レンタルオフィスのスペースとその種類

2016年07月06日
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レンタルオフィスに用意されている個室について

レンタルオフィスは一般的には、専用の個室が用意されていてその専用スペースで業務を行うことが想定されています。

一方で、基本的には1~2,3名の少人数での利用が想定されていることが大半であるため、レンタルオフィスの専用スペース内で打ち合わせを行う前提にはなっていないと思われます。

そのためレンタルオフィスサービスを提供している運営会社は、専用スペース以外に会議室やその他の用途の共有スペースを用意している場合がほとんどでして、この性質はシェアオフィスやコワーキングスペースといったサービスとほぼ同様と考えて問題ありません。

つまりレンタルオフィスサービスとシェアオフィスやコワーキンススペースのサービスの違いは、執務スペースが専用か否か、の違いだけの場合が多いのが現状ではないかと思います。

そして、その執務スペースについて専有スペースであることが判断基準の優先順位の高い場合には、レンタルオフィスとういう選択肢がその他の選択肢に勝って良い選択肢となってくることになります。

レンタルオフィスのその他のスペースについて

雑談スペースと呼ばれるような場所は、設備として備えている場所とそうでない場所が大きく異なるかとは思いますが、その名の通りの雑談場なので、スペースとして商談に利用することはできるかもしれませんが、そのような利用よりもカフェのような感覚で飲み物を片手に会話を楽しむために作られたスペースだと考えた方が良いでしょう。
打ち合わせ用に設けられたスペースとは異なるため、ここでお客様と打ち合わせを行うのはおすすめできない点もありますし、また利用者側も打ち合わせスペースについては非常に気にされるケース(個室空間か否か、戸締りが出来るかどうかなど)が多いのが特徴ですので、他の利用者たちとビジネスについて語り合ったり、訪れた仕事仲間と意見交換をする場として利用する場所としては最適です。

では、実際の打ち合わせスペースはどうでしょうか。

打ち合わせスペースとはその名のとおり来客があった際に打ち合わせを行う専用スペースのことですが、このスペースはパーテーションで仕切られているだけの簡単なタイプから完全個室となっているタイプまで施設によって違いがあるため、打ち合わせが頻繁にある方は個室タイプのスペースがあるかを予め確認しておくほうがよいでしょう。

重要なのは、個室かどうかというよりも、他の利用者などへの情報の漏えい等についてのリスクがどの程度あるかという点になるかと思います。

また細かいことになりますが、例えば携帯での会話をする場合にはどのようなルールがあるのか?飲食の可否なども含め、細かい点についてもそれらが気になって仕事ができない、といったことが発生しないように確認しておくべき項目の場合もあります。

レンタルオフィスの会議室は完全個室と簡易タイプがある

会議室も打ち合わせスペースと同様にパーテーションで仕切られただけのタイプから完全個室のタイプまで様々なので、重要視される方は完全個室の有無を確認しておくことをおすすめします。

実際には「会議室」と「打ち合わせスペース」が同じ意味で使われている場所も多いので、厳密な違いがあるのかは定かではあるいませんが、会議室の方が自社に関するより高度な会議を行う場のようなイメージでしょうか。

完全個室の場合は天井から床までしっかりと壁があるので話し声外に漏れる心配はありませんので情報漏えいを危惧する必要もありません。

とはいえ、レンタルオフィスは基本的にワンフロアを貸し切ってそれをパーテーションで仕切ることで1つの個室空間にしているため、完全個室を作れば大幅に経費が掛かるほか、空調設備の問題も浮上してくるので完全個室を設けていない施設も多いです。

実際にシェアオフィスやバーチャルオフィス、レンタルオフィスなどを運営してみると、思った以上にこの「会議室が密閉されているかどうか?」という点を気にするお客様が多いのが現実です。

正確には、密閉されているかどうかよりも、扉があって周囲からは見えない状況が作り出せるか?という点を重視している場合もあるのですが、いずれにしても判断基準の大きな要素の一つであることには変わりないようです。

プライバシーやセキュリティなどを考えるならば完全個室にも注目しておきたいところです。

レンタルオフィスを東京で借りる場合には特に要チェック

さて、本投稿においては、レンタルオフィスの執務スペースとは別に用意されているその他のスペースについての話題に触れました。

ただし、注意が必要な点として、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースと言ったサービスは、住所がより都心であればあるほど、その場所の坪単価が高くなるので、より広い場所や個別の会議室や打ち合わせすスペースなど設ければ設けるほど、顧客に提供するサービス料金に反映をせざるを得なくなります。

住所を優先するが故に打ち合わせスペースやその隔離性を諦めるか、あるいはその逆か。それともどちらの絶対に重視するポイントなのか等など、自分が譲れないポイントが何であり、そしてそのポイントはどのような理由からか、をしっかりと整理した上で利用場所を検討するのが望ましいと言えます。

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