シェアオフィスとは?シェアオフィスの意味や機能についての解説

2017年02月16日

 

シェアオフィスとは?シェアオフィスの意味

シェアオフィスは、正確にはシェアードオフィス(Shared-Office)となりますが、現在、日本「シェアオフィス」が一般的に使用されているように思います。東京を含めた首都圏では比較的シェアオフィスとはどういうものかという認知が進んできていますが、地方ではまだまだ誰もが知っているビジネスオフィス形態ではありません。

古くは弁護士をはじめとした士業の方々やデザイン事務所などは共同でオフィスフロアを借りて、それぞれの占有スペースと共有スペースに分けて比率に応じた按分で家賃を支払うような形がしばしば行われていました。しかし、これはいわゆる徒弟制のようなもので先輩の仕事の仕方を学んだり、経験が浅い人でもできる仕事を振ってもらうというような共同体のような意味合いで利用されていたというになります。

一方、シェアオフィスは多種多様な業種の方がオフィスフロアを共有して使用し、シェアオフィスの特色としてどういった業種の方向けかという打ち出しはあるものの、特定の業種による限定はほとんどない場合が多くなっています。こういった点から、様々な業種の起業家と交流が持て、ネットワークが広がるという観点からあえてシェアオフィスを利用しているという起業家もいるほどです。

そういう性質に加えシェアオフィスは起業する際のコスト削減をはじめとしたメリットがとても多く、今後はシェアオフィスを利用した起業というのがどんどん増えていくであろうと思います。

シェアオフィスの機能

シェアオフィスの機能はサービスを提供する事業会社によって様々です。外部からの視点では同じように見えるものでも、そのシェアオフィスごとに微妙に異なったりしていますので、よく調べることが大切です。ここでは一般的な機能について述べたいと思います。

・オフィススペースの提供

名称のとおり共有のオフィススペースが提供されます。共有のされ方はそのシェアオフィスによってことなります。フリーアドレスのスペースを好きなように使ってもよいという形態もあれば、共有スペースの中に自分だけの専用のブースを借りることができたりします。この場合、専用ブースはどうしても坪単価×○倍の料金が請求されます。一方、フリーアドレスのみの場合は、坪単価×○倍÷坪当たりの利用人数となりますので利用料金は比較的安くなると言えます。

また提供エリアもそのオフィスごとに特徴があります。例えばフロア全体が1つの空間になっており、利用者はその空間を好きなように利用できるというパターンもありますし、サイレントエリアや打ち合わせエリアといった具合に、そのエリアごとに利用方法を指定した提供方法があります。これはどちらも一長一短です。全体が1つの空間の場合は、とにかく場所を確保するという意味では確保しやすいと言えますが、自分は集中して作業したいのに隣にいる人は打ち合わせで会話が気になってしまうということも十分あり得ます。またエリアが区切られている場合は、仮に同じ広さとした場合は、エリアがいくつかに区切られますので、自分の使いたいエリアがいっぱいで使えないという事態になりかねません。その一方で利用目的が同じ人が集まるので、周りの人を気にする必要がなくなるというメリットがあります。

・会議室の利用

シェアオフィスのほとんどは会議室を設置しています。これは当たり前のことで、ビジネスに会議はつきものですので会議室がないシェアオフィスは、使い勝手が著しく悪くなってしまいます。この会議室ですが、やはりそれぞれのシェアオフィスで広さや数が色々あります。必要な時に利用できるかをよく見極めないといけません。(私見ですが会議室の割合が少ないシェアオフィスが多いように感じます。)

またセミナールーム 、動画スタジオ、フィットネスルームなど用途も様々なものがありますので、自分のビジネスにあった会議室を提供しているかはよく考えないといけません。
料金については有料のところが多いですが、無料で借りられる会議室を設置しているところもあります。プリペイドカードを買うと利用料金が安くなったり、会員の種別に応じて料金が変わったりするシェアオフィスもあります。

