バーチャルオフィスとは?メリット・デメリット・よくある誤解についての解説

 
[投稿日]2016年08月17日 / [最終更新日]2019/07/12

バーチャルオフィスとは?いったいどういったものなのか?バーチャルオフィスのメリット・デメリットを様々な比較、費用やトラブルについても詳しく解説

4,500円で千代田区に登記できるバーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは?バーチャルオフィスの基本機能

バーチャルオフィスというのは、言葉の通りの仮想(=バーチャル)の事務所(=オフィス)で基本的なサービスとしては下記のような特徴を持ち合わせています。

事業上の住所を利用する

バーチャルオフィスが利用される背景としては、クラウドサービスなどの発達により会社に行って働くという必要性が薄れてきているという点が挙げられます。実際に仕事をする場所としては自宅だったり、クライアント先であるため、仕事をするためのスペースの利用ニーズはあまりないというビジネスの方が増えてきているのです。

しかしながら、事業を行っていくうえでの住所は法人・個人事業主ともに依然として重要な意味を持ってきます。そういった方のために住所をお貸しするのがバーチャルオフィスの一番の機能というか、提供サービスになります。

バーチャルオフィスを契約して住所を利用する際に気をつけなければいけないことが、利用する住所のバリューの問題です。(どんな住所でも構わないという方は除きます。)

・過去に犯罪などに利用された住所ではないか?
 (実際に利用できる住所を確認し、「犯罪」「詐欺」などで検索してみる)
・相手に与える印象はよいものになっているか?

上記のポイントはバーチャルオフィスを契約する前にしっかりと確認しておきたいところです。

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バーチャルオフィスでよくみられるサービス

さらにバーチャルオフィスは下記のような機能を備えているケースが多くなっています。

郵便物を受け取って転送

事業を始めれば必ず郵送物が届くようになりますので、その住所宛に届く郵便物をバーチャルオフィスは受け取ってくれることがほとんどです。ただし、受け取れないものを規定していることがほとんどです。(本人限定郵便・食品など)

また受け取った郵送物をどのように処理してくれるかはバーチャルオフィスによってバラバラですので、特にチェックが必要です。

・そもそも転送はしてくれるのか?
・どれくらいの頻度で転送してくれるのか?
・無料か?有料か?有料の場合は郵送料は含まれている?別途か?
・直接取りに行くことができるのか?

電話番号やFAX番号が利用可

郵便物ほどではないですが、電話やFAXも事業においてはとても重要になってきます。特に固定電話の電話番号を持つことは相手に与えるイメージが違ってきます。そのため多くのバーチャルオフィスは電話転送サービス・電話秘書代行サービス・FAX転送サービスを提供しています。

こちらも郵便物転送サービスと同様様々なプランがありますので、チェックが必要です。

・転送は自動転送?オペレーターによる転送?
・番号は自分で持ち込めるのか?退会時に番号を持って出られるのか?
・通話にかかる費用は?
・電話秘書代行サービスの場合、オペレーターはどのように対応するのか?
・オペレーター対応時にいくらチャージされるのか?

会議室を利用可能(有料・無料)

オンラインで会議を行ったり、相手先にいくので会議室などの打ち合わせスペースは必要ないというケースもありますが、対面で話ができるスペースが必要になる業種は多くあります。そういった場合にバーチャルオフィスの住所先で会議室が使えるかという点も重要ですので、多くのバーチャルオフィスが会議室を備えています。

初めて会う場所としてバーチャルオフィスの会議室を使うという場合は、会議室の利用についてしっかりと確認をする必要があります。

・そもそも利用できる会議室があるのか?
・予約でいっぱいで借りられないという状況ではないか?
・サイズは適当であるか?
・備品(プロジェクター等)はあるか?借りられる場合は有料か?無料か?
・男女1対1でも安心して打ち合わせができる空間か?
・相手にわかりやすい場所か?

