コロナウィルス感染拡大に伴う弊社の対応について(入会希望の方もご一読ください。)

東京都千代田区のバーチャルオフィス・シェアオフィス
九段下駅から徒歩30秒 法人登記可能 格安セミナールーム

03-6272-5627

営業時間 8:00~22:00 / 郵便問合せ休止11:30頃~17:00頃
休業:祝日、年末年始(12月29日~1月3日)

    シェアオフィス・バーチャルオフィス@東京都千代田区|ナレッジソサエティ > 起業ノウハウ > 経営 > コロナ時代のオフィス移転を考える~テレワークを前提としたバーチャルオフィスという選択肢~

コロナ時代のオフィス移転を考える~テレワークを前提としたバーチャルオフィスという選択肢~

[投稿日]2021年07月21日 / [最終更新日]2021/08/18

コロナ時代のオフィス移転を考える~テレワークを前提としたバーチャルオフィスという選択肢~

新型コロナウイルスの感染拡大は私たちの働き方にも大きな変化をもたらしています。在宅勤務、テレワークが前提となる働き方が普及した企業も多く、これまでのオフィスのあり方についても再考すべき時期が来たとも言えるでしょう。

大企業のなかにはコロナをきっかけに都心一等地の自社ビルを売却したり、地方に拠点を移したりといった対応をした企業もあります。中小規模の企業では仕事はリモートワークで充分に対応できることがわかり賃貸オフィスを解約してバーチャルオフィスやシェアオフィスを利用するようになったという企業もあります。

今回はコロナ渦で、またはアフターコロナを見据えてオフィス移転を検討している経営者の方などにむけ、最適なオフィス選びに役立つ記事を執筆します。

新型コロナウイルス流行前の働き方とオフィスのあり方

まず、新型コロナウイルス流行前のオフィスのあり方を整理していきたいと思います。

オフィス中心の働き方

これまでの日本は、オフィス中心の働き方が主流でした。定時までに出勤をして、一日中オフィスで仕事をするのが新型コロナ流行前の一般的な働き方です。客先へ直行することができたのは、営業職くらいではないでしょうか。その営業職も、客先へ訪問した後は、自宅へ直帰するのではなく、一度オフィスへ戻り、事務作業をしていました。

オフィスで仕事をしなければならなかった理由は、企業によっても異なり、さまざまな理由がありますが、ひとつには、稟議書や決裁書を回覧する、いわゆるハンコ文化が大きな影響を与えていたとされています。

オフィスの座席は固定席

オフィスでは、社員一人ひとりに座席があり、場所も決められた固定席でした。それぞれの部署やチームごとにスペースが割り当てられていますので、誰がどこにいるのかすぐに分かりました。また、同じ部署やチームのメンバーが近くにいますので、情報交換のやり取りがスムーズですし、管理者も業務の進捗状況を把握するのが容易でした。仕事に集中しやすい環境であったとも言えます。

その一方で、頻繁に外出することが必要な営業職の座席は空いていることが多く、有効活用を検討すべき空間であったとも考えられます。

人気は都心の大型オフィス

新型コロナ流行前の東京23区では、丸の内、大手町、汐留、豊洲、品川などをはじめとして、大規模再開発が進み、大量のオフィスビルが供給されていました。そして、次々に完成するオフィスビルは、あっという間に埋まりました。それだけ、都心の大型オフィスは人気だったのです。

企業にとっては、都心に大型オフィスを構えると、多くのメリットがあります。例えば、会社機能が集中できるので管理がしやすくなりますし、新しい人材や優秀な人材も、地方よりも東京の方が容易に集まります。交通網が利用しやすいので地方への移動も便利ですし、顧客や関連業者などとの交流がしやすいこともあげられます。

テレワーク導入の取り組み

テレワーク導入の取り組みは、新型コロナ流行以前からありました。2000年代初頭から、携帯電話でメールをチェックできるようになり、外出先でもノートパソコンからファイルにアクセスできるようになったのが、きっかけの一つでしょう。

さらには、2011年の東日本大震災、台風や集中豪雨などの自然災害によって交通機関のマヒがたびたび起こり、その度に、危機管理対策として、テレワークの導入が議論されるようになりました。

