当社バーチャルオフィスへの移転事例紹介Vol.2~サービスの質に不満~


[投稿日]2019年06月08日

千代田区九段下駅のバーチャルオフィス、ナレッジソサエティの渡部です。

ここ数年間で大手不動産の新規参入を筆頭にシェアオフィスやコワーキングスペースがどんどん増えております。

東京オフィス市場で、コワーキング・スペースは2017年以降急激に拡大しているとされる。延べ床面積は、千代田区、港区、渋谷区、中央区、新宿の5区で、2017年末時点で1万6902m2(平方メートル)に対し、2018年6月末時点で3万2624m2と約2倍に増加。2018年には累計で約6万2608m2にまで拡大する見通し。2000年代は個室型のサービス・オフィスが主流だったが、5年前よりコワーキング・スペースが広がり、市場が一変してきている様相がうかがえる。

拠点当たりの平均面積も2018年は急速に増大。コワーキング・スペースの平均面積は、これまで1000m2程度だったが、ニューヨーク発コワーキングスペース「WeWork」の日本進出を背景に、2258m2にまで拡大している。席数も大幅に増加傾向にあり、900-1900席のレンジで展開されている。

引用元:東京のコワーキング・スペース市場分析、2018年上期だけで前年の2倍

同業他社が増えていることで業界が盛り上がることは率直に嬉しいです。コワーキングスペースだけではなくバーチャルオフィスも増えているでしょう。

私の体感ではありますが、起業に関わる方以外の方々にも認知されてきています。知人に話す時や異業種交流会に参加した時も数年前までは「シェアオフィスって何?」「バーチャルオフィスって何?」と、言われることが多かったですが、最近ではあまり言われなくなりました。

とは言うものの、シェアオフィスやバーチャルオフィスは一般的に馴染みのないサービスです。現在は利用することのない方の方が多いでしょう。

ですから、事前のイメージには限界がありますので使ってみてわかることがあることは仕方ありませんが、それがクリティカルな事だったり許容範囲を超える事であれば手間はかかりますが他社サービスへ乗り換えることも仕方ありません。

 

今回は、他社のバーチャルオフィスからナレッジソサエティのバーチャルオフィスへ移転された方をご紹介します。

 

日々、ご利用希望の方々と面談をさせていただいておりますが、ご利用の理由や状況は人それぞれです。

バーチャルオフィスを利用する方の状況は大きく3つに分けられます。

①これから起業する方

②賃貸オフィスから移転する方

③他バーチャルオフィスから移転する方

 

今回は中央区銀座のバーチャルオフィスからナレッジソサエティへと移転された方、つまり③に当てはまる方にお話を伺いました。

バーチャルオフィス選びの参考にしていただけると幸いです。

 

お話を伺った方

名前(仮名):野田様(男性)

開業年:2018年

形態:法人

事業内容:フランチャイズ事業、経営コンサルティング事業

 

1.移転の理由

Q.開業からバーチャルオフィスをご利用までの流れを教えていただけますでしょうか?

ITベンチャーやコンサルティング会社を数年間経験後、2018年に独立しました。

営業活動をメインに行うのでオフィスは必要ありませんが、対外的な信頼を得たいと思っていたのでオフィスはバーチャルオフィスの一択でした。

銀座のバーチャルオフィスを利用させていただいていましたが、思っていたサービスを受けられず、このままではビジネスに支障をきたすのではないか?と不安を感じましたので移転を考えました。

Q.不安を感じられたのはどのようなことでしょうか?

電話秘書サービス

法人を設立したばかりで従業員もいませんので、仕事の大半は営業をしています。

外回りが多く中々電話に出ることができませんので、機会損失を防ぐために電話秘書サービスを利用していましたが、ある日トラブルが発生して電話が1日中繋がらないことがありました。

システムのトラブルなので仕方がありませんが、対応がとても不愉快でした。

電話秘書サービスの仕組みは、お借りしていたバーチャルオフィスの方が対応するのではなく、外注の電話秘書サービスが対応するようです。

これは業界的によくあることだそうなので気になりませんが、電話秘書サービスがトラブルを起こしていることをバーチャルオフィスのスタッフに伝えると、「外注先のトラブルであって当社は関係ありません」と突き放されてしまいました。

 

オペレーション

受付スタッフの方に数日前に頼んでいたことを後日、別の受付スタッフに聞いても「なんのことですか?」と共有されていないことがありました。複数のスタッフで運営されているサービスですので、共有は基本的なことだと思います・・・

10ヶ所以上も拠点があるのでしっかりしている印象を受けて契約をしていました。

 

