オンライン秘書サービスとは？依頼できる業務やメリット・デメリットをわかりやすく解説

「事務作業に追われて本来やるべき大切な仕事に集中できない」
「新しいスタッフを採用したいけれど、コストや手間を抑えたい」

本記事を読んでいる方の中には、上記のお悩みを抱えている方もいるでしょう。

オンライン秘書は、インターネットを通じてバックオフィス業務を依頼できる便利なサービスです。専門スキルをもつスタッフがチームで対応するため、採用や研修の手間をかけずに即戦力を確保できます。

今回は、オンライン秘書サービスの仕組みや依頼できる具体的な業務、導入するメリット・デメリットを詳しく紹介します。

なお、オンライン秘書の選定でお悩みなら、以下の2社がおすすめです。自社の状況を伝えれば、最適なプランを提案してもらえます。

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オンライン秘書サービスとは？

オンライン秘書は、企業の事務作業をリモートでサポートするサービスです。まずはサービスの全体像を理解するために、以下の3つの項目に分けて詳しく解説します。

• オンライン秘書サービスの概要と仕組み
• 派遣社員・クラウドソーシングとの違い
• オンライン秘書サービスが注目される背景

オンライン秘書を利用すると、社内のリソースを削らずに質の高い事務サポートを受けられます。それぞれの特徴を順番に見ていきましょう。

オンライン秘書サービスの概要と仕組み

オンライン秘書サービスは、インターネットを通じて企業の事務やバックオフィス業務を支援するサービスです。

オンライン秘書の特徴は、厳しい選考を通過した高いスキルをもつ人材がチームで対応する点にあります。一人で対応するわけではないため、幅広い業務に対して安定した品質の成果物が提供されます。

また、自社で採用や研修を行う手間を省けるので、導入までのスピードが早く、すぐに戦力として業務を任せられるのが魅力です。

派遣社員・クラウドソーシングとの違い

オンライン秘書と他のサービスには、契約形態やサポート範囲に明確な違いがあります。

オフィスに常駐して雇用契約を結ぶ派遣社員に対し、オンライン秘書は業務委託契約でリモートのみで完結するのが特徴です。不特定多数に単発の仕事を頼むクラウドソーシングと比べ、オンライン秘書は継続的なサポートを前提としています。

また、業務を丸ごと委託するBPOとは異なり、オンライン秘書は必要なタスクを必要な分だけ柔軟に依頼できる点も強みです。

オンライン秘書サービスが注目される背景

オンライン秘書サービスが注目される背景には、リモートワークの普及によって、在宅での業務サポートの需要が拡大したことがあります。

最近は人手不足や採用難が深刻化しているため、戦力となる人材を低いコストで確保したいニーズが高まりました。また、働き方改革やデジタルトランスフォーメーションの推進が進む中で、柔軟な人材活用が企業に求められています。

社会の変化に合わせて、場所を問わず柔軟に動いてくれるオンライン秘書の存在感が大きくなりました。

オンライン秘書サービスに依頼できる業務の例

オンライン秘書サービスには、多岐にわたるバックオフィス業務を依頼できます。具体的にどのような仕事を任せられるのか、代表的な4つの例をまとめました。

• 秘書・総務業務
• 経理・財務業務
• 人事・採用業務
• 営業事務

上記の業務を外注することで、担当者の負担は大幅に軽減されます。各業務の詳細を確認しましょう。

秘書・総務業務（スケジュール管理・出張手配など）

オンライン秘書は、経営者や役員のサポートを目的とした、スケジュール管理やアポイントの調整に対応します。

出張に必要な新幹線や飛行機の予約、タクシーの手配など、移動に関する手続きも代行可能です。また、日々届く大量のメール確認や返信を任せることで、多忙な担当者の作業負担を減らせます。

細かい連絡業務を秘書に任せれば、本来向き合うべき重要な判断業務に時間を使えるようになるでしょう。

経理・財務業務（請求書作成・記帳代行など）

請求書の作成や日々の記帳代行など、手間のかかる経理業務をオンライン秘書に任せることで事務の効率が上がります。

毎月の支払いや月末、期末などの繁忙期のみ、スポットで依頼を出せる点もメリットです。サービスによっては、公認会計士や税理士などの国家資格を保有しているスタッフが在籍している場合もあります。

専門知識が必要な数字の管理も、プロに任せることでミスを防ぎながら正確に処理を進められます。

人事・採用業務（求人票作成・応募者対応など）

求人票の作成や応募者への連絡など、採用活動に関する一連の業務も、オンライン秘書に代行してもらえます。

面接日程の調整や、候補者への細かなフォローも任せられるため、人事担当者は選考そのものに集中できるでしょう。さらに、社員の育成を目的としたセミナーの運営や研修の事務局対応をサポートするサービスも存在します。