デスクなどは基本利用不可(条件付きで利用可能)

バーチャルオフィスは基本的に物理的なスペースはいらないという方向けのサービスになりますので、デスクなどは基本的に利用できません。しかしながらデスクを用意しているバーチャルオフィスもありますので、たまにはいつもとはちがった場所で仕事をしたいという方はデスクの一時利用などのサービスを提供しているところを選ぶことをお勧めします。

 

以上のように見てみると、会社としてのほとんどの機能を利用したいけれども、唯一作業スペースだけは不要という方に最適なサービスと言えます。オフィスの賃料は当然のことながらその広さが大きく関わってきますので、作業するスペースをカットすることによってそのコストを大幅にカットできるようになります。起業する際にかかるオフィスコストを下げることによって、より多くの方に起業していただけるようにするという社会的に重要な役割を担うサービスと言えます。

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バーチャルオフィスでみられるその他のサービス

上記以外にもバーチャルオフィスでは様々なサービスを独自に提供しています。検討しているバーチャルオフィスがどのようなサービスを提供しているか?自分が望んでいるサービスを提供しているかはチェックしておく必要があるでしょう。

法人登記代行

バーチャルオフィスは法人登記を目的に利用する方が多いため、その住所で登記をしたいという方のために法人登記の代行を行ってくれるところがあります。一度、登記をするとしばらくは継続してサービスを利用することが多いため、そこから利益を得られるということもあり、設立のための手数料を格安で行ってくれるバーチャルオフィスもあります。

会計サービス

会社の経理を担ってくれるサービス。特に一人で起業する方にとっては時間がとても大切になりますので、お金を生み出すものではない会計周りの業務を請け負ってくれるのは、とてもありがたいサービスです。多くのケースではそのバーチャルオフィスと連携する税理士がおり、その税理士と顧問契約を結ぶ形となります。このサービスを利用する起業家が大きくなってくれれば顧問料も増えるであろうということを担当する税理士は見越しているので、最初の金額はリーズナブルに設定してあることが多いです。

融資・補助金・助成金サポート

こちらもそのバーチャルオフィスと連携する税理士・社会保険労務士・中小企業診断士が対応してくれることが多いサービスです。バーチャルオフィスを利用していることをどのように表現するかで、手続きがうまくいくかいかないかを左右することがありますので、連携する士業の方に申請を任せることが望ましいといえます。

WEB制作サポート

起業時に、名刺感覚でまず差しあたってWEBを用意したいという方のために提供されているケースが多くあります。

メンター制度

バーチャルオフィスよりは、ふだんオフィスに訪れる人が多いコワーキングスペースなどでよく見られる制度です。投資先の企業にコワーキングスペースを利用させて、メンタリングしながら成長を促進させるという形で行っていることが多いです。

バーチャルオフィスのサービスは千差万別

なおバーチャルオフィスはそれほど歴史のあるサービスではないため、運営会社によってサービス内容が大きく異なるケースが多くなります。契約前に提供サービスの有無や登記利用の可否などについて確認を怠らぬよう注意が必要です。

東京のバーチャルオフィスを比較する際の17個のポイント

また、住所を貸すというサービスでありその住所が利用者にとってメリットになる必要があるため、バーチャルオフィスの運営場所は東京などの都心部や一等地に多い傾向があります。一人で借りるには金銭的に難しいようなエリアに住所を持つことができるのがバーチャルオフィスの大きな特徴です。当社のバーチャルオフィスは、東京都千代田区の九段下駅から徒歩30秒の銀行所有ビルが住所となります。(とにかく自宅以外の場所で住所が使えればよいという人のために都心から離れたエリアで格安のバーチャルオフィスを運営されているようなところもあります。)

こういうサービスが特徴のバーチャルオフィスですが、では実際にどういったメリット・デメリットがあるのでしょうか?

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バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスは以下のようなメリットが考えられます。

イニシャルコストの削減

事務所を賃貸する場合のイニシャルコストは非常に大きな負担になります。商慣習的にも敷金・礼金が賃料の数ヶ月分、保証金に至っては半年から1年分必要になる場合もあるため大きな出費となります。毎月の賃料がベースとなりますので、立地場所が良ければ良いほど月額賃料も高額になるため出費はさらに重くなります。例えば賃料が30万円の物件の場合保証金は180万円~360万円となる可能性があるわけです。それに加えて内装工事などの諸々の費用がかかれば、下手をすると1,000万円近くの資金がオフィスを作るためだけにかかるってしまう可能性があります。

