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会社設立で必要な印鑑とは~法人印の種類や印鑑登録の方法を解説します~

[投稿日]2021年06月27日 / [最終更新日]2021/08/18

会社設立で必要な印鑑とは~法人印の種類や印鑑登録の方法を解説します~

法人で使用する印鑑は数多くあり、会社を設立しようとする方の中には「法人の印鑑は何種類用意すればよいのか」と疑問に思う方も存在します。会社設立の際には必須の印鑑があるのはもちろん、必須ではないが作っておくべき印鑑もいくつかあります。実務をより効率化するためには、印鑑の知識を身に付けておくと良いでしょう。当記事では「法人設立にあたって用意した方が良い印鑑とは」、「法務局への登録の仕方」、「印鑑証明の取得方法」などを解説していきます。

会社設立にあたって必須の印鑑と用意したほうが良い印鑑は4つ

会社を設立した際は「代表者印(会社実印)」「銀行印」「角印(社印)」「ゴム印」の計4種類の印鑑を用意しておくと良いでしょう。

実は、代表者印があれば実務自体は可能なのですが、全ての手続きを1つの印鑑のみで行うのは現実的ではありません。また、盗難や紛失のリスクも増えてしまうという観点からも複数の印鑑を使い分けることをおすすめします。ここでは、会社設立にあたって必須の印鑑と用意した方が良い印鑑を4種類紹介します。

代表者印(会社実印)

「代表者印」とは「会社実印」とも呼び、法務局に登録して会社の実印として使用する印鑑です。登録自体は義務ではありませんが、登録していた方が実務上効率的です。詳しくは後述しています。

個人の実印と同様に、法人の実印として法的効力を持ちます。そのため、公的機関に提出するような書類や、重要な契約書などに押印するために用いることが一般的です。

銀行印

「銀行印」とはその名の通り、会社の銀行口座を開設する際に、金融機関へ届け出る印鑑です。「法人銀行印」と呼ばれることもあります。代表者印よりも一回り小柄な丸印で、外側に法人名、中心部には「銀行之印」と彫刻することが一般的です。銀行口座の開設以外にも、窓口で出金を行う際や口座振替の手続き、手形の発行時など、多くの手続きで使用します。

角印(社印)

「角印(社印)」とは代表者印や銀行印とは異なり、四角形の形で社名のみを彫刻した印鑑です。いわゆる「認印」の役割を担い、見積書や請求書、領収書などに押印を行う際に使用します。非常に使用頻度が高い印鑑となるため、紛失がないように他の印鑑と同様、慎重に取り扱いましょう。

ゴム印

「ゴム印」とは「住所印」とも呼ばれており、「会社名」「住所」「電話番号」などが記載されたゴム製の印鑑のことを言います。用意が必須という訳ではありませんが、契約書や封筒などにこれらの情報を記載する機会が多いため、準備をしておくと業務の効率化に繋がるでしょう。

代表者印(会社実印)を法務局で登録する方法

代表者印(会社実印)は法務局で登録を行うことによって法的効力が発生します。通常、自社の法人住所を管轄する法務局(もしくは地方法務局)において、法人登記の申請と同時に手続きを行います。ここでは、代表者印を登録する方法を記載しています。

登録する印鑑を用意する

法務局に代表者印(会社実印)を登録する際、どのような印鑑でも登録できるというわけではなく、一部制限があります。

基本的に形状・刻印内容の制限はない

基本的に、代表者印(会社実印)には形状・刻印内容の制限はありません。しかし、一般的には丸印で二重の円になっています。外枠には法人名や屋号、内側には「代表取締役印」「代表者印」等の役職名が入ります。

代表者印(会社実印)の大きさには制限がある

形状や刻印内容に制限はない一方で、大きさには制限があります。1センチ以上3センチ以内の正方形に収まるサイズを使用しなければなりません。つまり、直径が1センチ以下、もしくは直径が3センチを超える印鑑は登録できないのです。18ミリもしくは21ミリのサイズの印鑑が定番とされています。

「印鑑届書」の提出を行う

印鑑の登録は、法務局へ「印鑑届書」を提出することによって行うことができます。登録する代表者印(会社実印)以外にも、「本人の実印」「印鑑証明書」が必要になります。また、担当の司法書士などの代理人が印鑑届書の提出を行うことも可能です。しかし、その際は印鑑届書にある「委任状」欄に本人の記載と、個人の実印を押印した上で提出を行う必要があります。(代理人の印は認印でも問題ありません。)

