オンライン秘書とは？活用のメリットや費用相場、サービス選びの3つのポイントを解説

「オンライン秘書とは何か知りたい」

「オンライン秘書を活用するメリット・デメリットや費用相場を知りたい」

上記のように、業務の外注や効率化を検討している方にとって、オンライン秘書に関する疑問や不安は少なくありません。

本記事では、オンライン秘書の仕組みや依頼できる具体的な業務内容、導入によるメリット・デメリットを分かりやすく解説します。

あわせて、サービス選びで押さえておきたいポイントや費用相場についても紹介するため、オンライン秘書の活用を検討する際の判断材料として役立ててください。

なお、オンライン秘書の導入を検討している方は、以下にぜひご相談ください。

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フジ子さん

オンライン秘書とは？

オンライン秘書とは、インターネットを介して秘書業務や事務作業を代行してくれるサービスです。

一般的な秘書のようにオフィスに出社する必要がないため、企業側はデスクやパソコンなどの作業スペースを用意する必要がありません。インターネット環境さえあれば、チャットやメール、Web会議システムを使って、どこからでも業務を依頼できます。

主に、個人事業主やスタートアップ企業、中小企業などを中心に、業務の負担を減らす手段として導入が進んでいます。

必要な業務を必要な分だけ頼めるため、人手不足の解消やコスト削減に有用です。

オンライン秘書の主な3つの業務内容

オンライン秘書に依頼できる業務は多岐にわたりますが、主に以下の3つが挙げられます。

• メールやチャットでの対応
• スケジュールの管理
• データの入力や資料の作成

それぞれの業務内容について詳しく解説します。

メールやチャットでの対応

取引先や顧客からの問い合わせ対応を代行してもらうことで、日常業務の負担を大幅に減らせます。

メールの返信やチャットの一次対応を任せれば、対応スピードが向上し、相手に安心感を与えられます。自分ですべて返信する時間を削減できれば、他の重要な仕事に集中しやすくなるでしょう。

また、あらかじめ用意した定型文やルールに沿って対応してもらうため、担当者が変わっても品質を一定に保ちやすい点もメリットです。代表者や社員が一つひとつの業務を確認する手間が省け、重要度の高いタスクに専念できる環境が整います。

スケジュールの管理

会議や打ち合わせの日程調整を代行してもらうことで、面倒な調整作業から解放されます。

複数の関係者と予定を合わせるのは意外と時間がかかるものです。オンライン秘書に任せれば、候補日の提示から確定連絡までをスムーズに進めてくれます。カレンダー管理を一元化することで、予定の重複や抜け漏れといったミスを防ぐ効果も期待できます。

特に、複数の案件を同時に進めている経営者や管理職にとって、正確な時間管理は欠かせません。プロにスケジュールを管理してもらうことで、時間を有効に使い、ビジネスの機会損失を防げます。

データの入力や資料の作成

顧客情報や売上データなどの入力作業も、継続的に依頼できる業務の1つです。

時間がかかるデータ入力を外注すれば、社内のリソースを圧迫せずに済みます。また、指示内容に基づいて、会議資料や社内向け資料の作成を任せることも可能です。見やすく分かりやすい資料を作ってもらえれば、会議の進行もスムーズになるでしょう。

時間を取られがちな事務作業を切り離して外注することで、会社全体の作業スピードが向上します。社員はより付加価値の高い業務に専念できるようになり、生産性のアップにつながります。

オンライン秘書を活用する3つのメリット

オンライン秘書を導入することで、企業は多くの恩恵を受けられます。主なメリットは以下の3つです。

• コア業務に集中しやすくなる
• 人件費を抑えて業務を任せられる
• 必要なタイミングだけ利用できる

各メリットを具体的に見ていきましょう。

コア業務に集中しやすくなる

事務作業や雑務をオンライン秘書に任せることで、経営判断や企画業務といった「コア業務」に時間を使えるようになります。

誰でもできる作業に時間を奪われていると、会社の成長に必要な戦略を練る時間がなくなってしまいます。重要度の高い業務にリソースを集中させることで、売上の向上や事業の拡大といった成果につなげることが可能です。

