネスを戦略的に運営していこうと考えている場合は様々な観点から検討していく必要があります。

どのバーチャルオフィスにするかは契約する前に慎重に検討してください。
バーチャルオフィスを契約するということは住所の利用がスタートするということで、法人登記を行ったり名刺やパンフレットに住所を掲載するということになります。
それらを行った後で、契約したバーチャルオフィスが不満足であっ たり、ニーズを満たせないものであったりすると、全てを修正しなくてはいけなくなります。

特に格安だからと言って選んでしまった場合でもバーチャルオフィスのコストの差はそれほど大きな差はないた め、修正にかかる費用は数年分の差額に相当することになってしまいます。
無駄なコストがかからないようにするためにも、選択は慎重に行う必要がありま す。

さらに言えばコストだけでしたらまだよいのですが、ブランドを毀損してしまったり、そもそも住所がネックになって売上が立たないということになってしまったらビジネス自体が危機に瀕してしまう可能性さえあります。
ビジネスの立ち上げ期で安定していない時はなおさら注意しなくてはいけません。

バーチャルオフィスを選ぶための17個のポイント

ではバーチャルオフィスのどんなポイントを見ていく必要があるのでしょうか?
ナレッジソサエティは以下のような17個がバーチャルオフィスを選ぶ際に検討すべき ポイントと考えています。

1.バーチャルオフィスを専業またはメイン事業としているか?

【Q】バーチャルオフィスを選ぶ時に一番最初に検討しなくてはいけないことはなんでしょうか?

【A】はい、それは事業者がバーチャルオフィスを専業またはメインの事業としているか?ということです。

【Q】具体的にはどういうことでしょうか?

【A】そのためにはまずナレッジソサエティが考えるバーチャルオフィスについてご説明します。

バーチャルオフィスを利用するお客様にとって一番大切なのは、契約した住所はずっと使い続けられるのか?ということではないでしょうか。

たとえば自分の意志とは関係なく、バーチャルオフィスの都合で住所を変更することになればとても厄介なことになるでしょう。

というのも、バーチャルオフィスの運営事業者の中には、余剰スペースの有効活用というスタートも多く、本来の事業として会社や店舗を持っているが、余剰スペースを貸し出すことで不動産収益を得たい、もしくは賃料の足しにしたいという目的で運営されるバーチャルオフィスもあります。

【Q】いわば副業として不動産の空きスペースを活用して利益を上げる目的というわけですね。しかしそれがお客様にとってのデメリットになるのでしょうか?

【A】デメリットが生じる可能性はあります。

バーチャルオフィスを専業にしていないオフィスサービスでは本業の経営状況や運営方針によって突然バーチャルオフィスを閉鎖することもあるからです。
実際閉鎖しているバーチャルオフィスも出てきています。
バーチャルオフィスの突然の閉鎖は、メインの事業が拡大して運営に手が回らなくなるなど、運営事業者の経営が好調な時にも起こりえます。

【Q】専業の事業者と本業ではない事業者のバーチャルオフィスのサービスに違いはあるのでしょうか?

【A】もともとの理念が異なるためにサービスに対する情熱に差があるかもしれません。

空いているスペースを貸し出そう、という理由でスタートした事業者とオフィスサービス専業での経営に取り組む事業者とでは当然、サービスに対する思いは全く違うからです。
ですからバーチャルオフィスの利用を検討する際には、少なくともどういう理念でバーチャルオフィスを運営しているのか、利用する際は知っておいたほうがよいでしょう。

【Q】バーチャルオフィス運営に対して情熱がない事業者だなと思われた事例はあるのでしょうか?

