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郵便業務効率化プロジェクト①~週休4日制の起業家正社員®内定インターン生に密着~

[投稿日]2021年04月20日 / [最終更新日]2021/07/04

郵便業務効率化プロジェクト①~週休4日制の起業家正社員®内定インターン生に密着~

 

郵便棚のレイアウト

週休4日制の起業家正社員®の内定インターンが大活躍!?

ナレッジソサエティは起業家の夢を応援するだけでなく、「将来的に起業したい。」「チャレンジしたい夢がある。」というスタッフの夢も応援するため、2017年4月から週休4日制の人事制度を始めました。週休4日制の採用は順調に進んでおり、2021年4月より新卒者が1名入社し既に2022年4月入社予定の新卒者の内定も出始めております。

※内定者はインターン(アルバイト)として当社で働いてもらっています。

今回は2022年4月より週休4日制の起業家正社員®として就業予定のインターン生(現大学4年生)が中心となって進めている郵便作業効率化プロジェクトについて進捗状況をまとめようと思います。インターン生にはプロジェクトの概要はもちろん、ナレッジソサエティを選んだ理由やインターン生としてナレッジソサエティで働く魅力についてもインタビューを行いましたので、週休4日制の起業家正社員®としての入社を検討している方はぜひ最後までご覧いただければと思います。

 

ナレッジソサエティを志望した理由は?

2022年4月に週休4日制の起業家正社員®枠で入社予定の湯村にインタビューをさせていただきました。聞き手は日頃から湯村さんにお世話になっている牧野が担当させていただきました。

 

郵便業務効率化プロジェクト①~週休4日制の起業家正社員®内定インターン生に密着~

 

ナレッジソサエティを知ったきっかけは?

私はナレッジソサエティの内定者でありながら実は会員でもあります。

大学2年生の頃に自分で事業を立ち上げることを決めましたが、その際に個室のレンタルオフィスやシェアオフィスを探している過程でバーチャルオフィスというサービスを知りました。会社を設立するのであれば、東京23区内の信頼性のある住所を利用したいと考え、「バーチャルオフィス 東京」とWEB上を検索した結果、ナレッジソサエティのホームページにたどり着きました。

 

※湯村さんには会員として口座開設インタビューにもご協力いただいています。

 

就活生としてナレッジソサエティを知ったきっかけは?

副業ができる企業をWEB上で探している際に、ナレッジソサエティがまとめている「副業OKの企業一覧まとめ-ダブルワークを許可している会社」という記事を見つけました。最初はまさか自分が契約しているオフィスがまとめている記事だとも知らず読み進めていたのですが、「週休4日制」という画期的な募集を行っていることを知り、ナレッジソサエティの選考に進むことを決めました。

 

副業OKの企業一覧まとめ-ダブルワークを許可している会社

 

 

なぜ、ナレッジソサエティの選考を受けたのか?

選考を受けた理由は大きく2つあります。

1つ目は将来的な起業を視野に入れた副業を受け入れてくれる印象を持ったからです。私は今事業に取り組んでおり、近い将来自分で起業して独立したいという気持ちがあります。そのため、こうした気持ちを汲み取ってもらえる職場で働きたいという想いがありました。副業を推奨している企業は他にもいくつかありましたが、本業の収入を補完したり、副業で得たスキル等を本業に還元したりと、あくまでも本業ありきの副業という印象を受けました。一方で、ナレッジソサエティの場合は、将来的に起業したい人のために準備されている人事制度という印象が強く、私が求めていた職場に近いと感じたため、選考を受けることに決めました。

2つ目は「週休4日制」という勤務体系です。自分の事業を進めるためにはまとまった時間が必要であり、副業がOKであることに加えて週休3日制というのは最低限のラインとして考えていました。新卒の求人で週休3日制自体が珍しいにも関わらず、ナレッジソサエティはさらにその先を行く週休4日制という人事制度を採用していたため、とても魅力的に感じました。

 

新卒で当社を選ぶことに抵抗はありませんでしたか?

日本ではいまだに「新卒ブランド」のようなものもあるため、最初は新卒でしか就職できないような大手の企業に就職するということも考えなかったわけではありません。しかし、私はやりたいことを見つけたらすぐに取り組むタイプであり、ビジネスのアイデアが見つかればすぐに走り出したいと思っています。そのため、やはり将来的な起業を視野に入れた副業ができる環境が整っている職場の方が向いているなと感じたため、今はナレッジソサエティを選んだことは正解だったと感じています。ナレッジソサエティの週休4日制は1日13時間勤務と拘束時間が長い働き方ではありますが、イベントのアルバイトを経験しており拘束時間が長いことには慣れています。むしろ1日の労働時間が8時間程度であっても週休2日の場合の方が私にとっては自分の時間を拘束されていると感じてしまう気がします。

就職活動するなかで感じたナレッジソサエティの求人の強みは?