一方、バーチャルオフィスの場合、敷金や礼金は不要で少額の入会金や保証金のみで利用が可能です。さらに当然のことながら物理的なオフィスを自分で構えるわけではありませんので内装工事等は一切不要です。このためイニシャルコストを圧倒的に低く抑えることが可能です。

必要なものを利用する分だけコストに出来る

バーチャルオフィスは基本的に必要なものを必要な時に必要な分だけ利用するというスタイルになります。

時々しか使わないFAX。急な来客のための受付要員。外出中の入電に対する一次対応。時々開催する大型セミナーの会場。事務所にいる時間よりも外出していることが圧倒的に長いワークスタイル。このような設備や人材を常備するためには大型機器の購入や人材雇用、広い事務所の賃貸等、非常に大きなランニングコストが必要になります。必要な時に必要な分だけ料金を支払い利用することが出来るバーチャルオフィスのサービスは、運転資金の効率的活用に役立ち、また同時に無理に一人で全てを行いクライアントからの問い合わせ対応ができない等の機会損失を防ぐことが可能になります。

都心一等地の住所

一般的にバーチャルオフィスのメリットとしてよくあげられるのは「都心一等地の住所」です。
バーチャルオフィスを利用することによって設立したばかりの会社や売上規模が小さい会社では金銭面でなかなか事務所を構えることが難しい一等地の住所が名刺やホームページに記載ができるようになります。これは東京の中心部の住所であればあるほど事業にプラスの影響を及ぼすことが多いのが事実です。例えば、WEB制作を事業としている場合、東京の会社であれば全国からの問い合わせや発注が見込めますが、富山の方が茨城の会社に発注するということは想像しづらい面があります。

このように住所が一等地にあるという点でビジネス上の優位性が確保できるようになるというのがバーチャルオフィスのメリットのひとつになります。

自宅住所の登記回避

特にコンサルタントや士業の方など、特に固定の執務スペースを確保する必要がない場合もございますが、かといって自宅を法人登記の住所にすることも考え物です。例えば女性経営者の場合プライバシーの問題などもあり躊躇するケースが考えられますし、女性でない場合でもマンションに住んでいる方は規約で法人登記が認められないということもあります。このような場合でも、バーチャルオフィスを利用することによって自宅以外の住所に法人登記が可能になります。

会議室を利用

上記4のケースと同様ですが、特定の固定執務スペースを必要としないような起業の場合においても、関係者との打ち合わせ場所は必ず必要になります。カフェを利用した打ち合わせや、ホテルのロビーを利用した打ち合わせも可能ですが、常に場所が確保できるとも限りませんし、会話の内容が周囲に漏れるという点も不安になります。何かしら不安を抱えている状態では打ち合わせもうまくいかないこともあるでしょう。バーチャルオフィスでは会議室が提供されている場合(有料・無料)がほとんどですので、その会議室を利用することによってこのような問題を回避することができるでしょう。

こういったメリットが特に起業したての経営者にとってはコストをかけることなく事業を展開できることになります。

また上手な使い方としては地方企業の東京進出にバーチャルオフィスを使うという方法もあります。地元で一定の業績を残して将来的に東京に進出したいなという企業でも、自社でオフィスを構えるにはコストもかかりますし、自社オフィスの場合はそこに人を配置しなくてはなりません。上記のメリットを活用すれば東京の住所と電話番号を使いながら、打ち合わせや商談があった時のみ東京に出張ベースで会議室を使うということができますので、極端な話今すぐにでも東京進出が可能です。当社の場合、基本料金が4,500円ですのでこれですぐにでも東京の住所が使用できるようになります。

銀行名の入ったビルに登記できるバーチャルオフィス

バーチャルオフィスのデメリット

何事においてもそうですがバーチャルオフィスにはメリットのみならずデメリットも存在します。それらをしっかりと把握をしてその対策を検討した上で利用することが望ましいと言えます。

事務所要件が含まれる許認可が取れない

バーチャルオフィスでは特定の許認可が必要な業種で開業ができないことがあります。特に個別専有スペースが必要とされる業種では開業が困難です。これはどうすることもできないので、この場合バーチャルオフィスを使用することは諦めてください。

