東京のシェアオフィスを比較する際の17個のポイント


[投稿日]2017年03月10日 / [最終更新日]2018/07/19

東京で増えているシェアオフィス どうやって選ぶ?

最近、東京で増えてきているシェアオフィス。東京全体でも200~300ほどあるのかなと思いますが、まだまだその数は増えていきそうです。その一方で、閉店情報もちらほら耳に入ってきており、この業界も淘汰が始まってきているようです。自分が利用していたシェアオフィスが突然閉鎖されなくなったということにならないようにもしっかりとしたシェアオフィスを選んでください。

また東京のシェアオフィスもそれぞれの業者で様々な特色を持っていますので自分の利用スタイルに合ったシェアオフィスを比較して選ぶことが重要です。ではシェアオフィスのどんなところを比較すべきなのかという点について挙げましたので、参考にしていただければ幸いです。

なお、シェアオフィスとバーチャルオフィスは持っている機能が重複している部分もたくさんありますので、こちらの記事もご参照ください。

東京のバーチャルオフィスを比較する際の17個のポイント

1.目的ごとに集まれる設計がされているか?

まずは、実際に使用するワークスペースです。シェアオフィスのメインとなる部分ですので、この部分は最重要と言っても過言ではありません。ではワークスペースのどういうところを見るべきでしょうか?

まず大前提として考えなくてはいけないのは、一番快適なオフィス空間になるのは自分専用のスペースを構えることです。つまり自分で賃貸オフィスなどを借りるということです。そうすれば周りのことを一切気にすることなく、自分の好きなようにスペースを使うことが可能です。ただし、すべてを専有するということは、(特に東京においては)コストが割高になるために、空間を共有するというシェアオフィスという業態が存在しています。オフィスをシェアをするということは、専有することと比較するとどうしても制約が出てきます。また色々な目的を持った人でオフィスを共有することになるので、すべてを最適化することが難しくなります。そのことを考慮に入れた上でシェアオフィスを選択する必要があります。

ではどういう比較をしたらよいでしょうか?それは可能な限り同じ目的の人が集まるように設計されているかということです。これは話したい人・作業に集中したいという人・物を作るために音の出るものや臭いの出るものを使いたいという人といった目的が異なる人ができるだけ混ざり合わないように設計されているという言い方もできます。混ざり合わないような設計とは、オフィス内に話したい人と作業に集中したい人を別々にする設計という意味もありますし、シェアオフィスのコンセプトとして「モノづくりをする人のためのシェアオフィス」や「みんなでワイワイ楽しく仕事をするシェアオフィス」というような属性を限定するという設計もあります。

逆にいうと色々な人がただひとつのフロアに話す人・作業をする人・道具などを使っている人が混在すると非常に使いづらいシェアオフィスになるということです。こういう点はしっかりと見極めた方がよいと言えます。

2.ワークスペース全体が広いか?座席数は確保されているか?

シェアオフィス全体の広さも重要です。オフィスがある程度広くないと席が確保できない可能性が高まります。極端な例えですが、2席しかないシェアオフィスに4名の人が来る確率と、100席のところへ200名の人が利用したい場合では後者の方が確率としては低いのではないでしょうか。満席になりにくいと言えます。満席になってしまえばせっかくオフに行っても居場所がありませんので、よそのカフェに行くか自宅に帰らざるをえません。時間やお金が無駄になってしまいます。

こういった点から巨大である必要はないですがある程度の広さがあるシェアオフィスを選んだ方がよいということになります。

また大きなワークスペースがあるということは利用する人も多いということになるので、様々な人との交流が生まれる可能性も必然的に高くなります。

3.自宅からアクセスのよい立地か?都内のアクセスは?

特に毎日通うことを前提としていている人の場合、自宅からシェアオフィスまでのアクセスは当然検討のポイントに入れるべきです。

またシェアオフィスから既存顧客、潜在顧客が所在しているところへのアクセスも重要です。特に営業などで都内を頻繁に移動することが多い場合には特に重要になります。これは顧客先に向かう場合もそうですし、逆にシェアオフィスに招く場合もアクセスが良ければ相手にとっても便利がよいということになります。

そういう観点から見ると山手線の中にあるシェアオフィスの方がよいと言えるでしょう。

4.駅から遠くないか?