【A】はい、残念ながらそう感じざるをえない事例がありました。

実は以前こんなことがあったのです。
ある方バーチャルオフィスを探しているということで見学に来られたのですが、その理由をお聞きすると紙切れ一枚の通知だけで、利用していたバーチャルオフィスが突然閉鎖することになり、慌てて次の場所を探すことになったとのことでした。閉鎖の理由は本業に経営資源を集中させるためにバーチャルオフィス運営に割く人が足りなくなるためとのことでした。
それではご利用中の多くの方がお困りではないかと思ったため、閉鎖予定の事業者に「もしお力になれることがあったら、お手伝いしますよ。」とお伝えしたところ、

「すべて利用者に任せていますから、余計なことはしないでください」

とのお答えでした。

その事業者がどんな理念でバーチャルオフィスを運営していたのか考えずにはいられませんでした。この一件から、バーチャルオフィス専業の事業者と、そうでない事業者ではどちらが起業家にとって便利なサービス提供に誠実に取り組んでいるかご理解いただけると思います。

2.事業者の経営状態は大丈夫か?

【Q】バーチャルオフィス専業の事業者を選ぶべきということは、よくわかりましたが、そうなるとその事業者の経営状態が悪いと逆にサービスを廃止するというケースも出てきますね。

【A】はい、その通りです。安心してご利用いただくために利用するお客様にも事業者の経営状態を確認されることをおすすめします。

バーチャルオフィス事業者の経営状態が悪く事業を廃止するとなった場合、利用者のオフィスの住所は消滅することになり、新たなオフィスの住所を探して移転登記を余儀なくされます。

移転登記には時間も費用もかかります。予定していた事業計画ではない移転登記は単純な損失です。

ですから経営状態に問題があるバーチャルオフィスは避けなくてはいけません。

【Q】とはいえ経営状態を知るということはなかなか難しいのではないでしょうか?経営状態が悪いバーチャルオフィスが「うちの経営はよくありません」というとは思えません。

【A】はい、確かに公開企業でない限り財務状態を知るのは難しいことです。その代わりとなる指標として業歴はおさえておいた方がよいでしょう。

業歴を見て創業年数が長ければ、経営基盤があることを意味します。しかし逆に新規オープンの場合はその後の経営次第で廃業も考えられますから注意が必要です。

特にチェックポイント1で説明した、オフィスサービスを本業ではなく副業で運営しているような場合は、儲からなくては副業の意味がありませんから撤退の判断も早くなります。

このようなチェックポイントをバーチャルオフィス比較の際のお客様のご参考にしていただければと思っております。

3.ビルの契約状況はどうなっているか?

【Q】事業者の経営について他に気にしておくべきポイントはありますでしょうか?

【A】はい、バーチャルオフィスの事業者が借りているビルとの契約状況は把握しておいたほうがいいでしょう。

その理由もさきにお答えした回答と同様に、事業者がビルを借りて運営している場合は突然の移転を余儀なくされる可能性がないとは言えません。

お客様が事業計画にはない移転のリスクを軽減するためにも、バーチャルオフィス事業者とビルオーナーとの契約状況を確認しておくことは重要だと考えています。

【Q】具体的にこういう契約状況だとまずいというものがあるのでしょうか?

【A】はい定期借家契約を結んでいる場合は要注意です。

定期借家契約の場合、決められた契約期間が終了すると、契約更新など新たに契約を結ばないかぎりは借主はその物件から退去することになります。

更新することになっても再契約の折に借主と貸主の条件が合わない場合は、退去ということになるのです。

そうなればもちろんバーチャルオフィスご利用のお客様もそれに伴って、登記などを移転させる必要が出てくるのです。

しばらくはこの住所で事業に集中したいと考えていてもこれでは安心して事業に専念できません。

4.ビルの名前は?

【Q】その他にビルについてチェックするべきポイントはありますでしょうか?

【A】はい、ビルの名前も比較検討のポイントに入れていただくとよいと思います。

まずはしっかりとビジネスオフィスをイメージさせるビル名であること。

たとえば「●●ハイツ」「●●荘」などいかにも居住用の建物名が入っているととてもチープな印象を与えますし、お客様の大切な顧客からも不信感を抱かれかねません。

オフィスビルとして名の通ったビル・大手企業に紐づいたビル名など信頼感を与えるようなビル名が住所に入っているバーチャルオフィスですとプラスになります。

【Q】ただしビル名は変わってしまうこともあるのではないでしょうか?