「印鑑カード交付申請書」の提出も同時に行うのがおすすめ

「法人登記の申請」「印鑑届書の提出」の際には「印鑑カード交付申請書」の提出も同時に行うことをおすすめします。

「印鑑カード」とは「印鑑証明書」の発行の際に必要なカード

「印鑑カード」とは「印鑑証明書」を取得する際に必要なカードです。印鑑カードの取得は義務ではありませんが、印鑑証明書を請求する際に必ず必要になります。会社を経営していると、必ずと言っていいほど印鑑証明書が必要なタイミングが表れます。

印鑑証明書と印鑑カードは同時に申請を行うことができません。印鑑カードを作成した後に印鑑証明書の申請を行うという流れになります。そのため先行したこのタイミングで発行しておくと良いでしょう。また、印鑑カード交付請求書も代理人による提出が可能です。印鑑届書と同様に、申請書内にある委任状欄に本人が記載を行う必要があります。

郵送での請求することも可能

印鑑カードは法務局の窓口だけではなく、郵送で請求することも可能です。「記載を行った印鑑カード交付請求書」と「切手を貼った返信用封筒」を同封し、管轄の法務局へ郵送します。印鑑カード交付請求書は法務局のホームページからダウンロード可能です。

ここで注意が必要な点は返送方法です。印鑑カードのやり取りを行うため、追跡が可能な方法で返送されるようにしましょう。また、返送先は基本的に本店所在地、もしくは代表者住所に限られるため返信用封筒にはいずれかの住所を記載するようにしてください。

法務局への印鑑届出は義務ではなくなった

従来、法務局への印鑑届出は必ず行わないといけないものでしたが、令和3年2月15日より義務ではなくなりました。しかし、現在の状況では従来通り印鑑届出を行うことをおすすめします。

理由としては、届出を行っておくと「印鑑証明書」の取得が可能となるためです。金融機関や取引先に印鑑証明書の提出を求められた際であっても即座に対応ができるのです。

また、印鑑届出以外にも「電子証明書」というシステムがあります。いわゆる電子署名であり、これを使用することにより、電子文書などに署名したのが本人であることを証明することが可能です。一見、実印と同様の役割を果たしそうに見えますが、未だ浸透していないというデメリットがあります。自社が電子証明書を取得していても、相手方が取得していないがために意味をなさないというケースがあるのです。

多くの企業や金融機関では、未だ実印と印鑑証明書の提出を求めてくることが多いため、義務ではなくなったという理由だけで届出を行わないのは注意が必要です。なお、印鑑届出が不要となっているのは登記をオンラインで申請する場合に限られますので、法務局の窓口にて申請を行う場合は従来通り印鑑の登録が必要となります。

印鑑証明書の取得方法

金融機関や不動産での手続きを行う際など、印鑑証明書を添付する必要がある場面が度々あります。ここでは、印鑑証明書の取得方法を3種類解説します。

法務局に足を運んで申請を行う場合

一番多いのは、実際に法務局(地方法務局)に足を運んで申請を行うケースです。本店所在地を管轄する法務局のみならず、全国どこの法務局での取得が可能となっています。「交付申請書」及び「印鑑カード」を法務局の窓口へ提出することにより申請が可能です。交付申請書は法務局にも備え付けられていますが、法務局のホームページからもダウンロードできます。

また、法務局によっては「証明書発行請求機」が備え付けられている場合もあります。その場合は交付申請書の記載を行わずに申請を行うことが可能です。1枚につき450円の手数料が発生するため、最後に手数料を支払って手続きが完了します。

郵送で申請を行う場合

法務局に足を運ぶ時間が惜しい場合、申請書を郵送して印鑑証明書を取得することもできます。法務局のホームページからダウンロードした申請書を記載の上「印鑑カード」「切手を貼った返信用封筒」及び「450円分の収入印紙(手数料)」を同封して法務局に郵送します。印鑑カードを郵送するため、発送方法及び返送方法を、追跡可能な状態にすることをおすすめします。

オンラインで申請を行う場合

印鑑証明書はオンライン上で申請を行うことも可能です。オンライン上で申請するメリットとして、手数料が安くなることが挙げられます。オンライン請求で郵送受け取りの場合410円、オンライン請求で窓口受け取りの場合390円の手数料となるため、通常の申請方法よりもお得に印鑑証明書を取得することができます。