勤め人から起業して大きく変わることは、それまでは仕事する時間を会社に決められていたのに、自分で時間を決めることができるようになるということです。さらに言えば仕事をするかしないかさえ自分で決めることができるようになるということです。そういう時に駅から遠いオフィスでは行く気が薄れます。サラリーマンのようにどんな条件でも入社した以上、オフィスに行くというのであればオフィスがどこであろうと行くいかないの選択余地はありませんが、起業家の方は選択の余地が出てきます。よって少しでも立地がよいところを選ぶべきです。

仮に意志が強い人でどんなときでも必ずオフィスに行くことができたとしても、実際に消費する時間はどうしようもありません。駅から10分のシェアオフィスと1分のシェアオフィスですと往復で18分の差、20日働くとすると360分、つまり6時間も差が出てくるわけです。起業家にとって一番貴重な資源は時間です。この6時間を売上アップにつながる情報発信などに費やせたら起業の成功率は高まるのではないでしょうか?

駅からシェアオフィスが近ければアポとアポの合間の空いた時間にちょっと立ち寄るということもできますが、駅から遠くなってしまうとちょっと立ち寄るのも面倒になってしまいます。そのためカフェでコーヒーを買うのに無駄な出費を強いられるということにもなりかねません。

5.わかりやすい場所にあるか?

また立地について別の観点から見るとすると、わかりやすい立地ということも重要です。これは自分のためではなく、来館される顧客やクライアントのためです。来館される方が、訪れる場所をすぐに把握できない場合はとても不便ですし、相手に対してもよいイメージを与えません。

よって初めての方と会うことが多い仕事をされている方、特にオフィスに人を招くことが多い方は立地にこだわった方がよいでしょう。ほんの少しの差額で立地が良くないところを選んだために取れたはずの契約が取れないとなれば本末転倒です。

6.会議室の数が豊富か?様々な種類の会議室が用意されているか?

会議室は会員数に対してどれくらいの割合で設置されているかは結構重要です。シェアオフィスは作業をするところととらえがちですが、クライアントとの打ち合わせや会議、セミナーなどに使うことが頻繁にありますので、意外に多くの方が会議室を使いたいことになります。その時に会議室が全然使用できないとなっては結局カフェや外部の貸し会議室を借りての会議となってしまい、それなら作業スペースもカフェにしてしまった方がよいと考えることもできてしまいます。そういったことにならないためにも会議室の混雑状況を確認したり、何室会議室があるかを確認してみることをおすすめします。東京の様々なシェアオフィスの図面を拝見させていただいておりますが、全体的に会議室の割合が少ないのでないかなと思うケースが多いような気がします。

また会議室については様々な種類があることも大切なポイントです。例えば対面で1対1のカウンセリングのような感じで使いたい場合もあれば、4~5名での戦略会議、20名~30名を相手にセミナーを開催したりすることもあります。そういう様々なニーズに耐えうるかということも考えておかなければいけません。特に小規模の面談をされる方やセミナーを行いたい人は確認する必要があるでしょう。会議室が少ないシェアオフィスは中規模6名前後の会議室が置いてあることが多く、この場合面談をするには大きすぎるためコストが見合わないということがありますし、セミナーの場合は人が入れられるサイズではないため開催は別の場所でということになってしまいます。割高であったり、別の場所となってしまっては利便性が悪くなってしまいます。

7.会議室の作りはどうなっているか?

会議室がどういう作りになっているかも重要なポイントです。

外から中が見えず、音のとおりが悪い完全個室の会議室の場合、男女が1対1で利用するのは少しリスクが伴います。職業柄どうしても異性と打ち合わせをしないといけない方にとっては完全個室は少し検討を要します。

その一方で、消防法や空調の兼ね合い等で半個室になっている会議室もありますが、半個室になるとちょっと大きい声で話した場合、会話の内容が外に漏れてしまいます。そのためプライバシーを確保して話をしたい業種の方にとってはとても使いづらい会議室となってしまいます。

両方の問題をクリアするための対策としてガラス張りの会議室にするという方法があります。会議室がガラス張りになっていれば中の様子がわかりますので、女性の方にも安心してご利用していただけます。また空間はしっかりと区切られていますので会話の内容が外に漏れることはありません。

8.セキュリティがしっかりしているか?