【A】はい、ビル名が変わる可能性があるので注意が必要です。

ビル名が変わるとWEB・パンフレット・名刺などの様々な修正が必要です。

それよりも問題となるのが、旧ビル名のままの情報を見て来館する方がいた場合です。

ビル名が変わっていることを認識せずにいると、実際に来てみて「目指しているビルがない」ということになってしまいます。

見込客との初の面談などを設定していた場合には、ビルに到着できずに面談に現れないということも起こりえます。

正しいビル名が伝わっていないために売上を逃してしまうという可能性もあるのです。

【Q】名称が変わりやすいビル、そうでないビルというのはあるのでしょうか?

【A】はい、ひとつの例としてはそのビルがファンドなどのポートフォリオに組み込まれている場合です。そして売買が頻繁に行われる物件です。

オーナーが変わることによってそのビル名が変わるということがありますので、ファンドに所有されているビルにあるバーチャルオフィスは注意が必要です。

5.ビルの外観は大丈夫か?

【Q】名前とともに外観も重要そうな気がしますがいかがでしょうか?

【A】はい、ビルの外観も非常に重要だと考えています。ビルの外観は打ち合わせなどでお客様のご訪問が多い場合は、とくに与えるイメージという点で重要です。

顧客のご訪問時の印象が「なんか古っぽいな」、「なんかここ大丈夫だろうか?」

と思われてしまうような外観のビルでは「中に入るのやめようかな」と思ってしまう見込客の方が現れてもおかしくありません。

自社のビジネスにマイナスにならないような外観のビルをバーチャルオフィスとして選んだ方がよいでしょう。

また単純にわかりやすい外観になっているか?という点も重要です。

入口がわかりにくかったり、ビル自体がわかりにくかったりしては打ち合わせなどで来館する顧客のみなさまに親切でないオフィスになってしまいます。

6.住所1-ネームバリューは?

【Q】ビルそのものの名前にプラスして、住所も重要ですよね?

【A】はい、住所はまず名刺に記載するものです。登記簿はもちろんウェブサイトにも会社の住所は記載して多くの顧客の方々におぼえていただきたいですよね。

【Q】具体的にはどのようにバーチャルオフィスの住所を考えていけばいいのでしょうか?

【A】住所は登記簿・WEB・名刺等に載せるものですから、会社のイメージとしてもプラスになるようなものでなくてはなりません。

特に全国的にサービスや製品販売を展開していこうとお考えでしたら、東京の中心部の住所を使った方が相手に与える印象も良いと言えます。

相手にとっても聞き覚えのある、おなじみの住所であればより良い印象を与えるという点でも東京都内の主要なエリアの住所は有利です。

そのためには都内中心部のバーチャルオフィスを選ぶ必要があります。

都内中心部のネームバリューがある住所が、それほど高くない金額で事業拠点の住所として持てるのがまさにバーチャルオフィスの最大のメリットです。

ただし同じ区内でもエリアによって与えるイメージは異なります。

例えば同じ千代田区でも丸の内エリアと秋葉原エリアで比較してみましょう。それぞれのエリアに対して人々の持っているイメージは全く異なると思います。

ということからも自社のイメージに合ったエリアの住所が使えるバーチャルオフィスを選んだ方がよいでしょう。

7.住所2-犯罪に利用されたことはないか?

【Q】都心の住所であることが重要ということですが、単純に都心であればよいと考えてよいでしょうか?

【A】いいえ、「その住所が汚れていないか?」という点はもっと重要です。

【Q】「住所が汚れている」とはどういうことでしょうか?