また、総務省や経済産業省などの主催で、東京オリンピック期間中の混雑緩和などを目的に、「テレワーク・デイズ」が実施されるなど、テレワークが推進されてきました。

新型コロナウイルス感染拡大中の働き方の変化とオフィスのあり方

新型コロナウイルスの感染拡大に伴う緊急事態宣言の発出は、私たちの働き方に大きな影響を与えました。具体的にどのような変化が起こったのかを整理していきたいと思います。

テレワークの導入

新型コロナウイルス感染拡大中の働き方の中で、象徴的な取り組みのひとつがテレワークです。今まで、テレワークに消極的であった企業も、多くがテレワークを取り入れるようになりました。パーソル総合研究所「第四回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」によれば、新型コロナ第3波が来ていた2020年11月で、正社員の24.7%がテレワークを実施しています。

テレワークを導入することで、企業は、新型コロナの感染リスクを抑えつつも事業を継続することができるようになりますし、社員にとっても、通勤の負担や外出の必要がなくなり、双方にとってメリットのある働き方になっています。

出勤者数の制限

2020年4月の緊急事態宣言の際、政府は緊急事態宣言が出ている都府県の企業に対して、職場への出勤者を7割以上減らすように要請しました。コロナ禍では3密(密集、密接、密閉)を避けるようにしなければなりませんので、テレワークの導入が難しいとしても、出勤者数の制限が必要になります。

そのため、交代制でテレワークを導入したり、始業と終業の時間を変更して時差出勤を取り入れたり、労働時間の範囲内で始業や終業の時間を自由に決められるフレックスタイム制を導入したりするなど、各企業が出勤者数を制限するように、取り組んでいます。

電子ワークフローの導入

テレワークの導入で問題になるのが、今まで紙の書類で回覧していた稟議書や決裁書と、そこに押していたハンコをどうするかということです。コロナ禍は長期化していますし、新型コロナウイルスに代わるウイルスが、またいつ出現するかも分かりません。そのため、電子ワークフローの導入は必須の課題になっています。これは、今まで日本が続けてきたハンコ文化の変革期とも言えるでしょう。

電子ワークフローの導入にはコストがかかりますが、紙の書類を単に電子化したという以上の効果があります。業務の効率化と迅速化ができることは大きなメリットです。

テレワーク環境やWeb会議の整備

テレワークの導入には、今まで社内だけで利用していたシステムを会社以外の場所からアクセスできるようにするなど、システムの調整が必要です。それに伴い、重要な課題となるのが、セキュリティ対策でしょう。しっかりと対策をしなければ、不正アクセスや情報漏洩などの高いリスクがあります。

また、会社の内外で、Web会議の機会が増えました。リモートワークでWeb会議を行うための、さまざまなシステムツールが出ていますので、目的にあわせて相応しいツールを選択します。オフィスにおいても、Web会議のためのスペースを確保して、専用の機材を導入する必要があります。

時差出勤など勤務時間の柔軟化

出勤者数を制限するために時差出勤やフレックスタイム制を導入する取り組みがあることはすでに説明しましたが、これは勤務時間が柔軟化していることを意味します。今までは、出勤時間にあわせて、混雑時の満員電車に乗らざるを得ませんでしたが、コロナ禍によって、時差出勤を取り入れても業務を遂行できることが分かりました。

勤務時間の柔軟化によって、社員の通勤時の負担を軽減できれば、生産性の向上が期待できます。また、社員一人ひとりの都合に合わせて、時差出勤により勤務時間を調整できるようになれば、離職の防止にもつながるでしょう。

コミュニケーションスペースとしてのオフィス

新型コロナウイルス感染の拡大により、リモートワークを導入してみて分かったオフィスの価値があります。それが、コミュニケーションスペースとしての役割です。自宅でのリモートワークは、他の社員との会話が極端に制限されてしまいます。電話やWeb会議を利用してやり取りをすることはありますが、対面でのやり取りとは異なります。

オフィスでは、他の社員とばったり会った際に、何気ない会話を交わすことがありますが、そういった何気ない会話が、新しい発想を生み出したり、精神的な面でモチベーションを感じたり、ストレスの解消になったりすることも少なくありません。

