移転コストはシェアオフィスを利用して軽減【オフィス移転の流れ】


[投稿日]2016年04月18日 / [最終更新日]2018/07/19

負担が大きい移転作業

起業後に事業拡大をして成功者へ階段を上っていく場合、あまり無計画に事務所を変更していくと、例えば従業員の増加スピードに事務所の拡張が追いつかず何度も何度も移転をする必要が発生します。

もちろん事業の拡大、人員の増加というのはそこまで簡単にコントロールが取れるものではないという反論もあることは十分に承知しておりますが、ここでは一般論としてご一読頂けますと幸いです。

一言で移転コストと言っても、もちろんその都度その都度の移転に際して最もコストを抑えることが出来る移転手段を検討するのが重要ではありますが、もっと長い会社そのもののライフサイクルの中でどれだけ無駄な移転をなくすことが出来るか、どれだけ無駄な移転コストを発生させないようするのか、を考えて経営判断を行っていくことは非常に重要です。

そう考えると一言で「オフィス移転」と言っても必要になるその手続きや流れは十二分に把握をしておくことがその先の比較対象などを検討するにあたっても重要になってきますし、オフィスの移転の手続きに入る前には、ある程度の経営判断をしているケースが大半です。

固定費の削減をしたい場合や人員増加に伴う業務拡大、オフィス環境の改善であったり、ブランド力の向上であったりとその目的は多種多様でもありますが、これらの判断なしにオフィス移転を検討することはまずありません。

そして、オフィスの移転を実際に検討に入る前に、色々と行わなければならないことがあります。

  • 解約の事前通知の期間を確認する
  • 原状回復に関する内容を契約書にて確認
  • 移転先の検討および決定

立地の条件や周辺環境の確認と同時に、設備状況の確認も必要になります。有効面積や電気の容量、空調システムやその管理方法および利用可能時間、OAフロアや必要に応じて駐車場の有無なども判断基準に関係します。またもちろん賃料なども身の丈にあう条件の物件である必要があります。

これらの細かい内容を確認しつつ最終的な契約を不動産仲介業者などを通じて行うことになりますが、契約のタイミングにおいてはその内容のチェックに細心の注意を払う必要があります。
さて、移転先を決めて契約をしてからもまだまだやらなければならないことは沢山あります。

意外と難しいオフィス移転の手続きとスケジュール

これまで主体的にオフィス移転を経験したことがない場合、多くの場合は住居の引っ越しの経験が唯一のオフィス移転の内容を想像する根拠となるかもしれませんが、一般的にオフィス移転を行うとなった場合はオフィス用品などの片付けだけをすればいいというわけではなく、各官庁への届け出など色々と細かな手続きが必要となってきます。

これは、住居の移転に伴う、免許の住所変更の届け出や住民票の変更などをイメージするとよりイメージはわかりやすいものとなるかと思います。

1. 移転計画の整理

移転日の決定と、そのためのスケジュールを整理します。
移転計画の根幹は、移転先の新物件との契約がベースにならざるを得ないのが現実ですが、そのベースがある上で、補足的な要素も全てスケジュールしておくことが望ましいでしょう。

オフィス移転をスムーズに進めるためには、あくまでも目安ではありますが、移転をする半年前には移転先の目途を付けた方が無難です。

もちろん半年先の移転を仲介業者などに依頼する場合は、なかなか難しい交渉になってしまう場合もあるため、そのような場合には柔軟に交渉をする前提になりますが、少なくとも意識として半年前には移転そのものは決定事項で、良い場所が見つかればすぐにでも行動を起こす心構えがある状態が必要と考えましょう。
移転先を確定したらなるべく早期に現在のオフィス管理会社へいつのタイミングでの退去を予定しているか、伝えるようにして話を進めていきます。

2. 各種手続き

  • 引越見積
  • 電話回線の契約
  • インターネット回線とプロバイダーの契約
  • 設備機器の契約
  • 郵便物の転送手続き
  • 関係各所への移転挨拶
  • 印刷物を新住所にて作成

実際には、現在の契約の延長にあるものと、現在の契約が一度解約され、新しい契約になるものが混在している手続きになります。

現在の契約の延長や住所の変更で済む場合には大きな心配はありませんが、現在の契約の解約および新しい契約が発生する場合には、先に新規の契約が発生して、移転後(または移転日当日や翌日)に旧契約が解約が発生するため、旧契約の解約の忘れなどがないように注意が必要になります。

3. オフィス内装

オフィス内装にコストをかける場合にはオフィス設計やレイアウト、オフィスデザインなどもこのタイミングで行います。

このタイミングで特に内装をいじる必要がないと判断する場合においても、実際に移転後に事業展開がうまく進み、限られたスペースをより機能的に敷き詰める必要が発生している状況をイメージして検討をすることが求められます。