【A】その住所に登記した法人が犯罪に関与したりした場合に、私たちは「住所が汚れている」といいます。

こういうバーチャルオフィス利用することは避けるべきです。

たとえどんなにネームバリューのある住所だったとしても、その住所を利用した犯罪や公序良俗に反するようなビジネスを行った企業があれば、犯罪履歴等は残ってしまいます。

特に厄介なのは犯罪を犯した会社は当然のことながら連絡がつかなくなります。

そして連絡がつかないと、法人は他人が登記を移転させられないのでその住所に居続けるほかありません。

犯罪を犯した法人の登記が残っているバーチャルオフィスと契約してしまえば、お客様にとっての見込客が訪問するために住所を検索すると検索結果に犯罪を犯した法人が同一住所として出てくる可能性があります。

これを見た見込客はどう思われるでしょうか?決してプラスに働くことはないはずです。

むしろマイナスにとらえることが多いのは想像がつくと思います。

【Q】ちゃんと活動していても他の法人が行ったことに対して自社が影響を受けてしまうということですね?

【A】まさにその通りです。他の法人が行ったことに影響されて自社の業績にマイナスに働くことがあり得るわけです。

よってどんな住所が使えるのかを聞いた上で、その住所を検索し、おかしな情報が出ていないかをチェックすることが大切です。

8.審査がしっかりしている事業者か?

【Q】そういう意味では犯罪を犯そうとする法人を排除するようなバーチャルオフィス側の努力が必要ですね?

【A】まさにその通りです。利用申込の際に審査がしっかりしているバーチャルオフィスをおすすめします。

入会にあたって住所を検索して問題ないバーチャルオフィスだったとしても、そのあとの保証は何もありません。

できるだけしっかりとした審査体制で運営していることが安心感を高めてくれます。

お客様にとっては「ちょっと面倒だな」と思うような入会プロセスを持っている方が、悪用しようとする人を遠ざける効果としても有効です。

面倒だからといい加減な審査体制のバーチャルオフィスを選ぶことは、後々大きな代償を支払うことになりかねません。

【Q】具体手にはどのような点がしっかりと審査していることを表しますか?

【A】以下のような点はしっかりした審査を行っているといえるでしょう。

1.対面審査を行っている

運営者と利用者が一度も顔を合わせずに契約ができるというのは犯罪に使いたい人にとって都合がよくなります。よって郵送だけで契約ができたり、面談をオンラインで済ませてしまうようなところは危険です。対面で話をして、そこから伝わってくる「何か?」を感じることも重要です。

2.公的書類の原本を要求される

公的書類の提出を求める場合でもコピーを求められるか、原本を求められるかでは、ハードルが全く異なります。

改ざんのしやすさは不正利用のしやすさにリンクします。

バーチャルオフィスの審査体制

9.立地はどうか?

【Q】文字上の住所の重要性はわかりました。では実際の立地条件はバーチャルオフィス選びのポイントになるのですか?

【A】はい、もちろんです。立地は当然のことながら重要な比較ポイントです。

駅から近いということは言うまでもありません。自分が通うことはもちろんですが、来客の方にも少しでも楽に来ていただくということを考えれば安いからと言ってあまり駅から離れた場所にあるバーチャルオフィスは望ましくありません。

また仮に駅から少し離れた場所であったとしても、来客の方が迷わないようわかりやすい立地にあるということも重要なポイントです。

【Q】駅からバーチャルオフィスまでの立地の重要性はわかりましたが、都内での立地という意味ではいかがでしょうか?

【A】はい、こちらも同様に重要です。都内のとこからもアクセスができるという場所がよいです。例えば当社のある九段下ですと東京メトロ東西線/半蔵門線、都営新宿線の3路線が走っています。これによって東京駅(大手町駅)、渋谷、新宿などに乗り換えなしで行くことができます。

また3路線あることによってどれかの線が止まってしまってもなんとか迂回して九段下までたどり着けるという安心感があります。

大変な場所だから、こちらから出向こうというなるより、便利のいい場所だからぜひお越しくださいといえるような場所の方がトータル的に見てプラスになることは間違いありません。

10.人の動きのあるオフィスか?