ただし、請求のためには「申請用総合ソフト」を使用する必要があり、パソコンの準備や必要項目の入力を行わなければならないため、最初の申請にはある程度の時間が必要です。1度目の請求は時間がかかりますが、2度目以降の申請が楽になるため、時間がある時に設定してしまうことをおすすめします。また手数料の納付も、電子納付やインターネットバンキングなどのオンライン上の手続きで行う事ができます。

法人印鑑を紛失してしまった場合はどうすればよいのか

法人印鑑を紛失してしまった際は早急に正しい対処法を行う必要があります。実際に無くしてしまった後に焦るのではなく、事前に正しい知識を身に付けて備えておきましょう。

代表者印(会社実印)を紛失した場合

代表者印(会社実印)を紛失した場合は改印届が必要となります。新しい代表者印、代表者の実印及び印鑑証明書を用意した上で管轄の法務局へ行きましょう。その際、新しい代表者印は、紛失した印鑑と同じ印影にする必要は特段ありません。

また、紛失直前に代表者印を使用した契約などがあれば、後々のトラブルを避けるためにも取引先にも連絡すると良いでしょう。

印鑑カードを紛失した場合

代表者印(会社実印)と印鑑カードを一緒に保存しているという方もいるでしょう。印鑑カードを紛失した際は、印鑑カードの廃止届及び新しい印鑑カードの請求が必要になります。代表者印を持参した上で最寄りの法務局へ足を運んでください。もし、代表者印と印鑑カードを同時に無くした場合は、新たな代表者印の登録後に印鑑カードの請求手続きを行う流れになります。

銀行印を紛失した場合

もし銀行印を紛失した場合は、早急に銀行へ連絡を行ってください。その段階で紛失した銀行印を使った取引を停止できるため、ひとまず安心できるでしょう。営業時間外であっても金融機関によって専門ダイヤルを設けている場合があるため、手続きが可能な際はすぐに連絡を行ってください。

停止した銀行口座を使用するためには、再び銀行印を登録する必要があります。金融機関によって異なる部分がありますが、一般的には通帳と代表者の身分証明書及び、新しい銀行印が必要なケースが多いです。これらを用意した上で銀行の窓口まで足を運んでください。

手続きの途中に紛失した印鑑が見つかったというケースもあります。その場合は再度金融機関へ連絡を行いましょう。多くの場合、本人確認の上で紛失を解除することが可能です。一方で、印鑑を変更する手続きを行った後に紛失した銀行印が見つかった場合は、悪用を防止するために適切な方法で処分を行ってください。

角印(社印)を紛失した場合

角印(社印)を紛失した場合は、新しい印鑑を準備してください。特段紛失の際の手続きはありませんが、トラブル防止のため、直近に取引を行った取引先に対して連絡を入れると良いでしょう。

まとめ

法人を設立する際に必要な印鑑は「代表者印(会社実印)」「銀行印」「角印(社印)」「ゴム印」の4種類です。代表者印のみでも事業を行うことができますが、現実的ではなく、紛失した際のリスクも上がってしまうため、用途に合った印鑑を複数用意することを推奨します。

一般的に、代表者印の登録は、法人の登記申請の際に同時に行います。登記申請をオンラインで行う場合は印鑑の登録は任意となりますが、印鑑証明書をすぐに発行できるというメリットを考えると、印鑑の登録も行うべきです。

印鑑証明書は、法務局の窓口、郵送、オンラインで申請が可能であり、それぞれ手続きの流れや手数料が変わってくるため、自身の環境に合った申請を行うことができます。

もし、法人印鑑を無くしてしまった際は適切な対処法を行う必要があります。無くした後に焦るのではなく、事前に対処法を知り、冷静に行動できるようにしてください。

印鑑を減らすという社会の流れになってもまだまだ使用する機会が多い印鑑です。印鑑に対する正しい知識と重要性を把握した上で今度に役立てましょう。

この記事の執筆者

ナレッジソサエティ編集部

ナレッジソサエティ編集部

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2010年設立の東京都千代田区九段南にある起業家向けバーチャルオフィス「ナレッジソサエティ」です。バーチャルオフィスのこと、起業家に役立つ情報を配信しています。「こういう情報が知りたい」といったリクエストがあれば編集部までご連絡ください。

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