オフィス縮小と地方移転

コロナ禍が長引く中で、オフィスを縮小して地方への移転を決めた企業もあります。

東京千代田区に本社があるパソナグループは、本部機能業務を、2020年9月から段階的に兵庫県淡路島へ移転することを発表しています。約1,800にいる本部機能社員のうち、約1,200人が淡路島へと異動します。

お茶専門店のルピシアも、2020年7月に本店を東京渋谷区から、北海道ニセコ町へと移転させました。

地方移転のメリットには、オフィス賃料の削減と災害時のリスク分散が、まずあげられます。これ以外にも、社員は通勤のストレスから解放されますし、家賃が下がりますので、住環境が向上します。企業は地域貢献を通じて、イメージ向上にもなるでしょう。

その一方で、地方移転にデメリットがないわけではありません。都心に本社構えることは、それだけで「東京」という住所のネームバリューが利用でき、クライアントや消費者からの信頼を構築できます。本社を地方へ移転させてしまうと、この住所のネームバリューが使えなくなります。

メリット・デメリットがあるオフィスの地方移転ですが、都心にオフィスを構えるコストを考えれば、オフィスを都心から地方へと移転させる傾向は、今後も高まっていくのではないでしょうか。

アフターコロナを見据えて考えるオフィスのあり方

ここでは、アフターコロナを見据え、オフィスのあり方について考えていきたいと思います。

ソーシャルディスタンスと換気を意識したレイアウト

アフターコロナも、3密を避け、ソーシャルディスタンスを保つことは、引き続き必要になるでしょう。打ち合わせの際でも、密閉した小さな会議室に、長時間、多くのメンバーが集まるのは好ましくありません。会議室の利用は、座席を減らし、距離を保ったうえで、定期的に窓を開けるなどして、換気にも努めます。

社員のための座席配置も、近距離での向かい合わせはよくありません。仕切りを用いたり、対面にならない配置を工夫したりしましょう。そして、オフィスの換気も意識するようにします。まずは、換気設備の状況を把握することから始めてみるとよいでしょう。

フリーアドレス制の導入

今後はテレワークを取り入れた働き方が標準的になっていくとするならば、オフィスの役割は、コミュニケーションのためのスペースという意味合いが強くなっていきます。そのため、今までの固定席をやめて、自由に座席を選べるフリーアドレス制を導入することも選択肢のひとつです。

フリーアドレス制では、部署やチームといった今までの部門を超えて、社内のコミュニケーションを活性化させることが可能です。また、部署を超えたプロジェクトのメンバーで、座席を並べることもできますので、業務の効率化にもつながります。

会議や面接のオンライン化

アフターコロナは会議だけなく、採用面接などもオンライン化が標準になっていくと言われています。オンラインで会議や面接を行うことのメリットは、感染リスクの軽減だけではありません。移動の必要がありませんので、日程調整がしやすくなります。そして、オンラインであれば、遠方にいる人との会議や面接も可能です。

今までは都心に多くの企業が集まっており、優秀な人材も都心に多かったために、多くの企業は都心にオフィスを構えていました。会議や面接のオンライン化によって、移動の必要がなくなれば、企業が都心にオフィスを構える意味も薄れてきます。

オフィス面積の縮小

アフターコロナのオフィス面積は、拡大する可能性と縮小する可能性の両方が考えられます。新型コロナ流行前のように、全社員がオフィスに出勤できるようにするのであれば、ソーシャルディスタンスを配慮して、オフィス面積を広げなければならないでしょう。

一方で、テレワークが浸透し、社員がオフィスに出勤する機会が減少すれば、オフィスには空席が増えますので、コスト削減のためにオフィス面積を縮小するのは自然な流れです。

もし、オフィス面積を拡大するとなれば、企業のコストは増えますし、コロナ禍を通じて、テレワークが機能することが分かりましたので、やはり、コスト削減のために、オフィス面積を削減することになっていくでしょう。

本社以外のサテライトオフィスも活用

本社とは別に、本社よりも社員が通勤しやすい場所に設けられたオフィスをサテライトオフィスと言います。そこには、本社と同様の業務ができるように、最低限のオフィス機器、通信環境、そして、仕事をするスペースが用意されています。