また、日々の業務整理が進み、優先順位を明確にしやすくなるのも良い点です。自分がやるべきことと、人に任せるべきことを区別できるようになり、仕事の進め方にメリハリが生まれます。

人件費を抑えて業務を任せられる

正社員を雇用する場合と比べて、固定費を抑えた形で業務を依頼できるのは大きな魅力です。

社員を雇うには、毎月の給与だけでなく、社会保険料や通勤手当、福利厚生費、採用のための広告費など多くのコストがかかります。

一方、オンライン秘書なら業務量に応じた契約ができるため、無駄なコストがかかりません。必要なスキルを持った人材にすぐに働いてもらえるため、教育コストもかかりません。結果として、トータルの支出を安く抑えられます。

必要なタイミングだけ利用できる

繁忙期や業務量が増えた時期だけ、スポットで柔軟に利用できるのもメリットです。

「決算期だけ手伝ってほしい」「イベントの準備期間だけ人が足りない」などの場合に、1ヶ月単位や時間単位で契約できるサービスが多くあります。事業の規模や状況に合わせてプランを選べるため、無駄がありません。

正社員を雇うと、暇な時期でも給与を支払い続ける必要がありますが、オンライン秘書ならその心配はありません。必要な分だけ利用してコストを調整できるため、経営の安定にもつながります。

オンライン秘書を活用する2つのデメリット

便利なオンライン秘書ですが、導入前に知っておくべき注意点もあります。主なデメリットは以下の2つです。

• 対面対応が必要な業務は依頼できない
• 業務指示が曖昧だと成果に差が出やすい

各デメリットの詳細を見ていきましょう。

対面対応が必要な業務は依頼できない

オンライン秘書はその名の通りインターネット上で業務を行うため、物理的な接触が必要な作業は依頼できません。

来客へのお茶出し、郵便物の受け取りや発送、書類のファイリング、オフィスの掃除などはサービスの対象外です。現地に行かなければできない業務は、社内のスタッフで対応するか、別の代行サービスを探す必要があります。

導入を検討する際は、依頼したい業務がオンラインで完結するかどうかを切り分けることが重要です。事前に業務フローを見直し、どこまでを外注できるか整理しておきましょう。

業務指示が曖昧だと成果に差が出やすい

顔を合わせずに仕事をするため、指示内容が不十分だと認識のズレが生じやすくなります。業務フローやルールを事前に整理し、マニュアルを用意するなどして、具体的に伝える工夫が必要です。

また、定期的なコミュニケーションを取ることも品質を保つために欠かせません。チャットやWeb会議を活用してこまめに連絡を取り合い、不明点を解消しながら進めることで、スムーズに連携できるようになります。

オンライン秘書サービスの料金・費用相場

オンライン秘書を利用する際の費用は、月額5万円〜15万円程度が一般的な相場です。

料金は、依頼する業務の内容や対応時間によって変動します。専門性の高い業務を依頼する場合や、稼働時間が長いプランを選ぶと、その分料金も高くなる傾向にあります。

また、契約時間を超過した場合には追加費用が発生するケースもあるため、注意が必要です。予算内で収めるためにも、自社に必要な業務量を見積もり、適切なプランを選びましょう。

複数のサービスを比較し、費用対効果を検討するのがおすすめです。

オンライン秘書サービスを選ぶ際の3つのポイント

数多くのサービスの中から自社に合ったものを選ぶには、基準を持つことが大切です。失敗しないためのポイントを3つ紹介します。

• 依頼したい業務内容に対応しているか確認する
• 料金体系が明確か確認する
• サポート体制が整っているか確認する

各ポイントを詳しく見ていきましょう。

依頼したい業務内容に対応しているか確認する

サービスごとに得意とする分野や対応可能な業務範囲が異なります。

一般的な事務作業だけでなく、経理やWebサイトの更新、翻訳など、専門性が求められる業務を依頼したい場合は、対応できるスタッフがいるか事前に確認が必要です。

自社の業務内容とサービスの強みがマッチしているかを見極めることが、成功の鍵となります。公式サイトや問い合わせで具体的な業務例を確認し、自分たちが任せたい仕事を引き受けてもらえるかチェックしてみましょう。

