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バーチャルオフィスの郵便物・宅配便サービスについての7個のチェックポイント

[投稿日]2020年06月11日 / [最終更新日]2020/09/09

バーチャルオフィスの郵便物・宅配便サービスについての7個のチェックポイント

バーチャルオフィスの郵便物・宅配便サービス

バーチャルオフィスが提供する郵便サービスは運営元によって提供内容に大きな差があります。

例えば、Aというオフィスでは基本料金の範囲内で郵便物を受け取ってはくれるが、転送には別途費用が掛かる。Bというオフィスでは週1回の郵便転送サービスが基本料金の範囲内に含まれるが、オフィスでの受取が一切できない。Cというオフィスでは1か月の受取通数に制限があり、超過した場合には1通単位で追加料金が発生する。Dというオフィスでは郵便転送に手数料と実費が発生するが、Eというオフィスではいずれも発生しない。などなど。

今回は「バーチャルオフィスの郵便物・宅配便サービスについての7個のチェックポイント」というテーマで、どのようなバーチャルオフィスを選ぶべきかを解説していきたいと思います。

①バーチャルオフィスが受け取れない郵便物とその対応は?

まずは、バーチャルオフィスでどのような郵便物が受け取ってもらえるのかを整理していきます。普通郵便、DM(ダイレクトメール)などは基本的にどのようなオフィスでも受け取ってもらえるかと思いますが、書留などサインが必要な郵便物に関しては対応が分かれるところかと思います。

例えば、ナレッジソサエティでは書留郵便も当社のスタッフが代理でサインをして受け取ることが出来ますが、これは当社が有人スタッフのオフィスだからです。無人営業のオフィスでは受け取ってもらえないことが多いでしょう。

また、代金引換や着払いの宅配物なども対応が分かれてくるかと思います。オフィスによっては事前に受取に備えてデポジットを預かり、これと相殺する形で代金引換や着払いの宅配物に対応しているところもあるようです。なお、ナレッジソサエティではこれらの宅配物を代理でお受け取りは出来ませんが、エントランスにある受付端末より配送業者から会員様に連絡が入りますので、配送日にご来館いただき当社オフィスにて受け取ることや転送先を指定することが出来ます。なお、配送時にやむを得ず連絡がつながらなかった場合も不在票をスキャンしメールにてご連絡させていただきます。

なお、下記は当社では受取ができない郵便物・宅配物の一覧ですが、多くのバーチャルオフィスでもこれらの受取は難しいため、その後の対応を事前に調べることが大切です。当社では不在票をスキャンし、メールにてご連絡させていただきます。

 

・銀行、クレジット関係郵便(弊社住所で法人登記された場合の法人宛のものは受け取ります)
・代金引換、着払いのもの
・裁判所などからの公的,法的効力のある文書
・現金書留
・危険物
・本人限定受取郵便、内容証明郵便
・生もの生き物
・食品
・3辺の合計が120cmを超えるもの
・一度に多量の郵便物、小包等
・その他、保管が困難なもの

②基本料金で受けられる郵便サービスはどのようなものか?

バーチャルオフィスの契約を検討される方の多くは料金面の安さに注目しがちですが、大切なことは基本料金で受けられるサービス内容を知ることです。基本料金の安いオフィスの場合、法人登記に別途費用が発生したり、郵便物の受取通数に制限があったり、転送する場合は手数料が発生したりと結果的に費用が膨らむケースが少なくありません。郵便物・宅配物サービスについても、基本料金内でどのようなサービスが受けることが出来るかを必ず調べましょう。

ナレッジソサエティの場合、バーチャルオフィスプランの基本料金は4,500円であり、決して激安オフィスといわれる部類には入りません。しかし、法人登記に別途費用は発生せず、電話での郵便物の到着確認や窓口での郵便物の受け取り、月1回の郵便転送サービス(送料手数料不要)が含まれています。郵便転送で手数料や費用が発生しない点は大きな魅力であるといえるでしょう。

基本料金(4,500円)に含まれている郵便物・宅配物転送サービス
郵便物の到着確認 電話にて無料で確認可(営業日(※)の10:00-17:00)
窓口での受け取り 営業日(※)の9:00-22:00にて窓口で受取可
郵便転送の頻度 月1回必ず転送
郵便転送の費用 手数料不要、転送費用も不要(実費負担なし)

※ナレッジソサエティの営業日は祝祭日と年末年始(12/29-1/3)を除く毎日です!