【Q】バーチャルオフィスは会議室を利用する時だけに行くようになりますので、人の動きがあまりないように思えるのですが?

【A】はい、バーチャルオフィス専業で運営されている場合は、おそらく閑散とした感じなると思います。人の動きがあるオフィスかそうでないかも重要なポイントです。

住所を利用するということは基本的に住所を公開するということです。

そうなると顧客や見込み客は打ち合わせなどあらかじめ決められた時だけに来館するだけでなく、突然やってくることもありえます。
(ちなみに某信用調査会社は絶対にノーアポでやってきます。)

そうした突然の来訪を受けたときに、全くひとけのないバーチャルオフィスではまさに怪しいということになってしまいます。

【Q】どういうオフィスですとそういったことが回避できるでしょうか?

【A】シェアオフィスなども同時に運営しているようなバーチャルオフィスですとよいですね。シェアオフィスは基本的にその場に行って仕事をすることが前提になりますので常に人の出入りがあります。常に利用者が出入りしているため突然の来館があっても安心感を持っていただけます。

11.有人スタッフの存在は?

【Q】バーチャルオフィスに有人スタッフの存在は必要でしょうか?

【A】はい、有人スタッフの存在は必要です。

人の動きのあるオフィスが良い理由と近いですが、スタッフがエントランスにいるのといないのでは来館した方に与える印象は大きく違います。

また郵便物が到着した際も宛名が曖昧な郵便物などは普段から利用者のことを知っているスタッフがいた方が、適切な対応ができますし、来館される方へもきめ細かな対応ができます。

もちろん人を配置するということはその分バーチャルオフィス側にもコストが発生しますので、利用料金は上がることになりますが、可能であれば入口にスタッフを配置してあるバーチャルオフィスの方がよいと考えています。

12.エントランスは来客を混乱させないか?

【Q】そういった意味ではエントランスも重要になってきますね?

【A】はい、エントランスは会社の顔ともいえますのでかなり重要です。

エントランスに入ってきて訪問先の企業にちゃんとコンタクトが取れるようになっていることが大切で、人もいないし内線電話もないという状態では訪問してきた方は混乱してしまいます。

他の事務所を借りてフランチャイズのようにバーチャルオフィスを展開している業者もありますが、エントランスがちゃんとわかりやすく設定されていないとご自身のクライアントに対して混乱させてしまうことになるでしょう。

13.突然の来客に対応ができるか?

【Q】来客という点で言えばアポイントをとって来られる方ばかりではありませんよね?突然アポなしでやってこられる方もいると思うのですが?

【A】住所を公開すると予定していた来客以外に、オフィスにやってくる人は必ずいます。

突然やってきた来客に対してうまく対応できる仕組みを持っているバーチャルオフィスと全く対応できないバーチャルオフィスではどちらがよいかは簡単にわかります。

また突然の来客があった場合に、すぐにコンタクトが取れる仕組みを用意しているとさらに利便性は高まります。

14.会議室が豊富にあるか?

【Q】あとバーチャルオフィスは必要な時だけ会議室を使えればよいというスタンスで利用される方と思うのですが会議室についてはどのような点をチェックするべきでしょうか?

【A】まずは会議室の数が豊富なことが重要です。おっしゃるように普段は自宅で作業する方でも商談や会議などで会議室を利用するシーンというのは確実に出てくるはずです。

商談や会議の際に、自社の住所でスペースが確保できるのとできないのでは利便性が異なってきます。

商談場所が名刺やWEBの住所と異なっていれば、場所を伝える手間が増えますし、カフェやホテルのラウンジなどを利用するなると顧客からは「オフィスに招きたくないのかな?」という印象を持たれかねません。

来客を招く時に会議室の数がたくさんあるバーチャルオフィスであれば急な会議や打ち合わせになっても会議室の予約がとりやすくなります。

逆に省スペース運営で経費をかけないようにするために会議室の数を少なく設定しているバーチャルオフィスですと、必要な時に会議室が取れないということも起こり得るので注意が必要です。

【Q】会議室の種類についてはどうでしょうか?