バーチャルオフィスでの開業が難しいと思われる業種

・弁護士・税理士・司法書士など(中小企業診断士・弁理士・会計士・社会保険労務士は可能)
・有料職業紹介業
・宅地建物取引業

ただし、許認可については要件が緩和されるケースもあります。そして緩和されたことが大々的に周知されないということが多く、常にその動向には気を配っていただきバーチャルオフィスでも開業ができるようになった場合にすぐ行動できるように準備しておくのもよいかと思います。

これらについては一概にバーチャルオフィスだからという話ではないため、予め各種専門家へ相談をしておくことが望ましいでしょう。

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バーチャルオフィスについての誤解

バーチャルオフィスについてはサービス自体が比較的新しいことと、増えてきているとはいえ事業者がまだまだ少ないこともあり、サービスについての誤解を受けている部分もあります。またバーチャルオフィス事業者が積極的に情報発信を行っていないことと、その逆に実際には利用したことのないバーチャルオフィス事業者以外の発信力のある方の断片的な情報によって誤った情報が流されてしまっている部分もあります。典型的な誤解の例をいくつか紹介したいと思います。

銀行の法人口座開設ができない

バーチャルオフィスにて設立された法人口座が犯罪目的で利用されたケースが多発した経緯もあり、各金融機関での口座開設審査は依然として厳しいものになっています。ただし、無条件に口座開設が不可というわけではありません。実際のところ当社ナレッジソサエティの会員様はほとんどの方が法人口座の開設に成功されています。ですからバーチャルオフィスでは法人口座の開設ができないというのは全くの誤解です。ここは本当に多くの記事が誤った情報を伝えているので訂正をお願いしたい部分であります。

ひとつの考え方として「法人口座を開設することが難しいバーチャルオフィスがある」と思っていただけると幸いです。繰り返しになりますが「バーチャルオフィスを利用しているから法人口座が作れない」というわけではないのです。この点を混同しないようにしてください。

過去にその住所を使って犯罪を犯した法人が契約していたバーチャルオフィスにおいては銀行の法人口座を開設することはかなりハードルが高いと言ってよいでしょう。そうならないためにも契約をする際は実際に使える住所を確認した上で、「使える住所+犯罪」「使える住所+詐欺」などのキーワードで検索してみることをおすすめします。これらのキーワードでネガティブな情報が出てくる場合は、法人口座の開設は難しいと考えていただければと思います。

またしっかりしたバーチャルオフィスと契約した場合でも、自身が金融機関から信頼されなくては法人口座を開設することはできません。少なくとも下記のような項目については金融機関から確認されることを想定しておく必要があります。

登記簿謄本の事業目的の記載内容と理由
事業計画書を作成してあるか。数字の根拠をしっかりと述べられるか。
事業の実績(法人・個人の如何を問わず)
紹介者の有無
代表者が信用できるかどうか
事業実体がどこにあるか

考え方の基準として「信用できる相手なのか」という視点で金融機関は見てくるため、嘘偽りなく、また「とりあえず起業しました」ということでもなく、しっかりと事業を行っていくという姿勢と態度が必要になるということになります。また会社ホームページをしっかりと作っておくことは、事業内容の整理にもなりますし、また審査においても確認をされることが多いようですので可能な限り準備をしましょう。

銀行の法人口座開設についてはこちらの記事もご参照ください。
バーチャルオフィスでも銀行の法人口座は開設可能?銀行の法人口座開設対策

また当社では「法人口座開設保証制度」があります。この制度は銀行の法人口座が開設できないことが退会の理由の場合は、入会金・保証金・2ヶ月分の基本料金を退会時に返金するというものです。法人口座の開設に不安をお持ちの方はこの制度を利用することをおすすめします。(ご利用には条件がございます。詳しくはお問い合わせください。)

社会保険に加入できない

こちらも当社の事例をみるとバーチャルオフィスを利用しているという理由で社会保険に加入できないということはありません。むしろ年金事務所は積極的に加入を促しています。実際、高頻度で当社の窓口にやってきて加入を促すために連絡をしたり、書類を渡すよう依頼をうけます。これは日本の財政状況を考えれば当たり前のことで年金の財源が危ぶまれている中で、バーチャルオフィスだから年金に加入できませんと門前払いしてしまっては、とれる財源も逃してしまうことになりますので、入りたいという人は基本的に加入させるという方向になるのは必然といえるでしょう。もし加入できないのであればそれはバーチャルオフィスを利用しているということ以外の理由であると推測できます。