③オフィスの窓口で郵便物を受け取ることが出来るか?

バーチャルオフィスの場合、コスト削減の観点から無人でオフィスを営業しているケースがあり、このような場合はオフィスで直接郵便物・宅配物を受け取ることが出来ません。また、多店舗展開をしているバーチャルオフィスでは郵便物の管理を特定のオフィスや別途作業場で行っており、自分が契約している店舗では受け取れない場合もあります。いずれのケースでも「今日届いた郵便物を今日受け取りたい」というニーズは満たすことが出来ません。

これに対し、シェアオフィスやレンタルオフィスも同時に運営しているオフィスの場合、有人スタッフのオフィスが多いため、郵便物をオフィスの窓口などで受け取ることができるケースが多いです。ただし、こちらも多店舗展開をしている場合は郵便物の管理を別途作業場で行っている場合もあるため、郵便物の受け取りにタイムラグが生じる場合もありますので注意が必要です。

ナレッジソサエティの場合、千代田区九段南でシェアオフィス・バーチャルオフィスを1店舗のみ運営しており、有人スタッフのオフィスとなっております。そのため、祝祭日と年末年始(12月29日~1月3日)以外はオフィス窓口での受取が可能です。「九段下」駅から徒歩30秒とアクセスも良いため、顧客との打ち合わせや買い物のついでにオフィスに受け取りにいらっしゃる会員様も多いです。また、当社は1店舗のみの営業ですので、毎日お昼頃に届く郵便物をオフィスでその日のうちに仕分け、夕方頃にはその日に届いた郵便物を受け取ることが出来ます。弊社に大量の郵便物が届く時間帯は出社している従業員ほとんど全員(社長もやります)が鬼のような形相で仕分けや発送作業を行っておりますので、平日であればその日のうちに届いた郵便物をお渡しすることが可能です。

④郵便転送の費用は誰が負担することになっているのか?

郵便転送に掛かる費用を誰が負担することになっているかは事前に確認する必要があります。格安や激安を謳っているバーチャルオフィスの場合、郵便転送に掛かる費用はすべて利用者が負担するケースがほとんどです。場合によっては転送手数料が発生することもあるので、毎月の利用料金が結果的に大きな負担になってしまうことが多いです。

また、毎月の郵便物の受取や転送について通数の制限があったり、無料転送とは言いながらも郵便物のサイズによっては別途費用が発生したりといったオフィスもあります。金額的には大きな負担にはならないと思われるかもしれませんが、毎月の利用料金が著しく変化することはビジネスを行う上ではあまり得策とは言えません。

ナレッジソサエティの場合、月1回の転送において別途手数料や転送費用が発生することはありません。受け取った郵便物の通数が多く宅配便で配送することもありますが、この場合も元払い(当社が負担)での転送となります。また、当社では「スポット転送」や「リアルタイム転送」といった郵便のオプションサービスがございますが、こちらも原則としてオプション料金しか発生しません。詳しくは後述しますが、ナレッジソサエティは郵便転送の実費がかからず、利用料金の総額が明瞭なオフィスであると自負しております。

⑤到着した郵便物の確認ができるか?