・住所の貸出

多くのシェアオフィスは住所を利用することができます。住所を利用することでWEBや名刺に住所を記載できるので相手に安心感を与えることができます。法人登記をする際の住所として利用する場合は、別途料金を支払う必要があるシェアオフィスもあります。

利用する住所については、過去に犯罪が使われていたりしないか調べることをおすすめします。犯罪に使用されたことのある住所ですと銀行の法人口座が開設できなかったり、クライアントに対してネガティヴなイメージを与えてしまう可能性があります。

・郵便物の受け取り、転送

住所を公開しますと、郵便物が届くようになります。届いた郵便物をどう扱うかもシェアオフィスによって異なります。郵便局の方が直接ポストに投函して自分で取り出していただくタイプや、郵便物を受付で受け取って自宅等に転送するという場合もあります。

・電話転送・秘書代行

電話の転送や秘書代行を行ってくれるところもあります。こちらは自分でNTTと契約して取得した電話番号を持ち込むタイプと、業者から付与される場合があります。また自社スタッフで行っている場合と、外注に出している場合があります。どちらがよいかについてですが、大手でリソースが豊富で教育に時間とコストをかけらるシェアオフィスならば内製していてもよいかと思いますが、アルバイトのスタッフがついででやっているようであるならば、専門の業者に外注している方がよりよい対応ができますのでお勧めです。

・備品の貸出

シェアオフィスでは様々な備品を借りられる場合が多いです。ちょっとした文房具から3Dプリンターなどの工作機械のようなものを貸し出してくれるシェアオフィスもあります。また本の貸出を行っていたり、iPadなどの貸出を行っているところもあります。いつも使わないけど、ちょっとした時に使いたいものが借りられるので便利です。

・料金体系

シェアオフィスの料金体系ですが、これも様々です。ただ大まかに2種類の課金方法があります。時間による従量課金と月額での定額課金です。多くの場合は、この従量課金か定額課金かを選べるようなシステムになっており、多く使う場合は定額課金制の方が安くなっています。利用者としては従量課金の方がお得な場合が多いかもしれませんが、従量課金か定額課金かの選択はシェアオフィスの経営にも関わる部分ですので、どちらがよいかは一概には言えません。

支払についても様々な方法があります。現金・振込・口座振替・クレジット払いが主なものですが、ビットコインによる支払いができるシェアオフィスもあったります。

シェアオフィスのメリット

シェアオフィスは特定の業種の方を除いて、ビジネスを新たに立ち上げる方にとってはメリットの方が遥に大きいと言えます。

1.オフィス賃料が抑えられる

一番わかりやすいメリットは、やはりオフィス賃料が安価に抑えられることでしょう。そのメリットは東京などの地価が高いところで特に威力を発揮します。

東京都中心部でオフィス使用に耐えられるようなワンルームの部屋を借りたとしたら、最低でも10万円はかかってしまいます。(何かに妥協してこの価格です。)これがシェアオフィスを利用すれば、格安で利用できます。当社の場合もシェアオフィスは2.5万円で利用が可能であり、10万円のオフィスと比べても7.5万円分のコスト削減につながります。

その浮いた分の費用を、ホームページの拡充に使ったり、販促ツールの作成に回せば、それだけ売上を上げられる可能性が高くなります。起業時に重要なことはいち早く売上を立てることです。シェアオフィスを利用することで節約できたコストを、売上をあげるための投資に回すことができるようになります。

2.自分でオフィスを借りるより、スタート時の費用が大きく削減できる

自分でオフィスを賃貸するとなると前払賃料、保証金等のコストがかかります。特にオフィス用賃貸の場合は、6ヶ月~12ヶ月の保証金がかかりますので20万の家賃ですと、保証金で120万~240万かかってしまいます。これはかなり大きいです。(東京だともっと高くなる可能性があります。)それも賃貸している間は全く手の付けられないお金になります。

