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バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスについて

[投稿日]2020年03月07日 / [最終更新日]2020/09/09

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスについて

バーチャルオフィスは受付がとても重要

バーチャルオフィスは実際に働くスペースを利用せずに、法人登記などのために住所を利用するというのが、基本的なサービスです。近年はクラウドサービスを利用することによってビジネスを遂行していくことが比較的容易になってきています。そういう意味でバーチャルオフィスは起業する際にとても便利なために、多くの方に利用されています。

しかしながら事業を行っていくと、完全にクラウドやリモートだけで仕事を完結するというわけにはいきません。その住所地で実際に人と会う必要が出てきます。重要なクライアントなので対面で打ち合わせをするという場合もありますし、起業時に銀行の法人口座を開設するために銀行の担当者との面談を法人登記地で行う必要があったりします。また名刺の住所を頼りに突然の来客があったりします。

つまりバーチャルオフィスの法人登記地を普段ほとんど利用しないからと言って物理的にその場所が不要かと言えばそうではないのが実態なのです。そのためバーチャルオフィスの受付は、バーチャルオフィスそのものの受付である以上に、入会した会社の顔になります。バーチャルオフィスの受付がしっかりしていると自社のクライアント等が来館した時に与える印象が全く違ってきます。

例えば、新しく注文を受注できるかもしれないという見込客が発注にあたってどんな会社なのかを確かめたいので、名刺の住所をたどって来てみたが、その存在が確かめられなかったらどうなりますでしょうか?仮に受付があったとしてもあまりにも粗末で怪しさ満点の受付だったらどうでしょうか?簡単に想像できるようにまず間違いなく、その契約は流れてしまうと思います。つまり、受付によって売上が上がるかどうかが左右されてしまうのです。

以上のようにバーチャルオフィスを比較する際には受付を軽視してはいけません。前述したようにバーチャルオフィスの受付は会社の顔になりますので、その受付が持っている機能や雰囲気について十分に比較検討をする必要があります。

バーチャルオフィスの受付について確認すべき比較ポイント

ではバーチャルオフィスの受付にはどんな機能があり、チェックする際にはどんなポイントがあるのかを解説したいと思います。またそのポイントについて当社ナレッジソサエティがどのように対応しているかも解説したいと思います。

そもそも受付があるのか?

最初に当然のことながら、そのバーチャルオフィスに受付があるのかどうかをチェックする必要があります。意外にも受付がないバーチャルオフィスというものも存在しているのが現実です。その場合、来客への対応がスムーズにいかないため、ビジネス上のコミュニケーションという意味ではとても不便になってしまいます。特に前述したように銀行の法人口座を開設しようという場合には多くのケースで銀行の担当者が現地確認に来ますので、受付がない場合は銀行の法人口座が開設できない可能性が格段に上昇してしまいます。
また、受付があるといってもバーチャルオフィスと違う業種のサービスを行っている企業が片手間でバーチャルオフィスを運営しているという場合は、その住所地に行ってもここが該当するオフィスなのかとても分かりづらいというケースもありますので注意が必要です。

■ナレッジソサエティの場合
来館した人が迷わないような受付を設けております。

受付スタッフがいるか?

受付(そのオフィス全体も含む)にスタッフがいるかいないかも重要なポイントです。受付スタッフがいることによってバーチャルオフィス会員のゲストが来館されたときにきめ細かな対応が可能となります。例えば、電車の遅延で打ち合わせに遅れそうになった場合に、受付に連絡することでゲストの方に対するケアをすることができますが、受付スタッフがいないとゲストの方が先にオフィスについても誰もいないといったことが発生してしまいます。また、会議室の設備等の使い方がわからない場合にもスタッフがいてくれれば安心です。

また特に女性にとって重要なポイントになりますが、スタッフがいないバーチャルオフィスですと打ち合わせの際にセキュリティ上の問題が発生します。スタッフがいないバーチャルオフィスは小規模で行っていることが多く打ち合わせ用のスペースもあまりありません。仮に1つしか会議室がないような場合に、女性の方が男性と1対1で打ち合わせをしなくてはいけないのは少し問題になります。このような場合でもスタッフがいれば問題ありませんので受付スタッフの存在はとても大きいと言えます。

