「業務効率とコストのバランスを保つことは、どの経営者でも頭を抱える問題ではないでしょうか」
そう語るのは、総務・秘書系の業務委託をフリーランスで請け負いながらナレッジソサエティの社員でもある堀合です。
こんにちは、東京千代田区九段下のシェアオフィス・バーチャルオフィスのナレッジソサエティの渡部です。
このインタビュー記事では、各業界で活躍している経営者に起業や経営の難しさ、失敗談や反省を伺い、お伝えします。
各業界で活躍されている経営者も多数の失敗やテストを繰り返し、ようやく成功へとたどり着くことが多いと思います。そこで今回は中々表には出ない失敗談や苦労話を聞いてみたいと思います。厳しい時期の乗り越え方や「今ならこうする。あの時もっとこうすれば良かった。」という反省点を語っていただき、皆様にご提供していきます。
シリーズ第六回目となる今回は、ナレッジソサエティで働きながらフリーランスとしても活動をする堀合豊子です。
堀合は、新卒でOA機器メーカーに入社し、人事や秘書業務を経験。その後、法人向けの不動産仲介業の総務部で幅広くバックオフィス業務を経験しました。その後、知人の依頼で、滞っていた2期分の決算書をまとめ上げる業務を請け負ったことをきっかけに、個人事業主として開業しました。業務拡大のための基盤を確立するため、2018年5月より、週休4日制社員としてナレッジソサエティに入社。休日を利用し活動しています。
今回私は、弊社スタッフの堀合に、“これまでの失敗談や反省点”について語っていただきました。
これから起業する人や新たな挑戦を試みている方にぜひお読みいただきたい記事です。
名前：堀合豊子
事業開始日：2016年9月1日
事業内容：バックオフィス業務の代行
1.経営の難しさ、失敗談、反省点
1-1.開業知識のない中でのスタート
しっかりとした開業ビジョンをもたず、知人の「事務業務を請け負えないか？」という要望から始まった開業でした。
NDA（秘密保持契約）こそは取り交わしたものの、書面での請負契約書を締結せず、報酬も言い値でした。知人だったということもあり、信頼関係を築けていたことにすっかりあぐらをかいていました。幸いなことに金銭的なトラブルこそありませんでしたが、業務スケジュールや追加作業等の落としどころを探るのに時間を要しました。
秘書業務といっても、総務、庶務、経理、営業補助など、多岐にわたり、流動的なサービスだからこそ、入念な契約内容の擦り合わせが必要であったと反省しています。
正社員時代、経理業務を経験していたにも関わらず、日々の業務に忙殺され、会計作業を後回しにしていました。開業届すら、業務開始から6か月後に提出し1年目は青色申告にも間に合いませんでした。仕入が発生しないため、きちんと帳簿をつけていなくても、入金される報酬で利益を把握できることをいいことに、3月の申告ギリギリになって、慌てて1年の会計をまとめる状態でした。
それでは報酬やコストが適正であるか把握できないのは言うまでもありません・・・。
お客様の経費入力作業やコスト軽減策の提案をしながら、自分のことは棚に上げている状態でした。
1-2.一言で表現できないサービス
主なターゲット顧客は、事務員を育成する余裕がない経営者です。1名～数名規模の会社です。ターゲットは決まっておりますが、屋号やサービス名を決めていないので少々営業活動で苦戦しています。現在は、知人やお客様からの紹介でお仕事をいただいているのが現状です。
事務員を指導する時間が取れない → 経営者がバックオフィス業務を兼務 → 事業拡大できない
このような悪循環を断ち切るサポートをすることが主な業務です。
一般的な秘書サービスというと、
・スケジュール管理
・電話秘書
・簡単な事務作業
これらを思い浮かべると思うので、どう打ちだしていくかが、大きな課題です。
幅広い範囲を対応できることをアピールするために現時点では名刺に対応できるサービスを羅列することで対策しています。
【堀合の名刺（裏面）】
▼堀合の業務はこちら
【対応業務一覧】
＜人事・総務＞
福利厚生制度整備、契約書類リーガルチェック、規程類整備、ISO等取得支援、社内イベント運営、備品管理、オフィス管理、社会保険関係手続、勤怠管理、採用業務
＜秘書業務＞
スケジュール管理、会食・出張手配、贈答品・慶弔手配、名刺管理、打ち合わせ同行、議事録作成、挨拶状作成
＜一般事務＞
電話・メール応対、来客応対、提案・プレゼン資料作成、見積書・請求書作成、データ集計、データ入力・チェック
＜経理業務＞
入出金管理、経費精算、小口現金管理、会計ソフト入力
＜その他＞
営業代行、接客業務
業務拡大に向けてWEBでの営業も必要となりますし、先述の確定申告の話と同様に目の前の業務をこなすだけではなく、一言で表現できるキャッチコピーやサービス名や屋号を考えることをしなければなりませんね・・・
1-3.スケジュール管理の限界
お客様の代理で外出したり、打ち合わせに同行することもあったため、自分で上手くスケジュールをコントロールできないこともしばしばありました。会議の延長で、次のスケジュールが遅刻ギリギリになることも。