そして、これはあくまでもオフィスのカギをもらうための費用です。カギをもらえるだけで机・イス、その他の調度品など内装にかける費用は含まれていません。ちゃんとしたオフィスに仕上げるためには、100万以上かかる可能性は十分にありますし、もう一桁増えることもありえます。それをプラスするとかなりの金額が「ビジネスを立ち上げるためだけの費用」に費やされてしまうということになります。

ビジネスを立ち上げるためだけに大きな金額がかかってしまうとなると、成功うんぬんの前に起業自体をあきらめてしまう人も多くなってしまうでしょう。シェアオフィスは起業したい人にチャレンジのチャンスを与える機能をもっているといえます。

3.意外に見落としがちなランニングコストが削減できる

自前でオフィスを構えると、事前に予測していたもの以外のコストが意外に多いということも見逃せません。インターネット回線、水道光熱費、新聞書籍代、飲み物の費用などのランニングコストも毎月負担することを考えると結構な金額になりますね。トイレットペーパーでさえ自分で用意する必要があります。

これらの費用が、シェアオフィスでは利用料に含まれているということが一般的です。そうなると賃料の差額以上の金銭的なメリットがあると言えます。さらに言えば、どこかに買いに行く必要があるような場合はそのために時間も消費してしまいます。これもシェアオフィスを利用することで節約した時間を資金で、売上アップのために活動を行うことが可能になります。

4.立地がよいところにオフィスが持てる

自分で費用をかけてオフィスを借りる場合とシェアオフィスを利用する場合では、シェアオフィスを利用したほうがアクセスのしやすさを立地条件を有している場合が多いです。例えば駅からの距離一つとっても、日々の通勤、日々の営業活動のしやすさ、クライアント来社の際のアクセスなど複数の利点を生み出すことになります。駅から遠くなれば、それだけ足は遠のきます。

また見た目の住所もよくなる可能性があります。例えば建物にしても名の知れたビルは大きなオフィススペースを持っているものがほとんどで、スモールビジネスはなかなか入居できません。そういうオフィスに住所が持てるということもシェアオフィスを利用するメリットになります。イメージによって売上が左右することも十分ある話です。

5. ネットワークの構築

シェアオフィスを利用している多種多様な企業や個人とのネットワークを構築することができる点はメリットになるでしょう。情報交換を行ったり、アドバイスをしたりされたりを繰り返していく中でより多くのネットワークが生まれ、そこからビジネスにつながっていくことも多々有ります。

もちろん自分自身では触れ合う機会がなかったであろう全く別業界の方々とも知り合いになれる場合もあり、そのような繋がりの中から思いもよらない引き合いがあったりもします。また運営会社にもよるかもしれませんが、定期的なイベントやセミナーの開催などを通じて積極的に入居者のネットワーク構築を手伝ってくれるシェアオフィスもあります。

6.雑務をシェアオフィス側がやってくれる

自分専用のオフィスではすべてを自分でやらなくてはいけません。朝は掃除機をかける必要がありますし、お客様に出したコーヒーカップを洗うのも自分です。ゴミを捨てるのも自分です。こういった作業をシェアオフィスでは運営者が行ってくれますので、雑務の負担が一気になくなります。ちょっとした時間かもしれませんが、これが積もると大きな差につながります。

その他にもまだまだメリットはありますが書ききれません。少しずつ追加していきますね。

シェアオフィスのデメリット

当然ですがシェアオフィスのデメリットも存在します。ただしメリットの方が遥かに上回っていると思うため、デメリットは自分に当てはまるかをよく見極め、当てはまらなければ気にする必要はありません。

1.各種セキュリティ

多くのシェアオフィスでは、フロア共有の無線LANを用意してありますが、あくまでも共有での仕様になります。ネットワークセキュリティを特に気にする業種の方、または通信量が多くネットワークスピードを特に気にする業種の方は注意が必要です。