内装を行ってくれる会社やデザイン会社などを利用する場合には、やはりそのようなポイントについてお伝えをし、より「カッコよくデザイン性に富んだ」オフィスを目指すべきタイミングかどうかは良く検討をするのが良いでしょう。

4. 各種工事の依頼・調整

電気工事、内装工事、電話工事、 LAN工事等の作業は、各専門会社に依頼します。

工事を行う場合いは最適な順番等もありますし、一つの工事をする前に別の工事をやっておかないといけないものも発生することがありますので、調整の際に要確認。

5. 実際の引越し作業

組織が小さい時には、社員総出での引っ越し作業などをやりがちですが、それらも本来であれば全て対価が支払われ「コスト」とカウントされるべき対象です。

ここではあくまでも「移転コスト」について議論をしておりますので、このような点も全てコスト換算した上で、よりコストがかからない経営を目指すのが良いのではないかと考える次第です。

6. 移転に伴う届け出等の手続き

移転元と移転先の場所によって違いがありますが、法務局への本店移転登記、税務局や都税事務所への異動届け、社会保険事務所や労働基準監督署への住所変更届、職業安定所への雇用保険事業所変更届けや郵便局への転送設定など、やらなくてはならないことが山ほどあります。

7. 現在のオフィスを原状回復

最後にこれまで使ったオフィスを原状回復してやっと旧オフィス契約から解す放される形になります。

シェアオフィスを利用する

さて、ここまで実際に移転に必要となる流れについて説明をしてみましたがいかがでしたでしょうか?

「想像以上に行わなくてはならないことが多い」。

そのように感じませんでしたか?

例えばコストを安くするために自分たちで移転作業をすべて行う、とした場合にも注意が必要です。会社設立登記の際に、コストを少しでも抑えるために自分自身で行うという選択をしたことがある方であればご存知かもしれませんが、業者に依頼をすれば結果的にはより効率的に作業を終え、自分自身は収益を上げることが出来たというケースが非常に多いものです。

このような話を移転作業に当てはめれば、移転作業は業者に一纏めに依頼をしてしまうのが良い、という話になってしまうのですが、会社設立登記の際よりも実際には必要になる作業日数は圧倒的に多くなってしまう点やそのために必要になるコストも比較にならない規模になってくる点には注意をする必要があります。

また、もう一歩踏み込んだ話をすると、移転という行為そのものを切り取るのではなく、今後の事業成長という長いスパンにおいての、収益とコストという観点から検討をすると、移転そのものの頻度こそが少なくすべき対象であると考えることもできるのではないか?というのが本投稿における議論のポイントです。

会社経営をしていくと業績が良くても悪くても固定費とて発生するオフィスの扱いは常に頭を悩ます必要の要素であることは間違いありませんが、多くの場合はその移転の時期の到来は事業成長の証でもあり喜ばしいことと捉えられるケースが多い印象です。

もちろんコスト削減の必要性にかられた移転もあるのですが、例えばSNSでオフィス移転の報告をすれば「おめでとうございます!」というコメントが入る場合が多いことからもわかるように、その理由の如何に問わず対外的には祝い事として扱われる傾向があります。

しかしながら、上記にざっと移転に関する一連の流れを述べてみましたが、こんなに大変な作業を何度も何度も繰り返し行うことはコスト面においても労力面においても大きな負担になりますし、如何に祝い事だからと言って事業成長余力があるときには少しでも事業拡大の為に予算を投下すべき場合が多いのが一般的でしょう。

転出をする場合でもあっても、転入をする場合であっても、契約期間における事前通知要件を満たしさえすれば、不動産関連の手続き上の問題やチェック要件などはほとんど発生しなくなり(登記情報の更新や各種変更届けは変わらず必要になります。)、これだけでも移転に関わらる労力は非常に軽減できることになります。

事業拡大をしていく流れの中で、組織が大きくなっていくに伴い必然的にオフィスを拡大していく必要性から逃げることは難しい中でも、めでたいから無駄に散財をするのであはなくめでたい中でも質素でも着実に事業を成長させていくことが最終的には、起業家にとって最も求められる要素であることは変わりありません。

そのように考えると、大きな人数に適応できる大きなオフィスが本当に必要になるまでのシェアオフィスの利用を挟むだけでも、どれほどのコスト削減に繋がるかは容易に想像ができるのではないでしょうか。

シェアオフィスで事業成長を加速させよう。東京九段下のナレッジソサエティ。


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