料金体系が明確か確認する

月額制や時間制など、料金プランが分かりやすいかどうかも重要な判断基準です。

基本料金だけでなく、初期費用やオプション費用の有無も確認しておくと良いでしょう。後から「思ったより高かった」とならないよう、トータルでかかる費用を把握しておくことが大切です。

料金体系が明確であれば、費用対効果を判断しやすくなり、予算管理もしやすくなります。見積もりを取る際は、内訳までしっかりと目を通し、不明点は契約前に質問して解消しておきましょう。

サポート体制が整っているか確認する

安心して利用し続けるためには、運営会社のサポート体制が整っているかも確認しましょう。

例えば、担当のアシスタントが急に辞めてしまった場合や病気になった場合に、スムーズに引き継ぎが行われる体制があるかは重要です。また、トラブルが発生した際の相談窓口が用意されているかも確認しておくと安心です。

長期的に利用しやすい環境が整っているサービスを選べば、業務が滞るリスクを減らせます。アシスタント任せにせず、組織としてバックアップしてくれる会社を選ぶのがおすすめです。

オンライン秘書サービスの活用がおすすめな企業の特徴3選

どのような企業がオンライン秘書に向いているのでしょうか。導入をおすすめしたい企業の特徴を3つ紹介します。

• 人手不足に悩んでいる企業
• 特定の期間だけ業務を依頼したい企業
• 人材の教育にかかるコストや手間を省きたい企業

各特徴を詳しく説明していきましょう。

人手不足に悩んでいる企業

慢性的な人手不足に悩んでいる企業にとって、オンライン秘書は強力な助っ人となります。

採用活動を行ってもなかなか良い人が集まらない、採用に時間をかけられないといった場合でも、オンライン秘書ならすぐに業務を依頼できます。採用活動にかかる時間や手間を削減し、スピーディーに人員を確保できる点が大きなメリットです。

必要な業務をすぐにプロに任せられるため、現場の負担を減らし、事業を停滞させずに進められます。

特定の期間だけ業務を依頼したい企業

繁忙期やキャンペーン期間など、一時的に業務量が増える企業にも適しています。

短期のプロジェクト業務などで人手が必要な場合でも、オンライン秘書なら柔軟に対応可能です。正社員を増やすと固定費が増えてしまいますが、必要な期間だけ契約すれば、固定の人員を抱えずに業務を回せます。

無駄なコストを抑えながら、忙しい時期を乗り切るための有効な手段となります。

人材の教育にかかるコストや手間を省きたい企業

即戦力を求めている企業や、教育に時間をかけられない企業にもおすすめです。

オンライン秘書のスタッフは、すでに実務経験を積んだプロフェッショナルが多いため、一から仕事を教える必要がありません。業務開始までの準備期間を短縮し、すぐに成果を出してもらいやすい環境が整っています。

新人を採用した場合に発生するマネジメントや指導の負担を大幅に軽減できるため、管理職や経営者は自分の仕事に集中しやすくなるでしょう。

経営の手間やコストの削減にはオンライン秘書の活用がおすすめ

オンライン秘書は、インターネットを通じて事務作業や秘書業務、バックオフィス業務を代行してくれるサービスです。

人を雇用する場合と比べて、コストを抑えながら業務負担を軽減できる点が、多くの企業や個人事業主に選ばれている理由といえるでしょう。

効果的に活用するためには、依頼したい業務内容を事前に整理し、対応範囲や進め方を明確にしておくことが重要です。業務の切り出し方次第で、コア業務に集中できる環境づくりや、人件費の最適化につながります。

日々の業務に追われ、時間やリソースに余裕がないと感じている方は、オンライン秘書の導入を検討する1つの選択肢として、ぜひ参考にしてみてください。

なお、オンライン秘書の導入を検討している方は、以下にぜひご相談ください。

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フジ子さん