住所でウェブ検索をされると困る

現在のネット社会は、すべて検索から始まるといっても過言ではありません。
社会的信用を手に入れるために利用した一等地住所がこのウェブ検索にかけられた時、同じく住所で登記された数多くの企業HPが検索結果に表示されることになり、取引先から不信感を持たれるリスクがある点は理解をしておく必要があります。

ただし、バーチャルオフィスで会社経営をすることは何一つやましいことではありません。上手に利用をすれば、起業の成功率を高めることができるのは間違いないのです。提供するサービスの価格を考えてみた場合、自社でオフィスを構えていればその費用をサービスの価格に転嫁しなくてはなりません。単に信用を得るために無駄な費用をかけるのではなく、ワークスタイルから考えて不要なオフィスコストはカットすることが現時点での最良の選択であり、提供するサービスの価格も安くなることを堂々とクライアントにお伝えする方が好印象の場合もあるでしょう。バーチャルオフィスでの設立登記そのものに自信を持っていただきたいと当社は切に願っています。

その一方で、バーチャルオフィスであることを隠すために、WEB上に住所を掲載する際に画像で掲載しなければならないという規約を設けているバーチャルオフィスがあります。画像にすることによって住所で検索しても、その住所の法人が検索でヒットすることがなくなりますので、バーチャルオフィスであることはわかりにくくなることは事実です。

しかし、そのWEBを見た人が受ける印象はどうでしょうか?住所だけ、または会社概要全般だけが画像処理してあれば「何か住所が知られるとまずいことでもあるのか?」という印象を受けるのではないでしょうか?こういった会社にビジネス上の取引をしたいと思うでしょうか?つまりバーチャルオフィスは怪しいという考えの人が余計に怪しさを増幅させているというおかしな現象が起こっているのです。前述したように、当社はバーチャルオフィスを利用すること自体なんら恥ずかしいことではないというスタンスですので、テキスト形式でWEB上に表記していただいてもよいということにしています。

銀行の法人口座開設実績多数のバーチャルオフィス

バーチャルオフィスを利用するべき人

ではどういう人がバーチャルオフィスを利用するべき人なのでしょうか?以下のような方が考えられます。

自宅やクライアント先で作業することがほとんどの方

物理的な作業スペースは自宅やクライアント先に確保しているので必要ないが、その場所に法人登記ができない方、住所の見栄えがあまりよくない方にとってバーチャルオフィスは最適です。

自宅で登記することが不可能な方

自宅がマンションで規約上法人登記ができない場合はバーチャルオフィスを利用するべきです。規約違反が発覚し、登記移転を行う必要が出た場合は余分な出費を強いられることになりますし、最悪の場合は賃貸契約解除ということにもなりかねません。その場合は、物理的な移転コストも莫大になりますので、ルール違反をして登記するということは絶対に避けるべきです。

東京都中心部の住所が欲しい方

またビジネスを大きくしていきたいという人にとっては東京の中心部以外の住所はローカル感が出てしまいブランディング的に問題になります。例えばWEB制作会社などの場合、発注は全国からもらうことが可能だと思いますが、地方の会社に別地方の会社が発注するということは、よほどの独自性がない限り難しいでしょう。九州の人が北海道に行って打ち合わせをするということはなかなかないと思います。しかし、東京に住所を持っていれば相手方が東京に出てきて打ち合わせをするということは十分に考えられます。こういうことを見越してバーチャルオフィスを利用し、東京の住所を手に入れるというのは大きなメリットになります。

プライバシーを確保したい方(特に女性)

女性が一人で起業する場合、プライバシーの確保というのは大きな問題になります。自宅で登記をしてしまうと公然と住所を公開することなりますから、ストーカーなどの被害に遭いかねません。こういったトラブルを回避するための方法としてバーチャルオフィスを利用するという方法があります。公開する住所を自宅以外にすることで、一定のプライバシーを確保することができるようになります。

 

いかがでしたでしょうか?バーチャルオフィスは一部のデメリットを除けば、起業のハードルをぐっと下げてくれます。利用を妨げるものがなければ起業時はバーチャルオフィスを使わない手はないと思います。起業する際は、ぜひバーチャルオフィスの利用を検討してください。

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