新卒であっても「週休4日制」で働けるという部分が最大の強みだと思います。週休3日制や週休4日制を採用している企業でも、新卒入社時に週休3日制や週休4日制を選択できない職場もあると思います。そのため、新卒でも週休4日制で働けるという点は大きな魅力であると感じます。もちろん、基本給の月給20万円という数字だけ見ると少ないなと感じないこともないですが、比較的近い将来に起業を考えていて、起業のためにまとまった休みが欲しい人にとってはこの上ない求人だと思います。むしろ月給が手厚くないからこそ早く自分の事業を成功させようという気持ちにも慣れると思っています。

ざっくりですが、今後の展望をどうぞ!

大学生活もあと1年ですが、学生のうちに今後の自分の起業準備を進めていきたいと思います。これまではクローク事業を進めていましたが、コロナ渦ということもあり、ターゲットが狭く拡大していくイメージが持てませんでした。そのため、今は小売業や飲食業の店舗経営者を対象としたサービス業を始めることを予定しています。

ナレッジソサエティに入社後、一日も早く週休4日制に移行できるように、インターン(アルバイト)のうちから積極的に取り組める仕事を増やしていきたいとも考えています。また、ロッカーサービスも新規事業として取り組むということなので、クローク事業の経験者として微力ながらお力になれればと思っております。

 

郵便作業効率化プロジェクト

ナレッジソサエティには日々会員様宛にたくさんの郵便物が届きます。基本サービスには月1回の転送が含まれているため、毎月15日締めで翌3営業日以内に発送処理を行っています。また、宛名をスキャンしてメールで連絡したり、即日で転送したりするオプションサービスをご利用いただいている会員様もいらっしゃるため、毎日郵便物が届いたタイミングで会員名毎に仕分けをし、保管や連絡あるいは発送処理を行っています。

さて、毎月右肩上がりで会員様が増加しており、以前とは比べ物にならないくらい郵便物が届くようになっています。そのため、郵便作業にはこれまで以上に効率化が求められています。しかし、日々慣れてしまっている作業の効率化を考えると、いかに慣れて素早く取り組むかという点ばかりにフォーカスが当たり、抜本的な解決策が出にくいものです。そこで、ナレッジソサエティでは、郵便作業に従事して間もない新人スタッフにこの解決案を求めているのですが、今回湯村はプレゼン資料まで作成し、業務改善ミーティングに臨んでくれました。それでは、インタビューの続きをお楽しみください。

今回しっかりプレゼン資料を作りこまれてきたようですが?

今回は代表はもちろん、多くの先輩スタッフがいらっしゃるミーティングということもあり、皆さんからの信用を得るために資料を事前に作りこみました。資料に関しては自分が改善したいことを素直に書きましたが、取り組む目的や改善の結果見込める効果などを時間をかけずシンプルに伝えることを意識しました。

 

プレゼン資料

 

効率化にあたって一番重視したことは何ですか?

「誰が見てもわかりやすい」郵便棚、郵便ファイルにするということを意識しました。ナレッジソサエティの仕事に慣れてくると気にならなくなってしまうかと思いますが、一番最初に仕事に入ったときは棚のどこに何が入っているのか、どのオプションを利用していると郵便ファイルのタブやファイルの色が変わるのかということが全く分かりませんでした。そのため、初めて仕事に入る人でも棚や保管するファイルを見て、作業の全体像や保管のルールなどがイメージできるようにすることが理想だと考え、「誰が見てもわかりやすい」郵便棚、郵便ファイルにすることを重視しました。

会員目線で考えたことなどはありますか?

日々会員が行き来しても問題ない事務所にすることも大切だと思います。もちろん最低限の清掃は行き届いていますが、事務所内を見渡した時に、違和感なく「ここに郵便物が保管されているのか」、「この机で宛名のスキャンを撮っているのか」、「この場所で即日転送する郵便物の封入をしているのか」とイメージしてもらえる事務所が理想だと感じています。誰もが違和感なく同じようなイメージを共有できるレイアウトこそが機能性の高いレイアウトだと思うので、棚やファイルの改善にとどまらず、事務所内のレイアウトも考えていきたいと思っています。

 

郵便棚と郵便ファイルの具体的な改善案は?