バーチャルオフィスと契約する場合、届いている郵便物を確認する方法が知りたいという人も多いかと思います。一切問い合わせを受けつけない無人営業のオフィスもあるようですが、多店舗展開をするなどある程度規模の大きなオフィスでは会員用のサイトで確認できたり、メールで通知が来たりするオフィスもあるようです。これは一見便利なように感じますが、毎日自動的に通知が来ると意外と確認しなかったり、気が付いたらメールが迷惑フォルダに入っていたりという人も多いのではないでしょうか。

ナレッジソサエティの場合、「アナログすぎる」と言われるかもしれませんが、電話での郵便物の確認が無料で行えます(10:00-17:00)。「今日この郵便物が来るはずだけど…」、「外出するから郵便物が届いていたらついでにオフィスに寄りたい」というような方が気軽に確認出来る点では、優れたサービスだと思っています。また、到着を毎日自動的に通知してほしいというニーズにお応えするため、「到着通知」(月額1,000円)というオプションサービスのご用意もございます。

⑥郵便転送の頻度はどのくらいか?

郵便転送の頻度が気になる方も多いはずです。ここで重視するポイントは基本料金内のサービスで転送頻度がどうなっているかではなく、オプションをはじめ郵便転送に柔軟な対応をしてくれるかという点です。

例えば基本料金が月額3,000円で週1回転送してくれるが転送手数料や転送の実費が発生するケースと、月額5,000円で転送周期は月1回だが転送費用の負担をオフィスがしてくれるケース。この場合は、転送される郵便物が少なければ前者のほうが総額は少なくなるかと思いますが、郵便物が多い月には後者のほうがお得になるでしょう。また、転送頻度が高いことは一見良いことのように思われますが、場合によっては不要なDM(ダイレクトメール)だけが転送手数料と転送費用を実費負担で郵送されてくるわけです。このようなことも考えると、転送頻度が高いことだけが良いサービスの条件ではないということがわかるかと思います。

また、「週に1回必ず送ります」と言われても、届いた日にすぐ送ってほしい郵便物や場合によっては直接受け取りに行きたい郵便物もあるはずです。このようなことを考えれば、頻度の高さではなく、柔軟に郵便転送をしてくれることのほうがメリットがあると感じるのではないでしょうか。

ナレッジソサエティの場合、基本料金内で月1回の郵便転送と窓口での受取が可能です。また、メールで依頼しその日までに届いている郵便物を転送する「スポット転送」(1回2,000円)、届いた郵便物を即日転送する「リアルタイム転送」(月額4,000円)などのオプションサービスもご用意がありますので、様々なニーズに対応できるかと思います。

⑦基本サービスとオプション内容はどのようなものか?

バーチャルオフィスの郵便物・宅配物サービスは、オフィスによって内容に大きな差があります。先述した①~⑥の内容を踏まえ、基本サービスとオプション内容について契約前に必ず確認することをおすすめします。

最後にナレッジソサエティの郵便サービスをまとめてみました。ご覧いただければと思います。

 

基本料金 月額4,500円 住所利用と月1回の郵便転送(送料手数料込)
電話での郵便確認、オフィスでの受取無料
  オプションサービス
到着通知 月額1,000円 届いた郵便物をスキャンし、メールにて連絡
スポット転送 1回2,000円 依頼時に届いている郵便物を転送(送料込)
リアルタイム転送 月額4,000円 届いた郵便物を即日転送(宅配物も元払いで発送)

東京のバーチャルオフィスの中でも利用料金に対するサービス内容の充実度は群を抜いているかと思います。ぜひ一度、当社までお越しください。

まとめ

バーチャルオフィスを検討する際、「バーチャルオフィス 東京」と検索される方も多いのではないでしょうか。郵便サービスが気になれば「バーチャルオフィス 郵便」と検索されるかもしれません。検索結果を閲覧する際に重要なことは「月額○○○○円」、「激安バーチャルオフィス」などの価格面に気を取られ過ぎず、基本料金で得られるサービス内容がどの程度納得できるものであるのかを吟味することです。ナレッジソサエティは東京のバーチャルオフィスの中でも利用料金に対するサービス内容の充実度は群を抜いているかと思います。ぜひ、一度検討されてはいかがでしょうか。

東京のバーチャルオフィスはナレッジソサエティ

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