テレワークが浸透しても、テレワークを自宅で行うには、不都合な社員もいます。例えば、通信環境の問題や、同居家族がいれば集中して仕事に取り組むことが難しいという理由もあるでしょう。そのような場合に、サテライトオフィスが活用できます。また、自宅とは違い、他の社員も利用しますので、コミュニケーションスペースとしても利用価値があります。

テレワークツールの整備

ここで言うテレワークツールは、Web会議ツールのようなテレワークに必須のものではなく、テレワークのデメリットを解消するためのツールの整備を意味しています。

例えば、テレワークで難しいのは、他の社員とのコミュニケーションが減ってしまうことです。対面のコミュニケーションができないために、何気ない会話ができません。そのため、孤独を感じる社員も少なくありません。

これを解消するのが、仮想オフィスツールと呼ばれるものです。このサービスを利用すると、オフィスにいる時と同じような距離感で、会話ができるようになります。

オフィス移転をどう進めるか

最後に、今後オフィス移転をどのように進めるべきかという点をまとめていきたいと思います。

自社にあったオフィス環境の見直し

ここまで、新型コロナウイルス流行前の働き方、感染拡大中の働き方、アフターコロナのオフィスのあり方と見てきましたが、オフィス移転を進めるにあたっては、まずは自社にあったオフィス環境の見直しが大切です。

コロナ禍で起きたテレワークの導入だけで、オフィスの縮小や移転を検討してしまうと危険が伴います。企業のビジョンを明確にしたうえで、相応しいオフィス環境を検討しましょう。

テレワークを前提とした働き方とオフィス

テレワークが浸透すると、今までのようなオフィスが不要になるのは事実です。コスト削減と職場環境を整備するためにも、早急な判断が迫られます。テレワークによって、出勤者が減少したオフィスをそのまま放置しておくことは、社員のモチベーションにも影響を与えるでしょう。

テレワークを前提として、それぞれの企業にあった働き方とオフィスのあり方を明確にしていきます。

バーチャルオフィスという選択肢

テレワークの導入により、オフィス縮小を検討した結果、オフィス自体を持つ必要がないという結論にいたることもあります。その場合には、バーチャルオフィスが選択肢になります。

バーチャルオフィスはビジネス用の住所をレンタルするサービス。そのため、契約者が実際に利用できるオフィス空間はありません。しかし、バーチャルオフィスの住所を利用して、法人登記をすることが可能なオフィスもありますので、バーチャルオフィスの住所を本社住所とすることもできます。都心の一等地にあるバーチャルオフィスを利用すれば、ビジネス街の中心にある住所を本社住所として掲げることができ、住所のネームバリューを活かすことができるので、大きなメリットになります。また、会議室が利用できるオフィスもありますので、社員が集まり、打ち合わせなどを行うことも可能です。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大は私たちの働き方に大きな変化をもたらしており、大企業も中小企業もアフターコロナを見据えて、オフィスのあり方について真剣に考えるべき時を迎えています。在宅勤務やテレワークが前提となる状況下において、今後は都心の一等地に従業員の作業スペースとしての大規模なオフィスを構える必要性は薄れていくと考えられます。ただし、都心の一等地に本社住所やオフィスがあることのメリットは大きいため、バーチャルオフィスやシェアオフィスといったオフィスサービスの利用も視野に入れると良いでしょう。

 

この記事の執筆者

ナレッジソサエティ編集部

ナレッジソサエティ編集部

ナレッジソサエティ編集部

2010年設立の東京都千代田区九段南にある起業家向けバーチャルオフィス「ナレッジソサエティ」です。バーチャルオフィスのこと、起業家に役立つ情報を配信しています。「こういう情報が知りたい」といったリクエストがあれば編集部までご連絡ください。

起業のノウハウ
バーチャルオフィス
九段下駅徒歩30秒!?超好立地シェアオフィス「ナレッジソサエティ」
東京のバーチャルオフィス徹底比較(1)ナレッジソサエティ
【満員御礼】公益財団法人まちみらい千代田主催 公的支援機関の制度・助成金・融資活用講座

BACK TO TOP
ページ先頭へ