【A】会議室の種類も同じく重要です。例え一人で起業したとしても、会議室まで小規模でよいというわけにはいきません。

様々なビジネスシーンが想定されます。

見込客を集めるためにセミナーを開催したり、クロージングのために対面で話せるスペースが必要だったりとシーンごとに必要な会議室が異なってくるのです。

セミナースペースがないから外部の貸し会議室を借りるとなると、申し込み手続きなどの無駄な作業が発生します。

シーン毎に合わせて最適な会議室やスペースが利用できるバーチャルオフィスの方がオフィスとしての機能も高く、かなり便利であると言えます。

15.会議室が個室か?半個室か?

【Q】会議室の作りについてはいかがでしょうか?

【A】会議室の作りについてもチェックをしておくとよいでしょう。

詳しくご説明しますと、会議室があると言っても、中には消防法上の規制のために完全な個室ではなく上部が空いている会議室もあります。

部屋の上部が隣とつながっている会議室では音漏れを気にして話したいことも話せないということにもなりかねません。

情報セキュリティの面からもできるだけ完全個室の会議室を利用できればベストです。

【Q】ただし女性起業家の場合、男性と1対1で完全個室の部屋に入るのはちょっと気が引けますよね?

【A】はい、たしかにその通りです。それに安全性の問題も同時に考えたいところです。女性起業家にとって、安全性を確保できる空間は大切です。

例えばガラス張りの部屋で空間が区切られつつも中の様子がある程度分かるようになっていると、話の内容が漏れることはないが、外からの目もあるので安全が確保できるという状態になるので女性にとっては安心できるのではないでしょうか?

そしてスタッフが常駐していればさらに安全性は向上します。逆に無人営業で会議室も完全個室で外部からシャットアウトされた空間は女性起業家にはおすすめしません。

16.銀行の法人口座開設ができるか?

【Q】バーチャルオフィスは銀行の法人口座開設ができないということをよく聞くのですが、実際はどうなのでしょうか?

【A】はい、これは審査体制と密接にかかわってきますが、バーチャルオフィスだから銀行の法人口座が作れないのではなく、法人口座が作れないバーチャルオフィスであるということになります。

法人口座の開設の可否は銀行による判断ですから私たちではいかんともしがたい部分ではあります。

しかし登記した住所が過去に犯罪に使われたなどの事実があるバーチャルオフィスのものですと銀行側も審査には慎重にならざるをえません。

住所がネックになって法人口座の開設ができないというのでは、最悪の場合登記を移転する必要が出てきます。

法人口座開設の実績についてはご利用を検討される際にバーチャルオフィスの事業者に確認しておく方がよいでしょう。

【ナレッジソサエティの場合】

当社をご利用されている方は、ほとんどの方が法人口座開設ができています。どうしても不安という方のために法人口座開設保証制度というものを設けています。法人口座が開設できないことを理由に退会する場合は、入会金・保証金・基本料金の2ヶ月分を返金する制度です。ただし返金事例は1度もございません。

17.コスパはどうか?

【Q】最後に価格面についてはどうでしょうか?

【A】価格については絶対的な金額よりコスパを重視するべきでしょう。

考えなければいけないこととして、価格の幅はバーチャルオフィスの場合であればどれだけ差が開いていたとしてもほんの1万円いくかいかないかです。

多くの場合は数千円・数百円の差です。

数千円・数百円の差のために重要なポイントに目をつぶるということだけは絶対に避けたほうがよいと思います。

あまりにも価格が高いという場合は別ですが、ほんの少しの差であればコストパフォーマンスに目を向けるべきでしょう。

 

いかがでしたでしょうか?意外にチェックするポイントは多いなという感じではないでしょうか?
バーチャルオフィスは起業してビジネスを運営していくにはとても便利なサービスです。
ですからこそ、よいサービスに出会っていただくというためにもしっかり検討していただきたいと思います。

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