自社で人事スタッフをフルタイム雇用する余裕がない場合でも、必要な時だけ専門のサポートを受けられます。

営業事務（資料作成・データ入力・顧客管理など）

商談後のアフターフォローや、契約成立に向けた提案資料の作成もオンライン秘書に依頼できます。

パワーポイントやエクセルを使い、見栄えのよい資料を作ってもらえるので、営業担当者の準備時間を短縮可能です。さらに、顧客データの入力や管理など、CRMツールの運用サポートも任せられます。

事務的な作業を切り離すことで、営業スタッフは顧客とのコミュニケーションにエネルギーを注げるようになります。

オンライン秘書サービスの料金体系

オンライン秘書サービスの料金は、主に2つのパターンに分かれています。自社の業務量や予算に合わせて選べるよう、それぞれの特徴を整理しました。

• 月額固定制
• 従量課金制（時間単価）

契約前にどちらのプランが合っているか見極めることが重要です。それぞれの仕組みを詳しく見ていきましょう。

月額固定制

月額固定制は、あらかじめ設定された稼働時間に応じて、毎月の利用料金が一定額に決まる仕組みです。

毎月の支払い額が変わらないため、安定したコスト管理ができ、予算を立てやすいのがメリットです。契約した時間の範囲内であれば、依頼する内容を柔軟にカスタマイズできるサービスが多く見られます。

月額固定制は、毎月一定のボリュームで継続的に事務作業が発生する企業には、使い勝手のよい料金プランです。

従量課金制（時間単価）

従量課金制は、実際に作業した時間や件数に応じて、使った分だけ費用が発生する料金体系です。

月によって依頼する内容や時間にばらつきがある場合でも、無駄な支払いを発生させずに利用できるのが強みです。時間単価は一般的に時給換算で数千円程度が相場となるため、スポットでの利用もしやすいでしょう。

必要なときに必要な分だけ頼みたいと考えている小規模な組織や、特定のプロジェクト期間限定で利用したい場合に適しています。

オンライン秘書サービスを導入する5つのメリット

オンライン秘書を導入すると、企業には多くのプラスの効果がもたらされます。主な5つのメリットを以下にまとめました。

• コア業務に集中でき生産性が向上する
• 採用コスト・教育コストを削減できる
• 即戦力の専門スキル人材を確保できる
• 繁忙期・閑散期に合わせてプラン調整できる
• 従業員の残業削減・働き方改革を推進できる

上記の利点を理解しておくと、導入後の具体的なイメージが湧きやすくなります。それぞれの内容を詳しく確認しましょう。

コア業務に集中でき生産性が向上する

バックオフィス業務をオンライン秘書に任せることで、社員は本来の重要業務に多くの時間を割けるようになります。

売上に直結するコア業務に経営資源を集中させると、会社全体の競争力が高まります。また、特定の担当者に重要な仕事を任せたい場面も少なくないはずです。

キーパーソンが事務作業から解放されることで、将来を見据えた戦略的な意思決定に注力できるでしょう。

採用コスト・教育コストを削減できる

オンライン秘書サービスを活用すれば、求人広告を出したり面接を行ったりするためにかかる、膨大な時間と費用を大幅に削減できます。

自社で人を雇う場合、新入社員の教育や研修に手間とコストがかかりますが、オンライン秘書なら必要ありません。人件費や社会保険料などの固定費を抑えながら、必要な期間だけ優秀な人材を確保できるのは大きな利点です。

コストを最小限に抑えつつ、すぐに仕事を進められる体制を構築したい企業にも、オンライン秘書はおすすめです。

即戦力の専門スキル人材を確保できる

オンライン秘書であれば、厳しい選考をクリアした経験豊富なスタッフに、契約後すぐに業務を依頼できます。

経理や人事などの高い専門知識をもつ人材を、自社でゼロから探すのは簡単ではありませんが、オンライン秘書なら短期間で確保可能です。

自社の採用活動ではなかなか出会えないようなハイスキルな人材を、必要な期間だけ活用できるのは、オンライン秘書ならではの魅力です。

高いクオリティを求める業務でも、安心してプロのスタッフに任せられます。

繁忙期・閑散期に合わせてプラン調整できる

業務量の変動に応じて、契約時間を柔軟に変更できるのがオンライン秘書の強みです。

仕事が少ない閑散期には契約を縮小し、忙しい繁忙期には拡大すると、無駄なコストを抑えられます。また、自社で雇用している場合は仕事がなくても人件費が発生しますが、オンライン秘書サービスなら状況に合わせた運用が可能です。

ただし、サービスによっては最低契約期間を設けている場合があるため、事前に条件を確認しておく必要があります。

状況に応じて体制を縮小したり拡大したりできる柔軟性は、変化の激しい現代のビジネスで強力な武器となるでしょう。

従業員の残業削減・働き方改革を推進できる

定型的な業務をオンライン秘書に引き継ぐことで、社内で働く社員の残業時間を大幅に削減できます。

ワークライフバランスが改善されると、従業員の満足度が向上し、離職率の低下にもつながります。また、働き方改革を積極的に進める姿勢は、企業イメージの向上や将来的な採用力の強化にも貢献するでしょう。