物理的なセキュリティについてですが、シェアオフィスはその性格上自分で単独のオフィスを構えるよりはセキュリティは甘くなってしまうことは避けられません。特に外部から利用者を受け入れるシェアオフィスの場合は、シェアオフィス側がどんな人が利用しているのかわからないということになり注意が必要です。そのシェアオフィスを今後使わないことを決めていれば、他人のものをとってしまうという人が出る可能性が高まります。荷物や貴重品の管理などは特に気をつける必要があります。特に外部利用者を受け入れつつ運営が無人に近い場合は要注意です。会員制の場合は、名前も素性もシェアオフィス側に報告し、審査を経て利用している人がほとんどなので安心感はアップします。

9.営業時間と休みが自分にあっているか?

営業時間は長ければ長いことにこしたことはありませんが、長くするためには運営側に何らかの取り組みが必要になります。例えばスタッフを多く採用する場合は人件費が増加しますので、それが価格に転嫁されることは避けられません。または無人にして24時間営業を行うという場合は、スタッフがいない時間帯にトラブルが起こったりするとやっかいなことになりかねません。

ですので長く営業しているというよりは、自分の活動にマッチする営業時間であるということが重要です。BtoBであれば土日に仕事をする必要はあまりないかもしれませんが、働いている人向けのBtoCであれば夜間や土日に活動ができなければ意味がありません。

10.ビルがわかりやすか?安心感を与えるか?

外観は初めての面談などで来客されることが多い人は、オフィスの外観にも注意したいところです。ひとつは相手が迷わないという視認性、もう一つは安心感です。視認性については無料相談などに初めて来る方が迷ってしまうと最悪「行くのやめた」となってしまう可能性もあります。そうならないためにも確実にわかる外観であった方がよいです。安心感についても似たところがあります。外観を見て「なんだか怪しいな」と感じさせてしまうとやはり「行くのやめた」となってしまいかねません。そういったところオフィスは失うものが多いと思われます。

11.家具(特にイス)

家具などは自分のオフィスでそろえるとなるとかなりの金額になってしまいますが、シェアオフィスの場合は共有するということでよいものを使用することも可能です。別の観点では、イスだけはよいものを入れているとよいかと思います。長時間作業をして腰に負担がかかることがありますので、そういうことを避けられるようなイスを置いてるとよいです。

12.ネット回線は快適か?

多くのシェアオフィスはWifiが完備されているところが多いですが、実際にどれくらいのスピードでネットが使えるかは確認したほうがよいでしょう。混雑している時にネットが満足に使えないという状況は避けるべきです。いざという時のために複数回線化をしているところはなおベストです。特にITの開発系の利用者が多いシェアオフィスですと回線が圧迫されてしまうことが多いので注意が必要です。

13.トイレが男女別々になっているか?キレイか?

小規模なビル、つまり小規模なシェアオフィスの場合、トイレが男女兼用になっているようなところも多く、使いづらいということもあります。異性の人と鉢合わせになりたくないから好きな時にトイレもいけないというオフィスでは快適性が失われてしまいます。

また古いビルを改装して作っているシェアオフィスなどはトイレも古くなっていることも多いのであまりキレイではないということもあります。特に男性の人が求めることが多いですがシャワートイレがあるかもポイントになったりします。

14.本業がシェアオフィスか?

そのシェアオフィスが本業か?それとも本業が別にあり、オフィススペースが空いていてもったいないので貸し出そうという考えで運営しているかもチェックしたいポイントです。

本業が別にあるシェアオフィスでは、その本業の状態によってオフィスが閉鎖になる可能性があります。つまり本業の業績が好調で人を増やすので、受け入れるスペース確保のためにシェアオフィスは閉鎖するというケースです。そうなってしまうと自分の意志に反して活動する場所を変更しなくてはなりません。ましてや法人登記や住所利用を行っていた場合は、移転登記をしたり印刷物をすべて作り直さなくてはいけなくなります。顧客に告知をする手間もかかります。

また空いているオフィススペースを有効活用するという観点から事業をスタートさせている場合、起業支援・経営支援という気持ちが薄いという可能性もあります。本業としてシェアオフィスを運営している場合は、起業支援・経営支援という要素が強い傾向にあります。