また機密情報を扱うような業種の場合には、PCモニターを簡単に見ることができるという点には敏感になる企業も多いです。

さらに出入りする人のセキュリティも気になるところです。特に会員ではない方のドロップイン(一時利用)が多く行われているシェアオフィスでは、運営者もよく知らない人が出入りすることになりますので、情報の管理には注意する必要があります。


当社の対策

当社は会員制を採用しており、審査を経て入会された方とそのお連れの方のみが利用されています。

2. 住所でウェブ検索をされると困る

普通に考えれば、名刺に書いてある会社名または企業HPのURLからチェックをすると思うのですが、仮に住所で検索をされた場合には、同じシェアオフィスを利用している多くの企業が検索結果にずらっと名を連ねることになります。

一度でも対面で会ったことがある相手であれば大きな問題にはならないと思いますが、仮にまだ一度も会ったことのない商談相手の場合には会う前から大きなハンデを背負うことになります。

当社の対策

そういう面カバーできるように、来館される人がキレイと思っていただけるようなオフィスにしております。

3. 周辺の雑音

シェアオフィスの特徴上どうしても避けることができないのは周囲の雑音です。多くの企業が入居しているのがシェアオフィスの特徴でもあるため、例えば電話の会話やミーティングの会話などはどうしても耳に入ってきてしまいます。

当社の対策

集中できるエリア、雑音を出してもよいエリアを分けて、できるだけ同じ目的の人が集まるようにしています。

デメリットはそれぞれのシェアオフィスで対策を講じていることがあるので、見学の際に確認することをおすすめいたします。

どういう方がシェアオフィスを使うべきか、また使うべきではない(使えない人)か

シェアオフィス使うべき人は物理的な空間が必要ではあるが自分でオフィスを構えるまでもない人や必要な時だけ利用できれば良い業種の方です。
コンサルタントの方などは、書籍を執筆したりする一方で企業に出向いてコンサルティング業務を行ったりすることがあると思います。また潜在的なクライアントを確保するために、セミナーを開催されるようなこともあるかと思いますので、シェアオフィスは最適な空間だと思います。実際に内容に幅はありますがコンサルティング的な業務を行う方のご利用は多いです。

逆にシェアオフィス使うべきでない人というか使えない人はこういう方たちになります。

1.行政書士・司法書士・税理士・弁護士の方

これらの士業の方は、事務所の開業要件として情報漏えい対策としての専有スペースが求められているため、シェアオフィスでは開業ができないということがあります。その他の士業の方は開業できています。

2.宅建業・人材派遣業・有料職業紹介事業などの方

これらの業種の方も専有スペースの条件があるため開業が難しくなっています。ただし有料職業紹介事業においてネットのみで完結する方は専有スペースの条件はないため開業が可能なようです。

このあたりの許認可関係につきまして専門家に相談することをおすすめいたします。

3.店舗ビジネスの方

当然店舗ビジネスは自分で店舗を構えたほうがよいです。ただし、複数店舗を経営するようになり、バックオフィス機能を独立させ本社機能をしっかりと確保したいという場合にはシェアオフィスを本社として利用することは十分あります。また、店舗スタッフの採用のために説明会を行うセミナースペースや面接会場の機能をシェアオフィスで賄うこともよくあることです。

4.製造業の方

大きな機械が必要になる製造業の方もシェアオフィスには不向きです。ただし、設計のみのファブレス企業の場合は十分使用に耐えますし、3Dプリンター等をたまに使用したいという場合に便利なシェアオフィスもあります。本社機能などについて店舗ビジネスの方と同様です。

 

 

いかがでしたでしょうか?おおよそシェアオフィスについてのイメージはつきましたでしょうか?もっと詳しく聞きたいという場合には、お問い合わせをいただいてもよいですし、ぜひ当社オフィスにいらっしゃってください。直接、疑問・質問をいただければ、そちらについてもお答えさせていただきます。

 

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