郵送物

郵送物や宅配便は定期的に転送もしてくれますし、受取に行くことも可能です。

しかし、お客様からの郵送物がいつまでたっても受け取れないことがありました。

DMやチラシであれば影響はありませんが、取引先からの請求書や返送が必要な書類まで届かないことがあった時は困りました。

先方が書留で送られ、オフィスに到着していることが記録されているにも関わらず「届いていない」と言われました。

住所をお借りするぐらい郵送物の取り扱いを重視していましたので非常に残念でした。

 

支払い

支払い方法を口座振替やクレジットカードや銀行振込から選べますが、私は口座振替を希望しておりました。

手続きは郵送でのやり取りでしたが送ってから音沙汰がなかったので問い合わせてみましたが、「届いていない」と返事をいただきました。

今度は書留で送りましたがそれでも届いていないとのことでした。記録では届いているはずだったのでおかしいと思いました。

結局いつまでも銀行振込のままでした。

手数料もかかってしまいますし、振り込む手間もかかります。それに毎月「引き落とし準備ができていないから振り込んでください」と通知をいただくことに辟易しました。

 

バーチャルオフィスが原因なのかたまたま届かないことが重なったのかはわかりませんが、いずれにしても郵送物の取り扱いに不備があることがビジネスに支障をきたすと思いましたのでしっかりとされているところに移転を検討しました。

Q.銀座のバーチャルオフィスを選ばれた理由を教えていただけますか?

WEBマーケティングが上手かったからです。

広告運用やSEO対策がしっかりされており色々な角度で調べても結構な割合で銀座のオフィスがヒットしました。

独立前にWEB関係の仕事もしていたのでWEBマーケティングが上手い会社は安心できると思い選びました。

それに当時は法人設立を急いでいたこともあったので中々吟味する時間がありませんでした。とりあえず登記住所を決められればと思っていましたのでオンラインで手続きが完了するところも良かったです。当時は・・・

色々とお伝えしましたが、私のリサーチが全然足りませんでしたね。

現地で運営スタッフの方とお話することも大事でした。ちゃんと安心して契約できるかどうかは結局のところ人ですので。営業を生業としている身としてお恥ずかしい限りです・・・

 

何をやりたいか?どんなサービスが必須なのか?を1つずつ整理してそのバーチャルオフィスでは実現できるのかを確認すべきでした。

バーチャルオフィスやしを検討中の方がいらっしゃるのなら、ネットだけではわからないこともありますので電話なり現地でスタッフの方に案内していただくことをおススメします。

Q.ナレッジソサエティのバーチャルオフィスを選んでいただいた理由を教えていただけますか?

WEBマーケティングがしっかりなされていたことやバーチャルオフィスでも対面で審査されていることが安心できました。WEBでの問い合わせの時も実際にお会いした時も安心感がありました。

いくつかのバーチャルオフィスを調べていましたが中々対面で案内をしていただけるところが少ないんですよね。

 

今回は前回とは違い時間に余裕がありましたのでサービスを細かくチェックしました。反省点をすべてクリアできることがわかりましたので、この度お世話になろうと思いました。

2.ナレッジソサエティのバーチャルオフィスのシステム

野田様にお話を伺いまして、不便と感じられていたことをクリアすることができて嬉しい限りです。

それでは野田様が移転されてきたナレッジソサエティのバーチャルオフィスのシステムをご紹介します。

 

電話秘書サービス

当社の電話秘書サービスも外注をしておりますが、何か不手際があった場合には全力を尽くします。
当社が選定したサービスですので責任を持ってサービス提供に務めます。

また、電話秘書サービスのサポートセンターと直接やり取りも可能ですので、不具合等があった場合にも当社を通さず迅速に対応いただけます。

 

オペレーション

当社は7名で運営しております。(2019年6月現在)

少人数で運営しておりますのでそれぞれが自覚を持ち責任ある行動を心掛けています。

土日も営業しておりシフト制を採用しておりますので、スタッフは固定ではありません。

ですのでチャットツールや管理システムを整えてどのスタッフでも対応できるようにしております。起業される方は休みなく動かれている方が多いのでいつ何時も品質を保つことはバーチャルオフィス業として当然と考えております。

 

郵送物

郵送物の取り扱いは重要なサービスですので慎重にお取り扱いいたします。

当社も定期的な転送(15日締め、翌3営業日以内に発送)および来館受取にも対応しております。

また、転送の頻度を毎日へと変更や転送の際には追跡機能のついた発送方法や到着状況を都度お知らせするオプションサービスをつけることも可能です。

 

支払い

当社サービスのお支払いは口座振替です。(初期費用は銀行振込をしていただきます)

サービスご利用時は必ず手続きをお願いしております。

また、法人口座開設時には任意ではありますが変更を承ります。

 

バーチャルオフィスを利用して法人を設立される場合の流れは下記のとおりです。

①個人口座でのお支払い → ②法人口座開設 → ③法人口座でのお支払い

 

⇐ 第1回:当社バーチャルオフィスへの移転事例紹介Vol.1~住所の表示方法に不満~を読む


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