住所固定の為のバーチャルオフィス活用


[投稿日]2016年07月12日 / [最終更新日]2016/07/11

バーチャルオフィスの有効活用方法

自分の事務所を持たなくても仮想の住所を所有することができるバーチャルオフィス。

最大の利点はホームページに個人情報を掲載することなく、バーチャルオフィスの住所をそのまま使用したり、その住所で法人登記できる点にあると言われています。

またオフィスがなくても東京の一等地の住所を所有することができるのでクライアントにも信頼を得ることができるというのもバーチャルオフィスならではのメリットとして多くのネットや雑誌などにも掲載されているのは周知の事実でしょう。
そんなバーチャルオフィスですが、住所を借りるという点以外にも上手に活用することによって、「全てが整うタイミングまで」多くの煩雑な手続きを削減することが可能になるのはあまり知られていません。

特に以下の2点については、先々の働き方や事業運営の方向性を考えるきっかけとして大切かも知れません。

本籍地を固定する

今後の事業成長についてはまだまだ良くわからないものの、とりあえず起業をし、もうサラリーマンに戻るつもりはない、という決心をしている起業家でも、起業後の収入の安定にたどり着くまでには長く険しい道が待っていることが多いのが現実です。

当初から、立地やその他の条件的にも自分のぴったりのシェアオフィスなどに巡り合えた幸運な起業家であれば問題ないかもしれませんが、そうではない起業家になってしまった場合は、時を変え場所を変え、会社の住所が点々と変わってしまうことが、望む望まないにかかわらず頻繁にあります。

本来であれば、登記情報を変更しなけれなりませんが、その頻度が多くなればなるほど、名刺に記載されている住所は意味がなくなり、また名刺交換をした人達への連絡も頻繁になり「この会社は大丈夫だろうか?」と思われてしまっても否定が出来ません。

知人のオフィスなどに間借りするような場合でも同様です。

事業の成長やその都度発生する諸々の事象は大よそ予測不能で、思った通りに行かないのが起業当初の不安定さを作り上げる最も大きな原因の一つでもあります。

本籍地をバーチャルオフィスで固定し、固定電話の連絡先も住所そのものが変わっても利用が継続できるようなものを当初は意図的に選択しどのようなことがあっても一番最初に作った名刺で当面をしのげる状況を作るというバーチャルオフィスの活用は検討の余地が十分にあると思います。

郵便先を固定する

本籍地を固定するよりは、郵便局で転送手続きに取れる郵便先住所というのはそこまで気にする必要はないかもしれませんが、固定できるのであれば固定をしたいという人は思いのほか多いものです。

これは、やはり頻繁に転居をする場合などに問題になるのですが、本人確認必要書類の提出が求められる場合などは、法人の登記謄本の住所との一致がも取れられてしまうため、転々と移動をしている場合などには困ってしまう場合などがあります。

当初は登記住所のみの一致で問題はありませんが、例えば追加の法人口座の開設が必要になった場合や、法人クレジットカードの申し込みなどなど、法人としてのフェーズが進んでいけば進んでいくほどに郵便先がコロコロと変わってしまう状況が引き起こす諸問題は、面倒なものになってしまったりもします。

このような状況が事前に発生することが把握できている場合には、本籍地と郵便先の固定をバーチャルオフィスを利用することによって実現し、実際の執務環境とは切り離して考えておくことが後々のトラブルを避けるための対策になったりもするのです。

もちろんその他のオプション機能も最大限に有効活用

もちろんバーチャルオフィスが備えるオプションもフル活用することが望ましいのは言うまでもありません。

電話代行業務

電話番号の付与までしてくれるバーチャルオフィス運用会社はそこまで多くもないかもしれませんが、電話代行業務を利用することによってかかってき電話をスタッフが対応して電話の内容を確認、折り返し連絡してくれます。

このようなサービスは、電話代行あるいは秘書代行とも呼ばれるケースがあり、バーチャルオフィス以外にこのサービス単体を提供しているような会社も存在するので、どこを利用するのが良いかは自社の状況に合わせてしっかりと比較検討をするのが良いでしょう。

電話受付後転送サービスとの違い

一般的にバーチャルオフィスやシェアオフィスのサービスのオプションとして利用できるサービスは、電話転送サービス、または電話代行のサービスです。

転送サービスは指定した電話にかかってきた電話を、転送先(例えば自分の携帯電話)に直接転送をするもので、状況によっては自分自身が電車に乗ってしまっている際にはやはり電話に出れない状況が発生します。

また一般的な電話代行サービスがこれに当たりますが、電話がかかってきた場合はオペレーターが会社名で電話を取り、メッセージだけを受け取りその報告をメールなどでもらえる、というサービスです。

必要に応じて使い分ければ有効に活用できるそれらのサービスの中で、最も上位に位置するサービスが「電話受付後転送サービス」でしょう。

これは、多くの場合はコールセンターなどを有した大規模な電話代行サービスを提供している会社などしか提供していないケースが大半かとは思いますが、電話がかかってきた際にオペレーターが電話を取り、その通信を維持したまま携帯に電話を転送してくれるため、社員が電話を取ったような形に電話を掛けた側は感じるような仕組みになっています。

もちろんそのようなサービスであるためその料金も高額になりがちですが、信用をベースにしたビジネスなどを展開している場合には、非常に有効に活用できるものです。

転送サービス

転送もオプションサービスも利用価値は高く、特に前述の郵便住所を固定のために利用している場合は、転送先さえ指定しておけばわざわざバーチャルオフィスまで受け取りに行く必要もないものになります。

ただし、これは郵便局で利用する転送サービスでも代替が可能なので、この転送サービスだけを利用するときには代替案がないかどうかは要検討になるかもしれません。

会議室の利用

バーチャルオフィスを提供しつつも会議室を利用できるオプションをもっている運営会社もあります。

そしてビジネスがしっかりと成長すればするほどその利用は頻度が増すと思っていただいて問題ないと言えます。

執務スペースは自宅にしている方々は、うち合わせの場所に困ることもあるかと思いますが、バーチャルオフィスにある会議室を利用すれば商談場所にも困ることはありませんしクライアントにも好印象を与えることができます。

全てが整うタイミングとは

最後に、冒頭にて述べた「全てが整うタイミング」についてお話したいと思います。

 

これはあくまでもビジネスを行う上でのオフィス環境という意味での「全てが整う」ことを意味しておりますが、この状況というのは「当面の人員増加や機能面における充足が図られている」状況です。

 

このような環境になった場合には、臆することなく登記上における本籍地や代表電話などの全て一新し、さらなる成長へ向けた新しい事業フェーズへと進むことが望ましいと思いますが、起業を志す多くの人々がそのフェーズに到達することを望んでやまない岐路になっていると言えます。

 

1人でも多くの起業家がそのフェーズに到達できること願いたいと思います。

 

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