社員が心身ともに健康で働ける環境を作るための手段として、オンライン秘書を活用している企業は少なくありません。

オンライン秘書サービスの3つのデメリット

メリットが多いオンライン秘書ですが、事前に知っておくべき注意点も存在します。導入後に後悔しないよう、以下の3つのデメリットを把握しておきましょう。

• オフライン業務には対応できない
• オンラインでのコミュニケーションに慣れる必要がある
• 社内にノウハウが蓄積されにくい

上記の課題にどう向き合うかが、活用の成否を分けるポイントです。

オフライン業務には対応できない

オンライン秘書サービスは、基本的にはWeb上で完結する業務のみが対象となるため、現場での物理的な作業には対応していません。

紙の書類に判子を押したり、会社に届く郵便物を受け取ったりする作業は、自社の社員が行う必要があります。一部のサービスではオプションとしてオフライン業務に対応している場合もありますが、基本的には非対応だと考えておくのが無難です。

オンライン秘書を利用する際は、依頼したい内容がリモートで完結するかどうか、事前に業務を切り出しておく準備が求められます。

オンラインでのコミュニケーションに慣れる必要がある

オンライン秘書とは、チャットやメールでのやり取りが中心となるため、対面に比べて細かい意図が伝わりにくい場合があります。

認識のズレを防ぐためには、定期的にオンラインミーティングを設定し、お互いの顔を見て話す機会を作ることが大切です。また、連絡のルールや進捗の報告方法を最初から明確に共有しておくことで、不要なトラブルを防げます。

テキストでのやり取りに不安がある場合は、指示出しのテンプレートを準備しておきましょう 。

社内にノウハウが蓄積されにくい

オンライン秘書を含む外部のスタッフに、業務をすべて委託してしまうと、社内に仕事の技術や知識が残りにくくなります。

将来的に自社で運用する予定がある業務は、どこまでを依頼するのか慎重に検討しなければなりません。一方で、誰が行っても結果が変わらない定型業務やノンコア業務は、社内にノウハウを残す必要性が低いため外注に適しています。

オンライン秘書を利用する際は、どの業務を外に出し、どの業務を社内に残すかの判断を事前に行っておくのが賢明です。

オンライン秘書サービスを選ぶ際の3つのポイント

数あるオンライン秘書サービスの中から自社に合うものを見つけるための判断基準を紹介します。選定の際は、以下の3つのポイントをチェックしましょう。

• セキュリティ体制・NDA締結の可否を確認する
• サポート体制（チーム制・専任制）を確認する
• 無料トライアル・お試し期間の有無を確認する

上記のポイントを確認すると、導入後のミスマッチを最小限に抑えられます。

セキュリティ体制・NDA締結の可否を確認する

オンライン秘書を利用する際は、大切な情報を守るために、秘密保持契約（NDA）を締結できるかどうかを確認してください。

プライバシーマークやISMS認証など、情報セキュリティに関する公的な認証を取得しているかも重要なチェック項目です。業務上で取り扱う個人情報や機密情報が、適切に管理される体制が整っているか厳しく見極める必要があります。

情報漏えいは企業の信頼を大きく損なうため、セキュリティ対策に妥協してはいけません。

サポート体制（チーム制・専任制）を確認する

オンライン秘書サービスは、複数のスタッフが対応するチーム制と、一人の担当者がつく専任制の2パターンがあります。

チーム制は複数人で分担するため、幅広い業務に同時並行で対応できるのが特徴です。対して専任制は、同じ担当者がずっと対応するため、業務の継続性や信頼関係の構築に優れています。

自社の業務内容や、スタッフとどのような関係性を築きたいかに応じて、最適なサポート体制を選択するのがおすすめです。

無料トライアル・お試し期間の有無を確認する

オンライン秘書サービスと本契約を結ぶ前に、実際のサービスの品質やスタッフとの相性を確かめられる無料トライアルを活用しましょう。

担当者の対応スピードや、コミュニケーションの取りやすさを実際に体験すると、導入後の不安を解消できます。可能であれば複数のサービスを並行して試すことで、自社に適したオンライン秘書を比較して決められます。

まずは小さなタスクから試してみて、納得したうえで本格的な導入に進んでください。

オンライン秘書サービスの選定でお悩みなら「i-STAFF」「フジ子さん」にご相談ください

オンライン秘書は、インターネットを通じて企業の事務やバックオフィス業務を幅広く支援してくれる心強い存在です。専門スキルをもつ人材から直接サポートを受けられるため、コストを抑えながら業務の効率化を実現できます。

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、単に費用が安いかどうかだけでなく、セキュリティ体制やサポートの仕組みなども含めて、総合的に判断してください。

オンライン秘書を活用して、自社で本来取り組むべき仕事に集中できる環境を整えていきましょう。

なお、オンライン秘書の選定でお悩みなら、以下の2社がおすすめです。自社の状況を伝えれば、最適なプランを提案してもらえます。

i-STAFF
フジ子さん