■ナレッジソサエティの場合
営業時間の大半(8:00~9:00以外)はスタッフが常駐しておりますので、安心してご利用していただけます。

ゲストとコミュニケーションできる仕組みのある受付であること

バーチャルオフィスを利用するということは、ほとんどそのオフィスに行かないということになります。それでも住所を公開していればゲストの方が予期せずやってきます。(うちはほとんど来客はないから大丈夫という方でも必ず来客はあります。飛込営業、信用調査会社、取引先など)その時に来館した人とコミュニケーションが取れる仕組みがあると便利です。
前述の受付スタッフがいる場合でも、オフィスにいないバーチャルオフィス会員がその時にどこにいて、どういう状態なのかということは把握できません。よって受付スタッフがいるだけでは不十分なのです。受付のスタッフが毎回毎回バーチャルオフィス会員に電話をかけて連絡をとるということもできますが、その場合はそういった取次のためのスタッフを配置する必要があるので人件費がかさみ、利用料金に跳ね返ってしまいます。ましてや受付がないバーチャルオフィスですと、不在時に来館した人とのコミュニケーションは取れなくなってしまいます。
こういう観点からもゲストとコミュニケーションが取れる仕組みをもっている受付であることが重要です。

 ■ナレッジソサエティの場合
エントランスにスタッフに加えて、来館した方がバーチャルオフィス会員の方と直接コミュニケーションをとっていただけるようなシステムを導入しています。

郵便物の受け取り体制はどうなっているか?

住所があればその場所に郵便物が届きます。その郵便物を受付でどのように扱ってもらえるかも重要なポイントです。全く受け取りができないというバーチャルオフィスはほぼないと思いますが、郵便の種類によって受け取ってもらえないものもありますのでチェックが必要です。特に注意が必要なものはサインを必要とする郵便物や、宅配便の取り扱いです。簡易書留は受付で代理でサインをすることは可能ですが、本人限定郵便ですと代理でサインをすることはできませんので、そのような場合にどう対応しなくてはいけないのかということを考えなくてはいけません。また宅配便も同様です。受け取ってくれる場合は問題ないですが、受け取ってもらえない時の対応はどうなっているかを確認する必要があるでしょう。特に本人限定郵便は重要なものであるので、それらが受け取りができないと事業上大きな支障をきたしてしまいますので、要チェックです。
 
 ■ナレッジソサエティの場合
普通郵便はもちろん、簡易書留は代理でサインをさせていただきます。また本人限定郵便などは不在票を受け取り、会員の方が直接配送業者とコンタクトが取れるように情報を共有いたします。

来館した時にゲストが受けるイメージが良いか

今まではバーチャルオフィスの受付が持つ機能面について説明しましたが、次は受付全体の雰囲気について考えてみたいと思います。

バーチャルオフィスの受付はバーチャルオフィスそのものの受付プラス、そのバーチャルオフィスを利用している会社の受付とも言えます。つまりバーチャルオフィスを利用している会社の顔とも言えますので、受付が与える雰囲気はとても重要になります。

まず注意しなくてはいけない点は、人の動きのあるオフィスであるかを気にしてください。特に注意が必要なのはバーチャルオフィス専業のところは人の出入りが極端に少ないので、寂しい雰囲気になります。逆にシェアオフィス・コワーキングスペースを併設しているところは人の出入りがあり活気があるので、打ち合わせなどの時も「活気のあるオフィスを求めて共同オフィスにしました」と説明すれば、安く上げたいからバーチャルオフィスを選んだのではないか?という相手の懸念も払しょくできるでしょう。

また受付ではありませんが、そのオフィスが入っているビル自体の雰囲気も重要です。マンションのようなところで運営しているバーチャルオフィスもありますが、オフィスビルに入っているのと住宅用マンションに入っているのでは来館した方の雰囲気が大きく違います。

■ナレッジソサエティの場合
当社はバーチャルオフィスとシェアオフィスを併設したオフィスです。シェアオフィス会員も150名以上在籍しておりますので、その方の来客を含めオフィスには常に人の出入りがあります。またオフィスは銀行が入ったビルになりますので、来館した方に与えるイメージもプラスに働きます。

以上、見てきましたようにバーチャルオフィスの受付は、どのバーチャルオフィスを選択するかというポイントとしてはとても大きいウェイトを占めますので、十分にチェックをしてください。また言うまでもないですが実際にそのオフィスに見学に行くことは重要です。

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