仕事欲しさに短時間でも対応し、移動時間や作業の準備にかかる時間は入れずに作業量だけで報酬を決めていたことに問題がありました。そのため同行の件数が多くとも、1件あたりの時間が短いと移動の割合が多くなり売上は頭打ちになります。
また、
時間＝報酬のビジネスであるがゆえに、ビジネスの拡大にも限界を感じてます。
今後、業務拡大を行うのであればバックオフィス業務代行の派遣や事務員の育成やコンサルティングが思い当たります。
1-4.設備投資
正社員時代、当たり前のように使い放題だったパソコン、ネット回線、プリンター、電話機など、全て無い状態からスタートしました。
ノートパソコンは持ち歩きのため、「とにかく安くて軽いものを！」と購入しましたが、いざ業務を始めると、Microsoft OfficeやAdobe、会計ソフトなど、ソフトウェアが増えていくのに反比例して、マシン速度はどんどん落ちていきました。
「良いものを買っておけば・・・」と、後悔する反面、まだ業務の広がりが見えていなかった段階で「購入せず正解だったのでは？」とも感じます。
結局プリンターは購入せず、印刷屋やコンビニで代用し、外出が多いこともあって、ネット回線は引かず、携帯電話と通信料が共有のWi-Fiを利用をしています。
とは言っても、どこまで設備投資を行うかはまだ正解にたどりついていないのが現状です。
業務効率とコストのバランスを保つことは、どの経営者でも頭を抱える問題ではないでしょうか。
正直メリットもデメリットもあるので断言できませんが一つの参考として意見をさせていただきます。
安価なPCを選びましたが、高価でハイスペックなものに越したことはありません。しかし、ハイスペックに見合うほど活用するのか？初期投資をそこまでかける必要があるのか？を考える必要があると思います。
プリンターは家にあると便利です。移動しなくてもワンタッチでプリントアウトできるのでコンビニや印刷屋までの移動の手間が省けます。その反面、機械代、用紙代、インク代、電気代などコストは発生します。使用頻度を判断基準で考えると、私の場合は必要な時に必要な分だけ使うスタイルが合っていました。
固定電話は携帯電話より通話料を下げられる等の面は良いですが、家など設置場所にいないと出られません。固定電話から携帯電話への転送機能を使えば外で出られますが、それならば携帯電話で十分です。また、市外局番が欲しい場合には、固定電話回線を自宅に引かなくても市外局番を取得できる便利な電話転送サービスもあります。
電話会議をメイン行う場合にはSkypeやZoomなどの無料ビデオ通話サービスもあるので代用はいくらでもできると思います。
1-5.情報収集
前述の反省や失敗は、つまるところ、情報収集の甘さ、勉強不足が招いたことであると痛感しています。
開業当初は、とにかくがむしゃらに、一人で乗り越えようと必死でした。
最近は少しずつ余裕も出てきたことで、仕事先で顧客をご紹介いただいたり、交流会にお誘いいただくことも増え、アドバイスをもらう機会も増えてきました。何時間もかけて調べたり、悩んだりしたことが数分で解決することもあります。
情報で溢れかえる世の中で、正解にたどり着くことは至難の業です。
最も信頼できる情報は、自分が信頼する人から得られる情報であると思います。
2.まとめ
・一言で表現できないサービスなので、打ちだし方が大きな課題
・設備は必要分を活用する。購入する
・一人で抱えず、時には信頼できる人から情報を得ることも重要
弊社のお客様にはバーチャルオフィス → シェアオフィス → レンタルオフィス → 賃貸オフィスと規模に応じて拡大する方がいらっしゃいます。
同様に設備もスポット利用、リース、購入と規模や段階に合わせて用意すると無駄がなく経営も上手く進むのではないでしょうか。
堀合のお客様のように弊社のバーチャルオフィス・シェアオフィスをご利用の方にも事務員がいないために社長がすべての業務をしているケースが多々あります。その結果、バックオフィス業務に追われて営業活動の時間が十分に取れずにお困りの方がたくさんいらっしゃいます。
この問題を抱える経営者はバーチャルオフィス・シェアオフィス以外にもたくさんいらっしゃると思います。堀合がたくさんの方のお役に立ち、業務拡大をできるよう応援しております！
以上、第六弾は総務・秘書系の業務委託をフリーランスで請け負いながらナレッジソサエティの社員でもある堀合豊子でした。
バックオフィス業務でお困りの方はお気軽にお問い合わせください。
↓
－－－－－－－－
【連絡先】
堀合豊子
toyoko.rotoko@gmail.com
－－－－－－－－
⇐ 第5回：やっぱりお金は大事！新人社長のお金にまつわる3つの失敗。デジタルミュージック事業を手掛けるS.W様 インタビュー
⇒ 第7回：独立前から受注が決まっていたのに2年間で廃業に至った理由とは？元システム開発会社経営者S.H様 インタビュー