バーチャルオフィスの会議室はここをチェックするべき


[投稿日]2017年10月06日

バーチャルオフィスを利用する場合、自宅で仕事をするから作業スペースはいらないけど、商談や打ち合わせはさすがに自宅ではできないので、会議室が必要という方は多いと思います。そうなると会議室の果たす役割は大きくなり、使い勝手がよい会議室を持つバーチャルオフィスと契約をした方がよいでしょう。格安だからという理由だけで選ぶことは避けるべきです。

では、どんなポイントで使い勝手を判断するべきなのかをまとめてみました。バーチャルオフィスを比較する際に参考にしてください。

ちゃんと会議室になっているのか?

バーチャルオフィスの中には、ちゃんとしたオフィス物件を使用ているものと、居住用物件を転用しているものがあります。居住用物件を転用している場合、以下のような問題点が出てきます。
・入口がオフィスのエントランスのようになっていないため、初めて来館する方は戸惑ってしまいます。
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替えることになり、ビジネス感が薄れる。
・もちろん内装もビジネスユースではないため、きっちりとした商談などには向いていない。

部屋数が潤沢にあるか?

借りたい時に借りれる状態になっていないと、とても使い勝手が悪くなります。もちろん、バーチャルオフィスは多くの人が利用しますし、共有が前提ですので利用したい時が重なるということは起こりえます。しかし、会議室のそもそもの絶対数が少なければ、いつも使っている人がいるという状態なります。よってある程度の会議室の数は必要ということになります。

また種類も豊富にあることが望ましいです。

完全個室か?半個室か?

部屋が完全に外部と遮断されている完全個室か、一部が開いている半個室かもチェックが必要です。完全個室になれば外部に声が漏れることはないため、人に聞かれたくない話をするのにも適しています。その一方で、のちに説明するセキュリティの問題や空調の問題が出てきます。半個室の場合は、多少の音漏れなどはやむをえません。ただ相対的に完全個室より半個室の方が利用料金が安くなる傾向にあります。

中が見えるか?見えないか?

特に女性の利用者にとっては注意していただきたいのが、会議室の中が見えるのか見えないのか?という点です。業種やシチュエーションによっては、女性と男性が1対1で打ち合わせをしなくてはいけない場合があります。初対面でそういう状態になることが頻繁に起こり得るビジネスもあります。そういった時に外から中の様子が全く分からない会議室ですとセキュリティ的に不安があります。そういう不安を払拭するためのひとつの方法として、少しは中の様子が見える状態なっていると女性にとっては安心感が増します。

スタッフがいるか?

セキュリティ面でさらに追加のポイントとしてスタッフがいるか?という点も重要です。コストを抑えるために無人で経営しているバーチャルオフィスもありますが、打ち合わせになった場合に他に誰もないとなるのは安心度が格段に異なってきます。

空調が個別か?そうでないか?

空調については個別空調のところとフロア全体の空調のところがあります。理想はもちろん個別空調です。利用する人の体感に応じて温度が調整できる個別空調が一番望ましいのですが、全ての部屋に個別で空調を設置することはとてもコストがかかるため、それを実施しているバーチャルオフィスは会議室の利用料金にそれが転嫁されることになります。当社の場合も個別空調を設置したかったのですが、コストの関係で断念せざるをえませんでした。

備品はそろっているか?料金が別途かかるか?

備品は充実しているか?という点も重要です。打ち合わせの際にプロジェクターを使いたかったのに、プロジェクターが使えない会議室だったりだとか、ホワイトボードを使いたいのに設置されていないということがあり、取れるはずだった契約がとれないといったことにもなりかねません。なのでどういう備品が備えられているのかということは契約前に確認をしておいた方がよいでしょう。

最低限あって欲しい会議室の備品
・ホワイトボード
・プロジェクター

またそれらの備品については、無料で使えるのか?それでも有料になるのか?ということも確認は必要です。会議室の料金に含まれているのであれば追加の支払いは必要ありませんが、別途料金を取られるのであればそれらの料金も含めたコストを想定しておかなくてはいけません。また、ちょっと残念に感じるのは使える備品はあるのにもかかわらず、その費用を払いたくないためにホワイトボードやプロジェクターを使わずに商談等を行うという点です。特にその場所にプロジェクターが置いてあるにも関わらず使わないというのは、同席している人から見ると「なんで使わないの?」ということを思われかねません。

飲食はできるのか?

飲食ができれば、会議以外にも用途が広がります。ランチミーティング、交流会、セミナー後の懇親会などのイベントも行うことができます。

来館した人はどのようにコンタクトをとればよいか?

打ち合わせや相談などで来館された方が、バーチャルオフィスの会員の方とどのようにコンタクトをとるかという点についても検討が必要です。コンタクトをとる手段が携帯しかない場合は、自分の携帯などを来館する人に教えなくてはいけません。その場合、事業用の携帯を用意していればよいですが、個人の携帯を共用している場合は、個人の携帯番号を知らせることになります。既に取引を行っている方ならよいですが、問い合わせがあって初めて会う人に会う前から個人の携帯番号を知らせなくてはいけないのは考え物です。

立地

やはり駅近であればあるほど便利はよくなります。自分が行くことも大変ですし、大変だと思うのであれば、来館する方も同じように大変と感じるわけですから、自分が大変と感じるような立地は避けたほうがよいでしょう。

わかりやすさ

WEBや電話などで問い合わせがあって初めて会うようなケースでは、場所がわかりやすいということも重要です。わかりにくい場所であった場合、近くまで来ていても探せなくて、「やっぱり行くのやめた」ということになる場合があります。せっかく集客活動を行って会うことができる段階までこぎつけたのに、場所がわかりにくいという理由で見込客を逃しては泣くに泣けません。

以上の点に注目してバーチャルオフィスを検討していただけると幸いです。
ナレッジソサエティの会議室も見学可能です。


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