以下の4つを改善案として提示しました。

①郵便を保管するクリアファイルの横倒し防止

棚に保管している郵便ファイルが倒れてしまっていると、郵便物が届いた際に該当する会員さんのファイルを探す際に時間がかかってしまうという問題があります。そのため、ブックエンドを購入し、常に郵便ファイルが立っている状態でファイルを探せるようにしたいと思います。

【before】

 

【after】

 

②郵便棚の最下段の使用禁止

現在は郵便棚のすべての段を使って保管しているため、しゃがんだ姿勢で郵便物を保管しているファイルに入れる作業が発生しています。これは上段の郵便棚に保管する作業よりも時間がかかり、また最下段の郵便ファイルを探す作業はなかなかの重労働のため、自分の腰より上にある棚だけに郵便ファイルを保管するレイアウトに変えたいと思います。そのため、オフィスにあった別の棚をもう1台郵便棚として利用することを考えています。

 

 

 

③郵便ファイルのインデックスの均一化

該当する会員さんの保管ファイルを探す際、郵便ファイルのインデックス(タブ)が手作りである点も探しにくさの一因だと感じています。私もそうでしたが、ナレッジソサエティでは個人で契約した後に法人を設立し、法人契約に切り替わる方が多くなっています。そのため、インデックスの作り替えは必須の工程なのですが、郵便ファイルに貼り付けるインデックス(タブ)はラミネート加工した紙に油性ペンで会員名や法人名を手書きするようになっています。

作り替えが必須のため、作業に時間をかけずに、またインデックスを無駄にしないように、このような形式になっていると思いますが、やはり手書きのインデックスは読みにくいため、見やすいフォントで統一したインデックスに揃えたいと思っています。また、インデックスの大きさや貼り付ける高さもバラバラなため、大きさも統一し、おおよそどの位置に貼り付けるのかも目安を作りたいと思っています。

 

 

 

④郵便棚の保管区分けの変更

郵便棚は法人名順に「あ」行~「わ」行で並んでいますが、それぞれの区分け内でのファイルの量に差が出ています。会員数が多い「あ」や「ふ」などを中心に、2文字目でさらに細分化している棚もありますが、全体的に区分けごとの郵便ファイルの量にばらつきがあり、これも作業に時間がかかってしまう一因だと感じています。そのため、今一度どの区分けに該当する会員が多いのかを調べ、区分けごとの量がある程度均一になるように、郵便棚の区分けを変更したいと思っています。

 

業務改善ミーティングは緊張しましたか?

プレゼンでは嫌な緊張はありませんでした。以前より業務改善ミーティングや普段の仕事の様子から社長と社員、アルバイトの距離がとても近い職場だと感じていたので、自分の考えを発表することに対する変な緊張感はありませんでした。

 

郵便作業効率化プロジェクト①

 

ただし、ナレッジソサエティは新人の提案でも良いと感じたものは皆で協力してどんどん進める、社長の提案でもあまりよくないと感じたことは取り組まないというように、その内容が良いかどうかが明確な判断基準になっているため、自分が感じていることをしっかり伝えなければという良い意味での緊張感はありました。

 

郵便作業効率化プロジェクト②

 

ミーティング後はどのように進めていますか?

学校や他のアルバイトの都合もあり、私自身が月に6回程度しか出勤できない状況もあるので、先輩スタッフを頼りながら進めています。すぐに取りかかれるブックエンドを入れる作業は完了し、保管区分けを検討する際の資料を準備したところまでは進んでいます。平日の日中は日々の郵便作業に追われてしまう部分もあるので、土日に出勤した際に一気に進めていきたいと考えています。

 

当社は若手でも先頭に立って働ける職場です!

当社では内定インターン生であっても業務改善のプロジェクトを任せられるなど、少人数の職場ゆえに貴重な体験を積める環境があります。現在進行形で進んでいるロッカーサービスの事業のプロジェクトリーダーを務める工藤もまだまだ社会人4年目です(当社では2年半程度)。日々のオペレーションの改善や新規事業の立ち上げは起業するにあたって貴重な経験であり、大きな財産となることでしょう。ぜひ、将来的に起業に取り組むにあたって自信をつけたいという思いの方も当社の求人にご応募いただければと思います。

ナレッジソサエティ 週休4日制の起業家正社員®の求人はこちら

なお、工藤が取り組むロッカーサービスについては下記の記事からご覧いただけます。

 

 

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