できるだけシェアオフィスを本業にしているところを選んだ方が賢明でしょう。

15.料金システム

シェアオフィスの料金システムは、そのシェアオフィスによってバラバラですが、利用時間に応じた課金(ドロップイン)か月額課金かという点と、会員のみ利用ができるのと外部から利用者を受け入れるという点があります。それらを組み合わせると大きく分けて①月額会員制、②会員のみの従量課金制、③外部利用者を含めた従量課金制、になるかとおもいます。ここで検討するポイントは従量課金制と外部利用者の受け入れです。

従量課金制は利用者の側からすれば、利用した分だけ支払いをするシステムですので、効率的にコストがコントロールができます。納得度が高いシステムと言えるでしょう。作業するスペースだけ利用できれば問題ないという方は従量課金制のシステムがよいかと思います。その一方で経営する側から見ますと、ビジネスのモデルがフローのモデルになります。つまり今日の売上が同じように明日も立つかどうかわからないというモデルになるのです。そうなると経営が不安定になり、ファシリティやサービスの改善に投資がしづらいということになります。また売上を最大化するためにはとにかくスペースをいっぱいにすることになりますので混雑することを経営側が望むということになります。月額課金制を採用しているところは売上が積み上げ式になっていきますので、売上や損益の予測が立てやすくなり、顧客満足などに利用できる金額が確保しやすいということになります。月額課金制と従量課金制を併用しているところもありますが、これは自分でどちらを選ぶかを見て、従量課金制を選ぶなあという場合は従量課金制で考えていただければと思います。

また外部利用者の受け入れですが、こちらは2つの観点で見ていただく必要があるでしょう。ひとつはセキュリティ面ですがこちらはセキュリティの項目で説明しておりますのでご覧ください。もう一つは混雑状況の予測です。外部利用が可能な場合は外部からどれだけ利用者が来るかわからないので混雑状況が読めないことがあります。会員制の場合、会員数というのはシェアオフィス側で把握ができていますので、会員数×過去の利用実績の計算でおおよその混雑状況は把握できるでしょう。さらに言えば、月額会員と外部からの受け入れを併用しているシェアオフィスでは会員で月額利用料金を支払っているにも関わらず外部からのドロップインで席が埋まってしまって使えないということも発生しかねませんので、このあたりは正式に契約する前に確認をした方がよいでしょう。

16.シェアオフィス同士の価格比較はあまり意味がない

価格は比較することはあまり意味がありません。どんなに比較してもシェアオフィスでしたら数千円~数万円程度の差です。1日あたりでみればもっと小さな額にあることがわかると思います。それを考えるよりも、自分でオフィスを持った時の家賃を考えれば、多少利用料金の高いシェアオフィスであったとしてもかなりの金額が節約できているはずです。ですから、シェアオフィス同士を比較して価格差で選んでもそこから得られる恩恵は少ないと言えます。それよりも利便性などを考慮することの方が遥かに有意義です。唯一、検討すべきは大手のレンタルオフィスなどで利用料金が格段に違うところはそれだけの料金を払う価値があるのかを見極めてもよいかもしれません。

17.必ず見学してみる

WEBで見てキレイなシェアオフィスだなと思ったところほど見学をしていただくことをおすすめします。WEBはキレイに作ろうと思えば作れてしまうものですので、実際に見学・内覧をしてみて、WEBと比較して思ったよりキレイ、思ったより惹かれないということがないようにする必要があります。実際に行ってみないとわからない雰囲気というのはありますし、混雑具合やノイズの状況など確認しておくことも重要です。できれば1日だけではなく数日間トライアルで利用できるとよいと思います。例えば混雑状況などは見学に行った時に一時的に混雑していたのか、それとも慢性的に混雑していて席を確保するのが大変なのかというのは1回の見学ではわかりません。契約したはいいものの座る席がないということでは泣くに泣けません。

複数回のトライアルシステムがない場合は、ドロップイン(会員以外の一時利用)などで数日間実際に利用してみるという方法もあります。

 

いかがでしたでしょうか?起業時は資金が潤沢ではないためシェアオフィスはコストカットに大きな威力を発揮します。ぜひご自身にあったオフィスを見つけてみてください。

 

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